Ситуация:

«Эйч», я недавно стал руководителем, команда моя подросла, и мне кажется, что у нас творится немного хаос. Мы часто не укладываемся в дедлайны. При этом я не вижу, где именно эта загвоздка и проблема: вроде все работают, а результат не такой, как хочется.

Как понять, реально ли что-то идёт не так или просто мне так кажется? Каковы объективные признаки плохо построенных процессов?

Давайте разберём семь признаков, что у вас в команде проблемы с процессами

Первый признак – все делают всё и ничего.

Как должно быть: за каждый процесс должен быть ответственный.

Бо́льшая часть проблем на проектах рождается из-за неправильной коммуникации – когда сотрудники не умеют взаимодействовать в команде, не понимают друг друга или поставленные задачи, а в чат забрасываются фразы без конкретики.

Как избавиться от размазывания ответственности по команде? Здесь важно всё: формулировки, детали, контроль за ходом работ.

1. Выделяйте роли исполнителей и ответственных. Задавайте вопросы на берегу – вежливо и до тех пор, пока не поймёте, что конкретно и чьими руками нужно сделать.

2. Важно не просто адресовать задачу конкретному исполнителю, а установить дедлайн по этой задаче и следить за её реализацией, а ещё лучше ставить цели и задачи по SMART. Подробнее про это мы уже писали в главе 13 «Как по-человечески поставить задачу коллеге».

Второй признак – все страдают от миллиона уведомлений в чате.

Как должно быть: вести задачи в специальной программе.

В некоторых компаниях принято вести рабочую переписку в мессенджерах, но этот подход не очень эффективен: легко отвлечься на личные сообщения, перепутать чаты, сложнее остановить общение в нерабочее время.

В идеале стоит увести задачи в таск-менеджер, например Trello, Basecamp, Jira, WEEEK, Linear – что вам больше нравится. Чаты же оставляйте для неформальной коммуникации, тогда их легко поставить на беззвучный режим, убрать уведомления и не тревожиться от мысли, что ты только отошёл выпить кофе, а в чате 500+ уведомлений.

Если без чатов совсем никак, можно внедрить несколько правил: создавать отдельные чаты по вопросам и называть их по одному шаблону, всегда тегать коллег, ставить статусы (например, на аватарках), чтобы коллеги знали о вашей занятости (болеете, в отпуске, в командировке).

Третий признак – приходится заново искать ответы на повторяющиеся вопросы.

Как должно быть: есть база знаний – одно место, где хранятся все знания команды.

Часто все знания команды о процессах ведения дел хранятся только в головах. Новички в команде при этом тратят недели, чтобы разобраться во всех чатах и инструментах, задают одни и те же вопросы. Если же у команды настроен цифровой офис, ей не нужно переключаться между разными контекстами из раза в раз. Есть одно место, где собраны знания: артефакты компании, алгоритмы, инструкции, гайды и ссылки.

Четвёртый признак – нельзя спокойно уйти в отпуск или в выходные, что-то всегда горит.

Как должно быть: важно выстраивать эффективное краткосрочное планирование и знать приоритеты.

Если команда регулярно не успевает и «велосипед всегда горит», скорее всего, проблема не в команде, а в планировании. Каждый человек в команде должен знать ответ на вопросы: «Что я делаю сегодня? Какие приоритеты, какая последовательность? Что я жду и от кого? Какие будут встречи? К ним нужно подготовиться?».

Гайды и мануалы тоже тут пригодятся: изучив их, коллеги смогут подхватить процессы или задачи, пока вы в отпуске.

Пятый признак – нет фокуса на настройку внутренних процессов.

Как должно быть: сначала выстраивать систему, затем – креатив.

На самом деле, процессы пронизывают деятельность всего бизнеса, и любому креативу и созидательству нужна система. Она помогает адаптироваться к изменениям и не замирать. Она даёт уверенность и надёжность, поддерживает в кризис, когда каждый знает, что ему нужно дальше делать. А ещё помогает работать над тем, что важно. У нашего мозга есть лимиты на принятие решений, и ему все равно, какого объёма или значимости эти решения – ответить на сообщение в чате или предложить ещё одно креативное название. Алгоритмы позволяют не тратить этот конечный лимит и ресурс на ненужные и неприоритетные задачи, а сосредоточиться на креативе.

Шестой признак – всегда нужно быть на связи, 24/7, в Новый год и день рождения.

Как должно быть: не заниматься геройством и не бояться закрыть ноутбук в конце официального рабочего дня.

Сегодня многие знают про FOMO. Если это слово кажется вам незнакомым, то с явлением вы точно сталкивались не раз: это синдром упущенной выгоды. Когда мы испытываем повышенное давление, из-за которого думаем, что всегда должны быть на связи и работать дольше и больше, чтобы соответствовать ожиданиям. Сколько раз вы проверяли почту, едва открыв глаза утром, или отвечали на вопросы по работе на выходных? Всё это будто стало стандартной частью рабочего взаимодействия. Но это не норма.

Седьмой признак – у вас миллион звонков по 6 часов каждый

Как должно быть: лишние встречи можно и нужно отклонять.

Долгие и пустые созвоны – проклятье удаленной работы, ведь о многих моментах зачастую проще написать. Прежде чем назначить встречу, подумайте, не потратите ли вы время зря.

Сделать звонки продуктивными помогут несколько правил:

• Установить лимит по времени.

• Для всех звонков продумать список тем для обсуждения. В идеале отправлять тему до собрания, чтобы участвующие могли подготовиться.

• Спонтанные встречи, назначенные день в день без инцидентов или для «просто обсудить», можно отклонять или ставить в план на другой день или время.

Ответ подготовлен вместе с командой бренд-агентства «БУНТ» и экспертом «Эйч» Катей Рудчик.