Ситуация:

«Эйч», срочно нужен совет! Раньше я была единственным сотрудником в своём направлении, но теперь, наконец, договорилась с руководителем, что наймём сотрудника мне в помощь. Я так рада, но ещё больше волнуюсь, что всё испорчу: не смогу адекватно наладить коммуникацию, сотруднику не понравится, и он уйдёт.

Настроенного процесса знакомства у нас нет, компания небольшая. Что мне сделать, чтобы новому человеку было комфортно с самого первого дня?

Период адаптации на работе по-умному называют «онбординг». Мы вроде как умные, поэтому дальше будем называть его так.

Начало работы в компании и правда сильно влияет на всю дальнейшую работу.

Онбординг – это возможность привить ценности и культуру компании, установить чёткие ожидания и укрепить чувство принадлежности.

От того, насколько качественно проведён онбординг, зависит скорость выполнения задач в дальнейшем. Плохой онбординг, напротив, приведёт к увольнениям и текучке кадров. Поэтому круто, что вы задумываетесь об этом заранее.

Попробуйте следовать такому алгоритму:

Задайте себе вопрос: «Чего мне не хватило в первые дни на работе?»

Вспомните, как вы только пришли. Как вы себя чувствовали? Что, может быть, мешало быстрее приступить к работе? А как вы сейчас можете повлиять на это, чтобы новый сотрудник чувствовал себя лучше? Такая рефлексия уже поможет.

Подготовьтесь к первому дню

Убедитесь, что у нового сотрудника есть необходимое оборудование, доступ к системам и ресурсам. Это может быть компьютер, доступ к электронной почте и другим системам, программное обеспечение.

Поприветствуйте новичка

В первый день поприветствуйте нового сотрудника и познакомьте его с командой и другими ключевыми людьми в организации. Это можно сделать на собрании команды или на встречах один на один.

Продумайте систему наставничества (по возможности)

Назначьте новичку бадди или наставника. Это должен быть человек, который может поддержать коллегу в течение первых нескольких недель, ответить на любые вопросы и помочь ему интегрироваться в команду. В случае если это ваш первый сотрудник, логично, что наставником становитесь вы сами.

Сориентируйте человека в пространстве

Причём не только в физическом пространстве: покажите, где сотрудники обедают, где проходят совещания, где туалет и пожарный выход, а также другие важные для вашего отдела или офиса места. Но и не забывайте про смысловое пространство: расскажите про миссию, ценности, культуру и цели организации, если вы не говорили подробно об этом на собеседовании. Также можно провести экскурсию по офису или знакомство с онлайн-платформой, если работаете удалённо.

Познакомьте с продуктом

Можно подробно текстом описать продукт с объяснением его ключевых функций, его ценностного предложения и пользовательской базы. Если вы работаете в разработке, например, также важно глубоко погрузить коллегу в архитектуру продукта, технологический стек и кодовую базу.

Установите ожидания и обязанности

Чётко сообщите об обязанностях нового сотрудника и ожиданиях от его роли. Это должно включать как задачи, за которые он будет нести ответственность, так и стандарты, которым он должен соответствовать.

Сформулируйте цели на 1–2 месяца

Поделитесь с новым сотрудником планом адаптации, в котором сформулированы цели для сотрудника на 1–2 месяца. Включите в план задачи, над которыми коллега будет работать, и обучение, которое необходимо пройти. Например, к концу испытательного срока сотрудник должен сделать отчёт, написать Х постов или снять Y видео.

Подготовьте первые простенькие задачи

Составьте список небольших рабочих задач, с которыми новый сотрудник сможет легко или быстро справиться. Это даст возможность ознакомиться с процессами, не перегружаясь, и не позволит почувствовать себя неэффективным.

Обучайте, обучайте и обучайте

Проведите обучение по любым системам, программному обеспечению или процессам, которые новый сотрудник должен знать для выполнения своей работы. Это можно сделать с помощью официальных учебных занятий, онлайн-уроков или индивидуального коучинга.

Держите руку на пульсе

Когда сотрудник только-только пришёл, можно прибегать к микроменеджменту, но не налегать – просто быть рядом и спрашивать периодически: «Как ты?» Отвечайте на любые вопросы, давайте обратную связь по работе и обязательно запрашивайте её в ответ. Новый сотрудник может поделиться неожиданно свежим взглядом на привычные вещи.

Помните, что план онбординга зависит от уровня самого сотрудника

Адаптация специалиста и руководителя команды должна быть разной. Управленцам важно глубже погрузиться в культуру и глобальные цели компании, тогда как рядовым сотрудникам стоит сконцентрироваться на обучении и знакомстве с конкретными процессами.

Если вы работаете или будете работать в достаточно большой компании, стоит разделить знакомство с компанией в целом и знакомство с конкретной командой, где новичку предстоит трудиться каждый день. Условно, нет смысла знакомить новичка со 100 людьми из разных команд – достаточно рассказать про общие ценности и миссию. А вот с пятью коллегами, с которыми будет взаимодействие, важно познакомить поближе.

Маленьким компаниям особенно важна хорошая адаптация

Стартапы часто характеризуются быстрым ростом и вечно меняющейся средой, что усложняет адаптацию. Хотя в таких условиях, наоборот, нужен структурированный процесс онбординга.

Хорошо выполненная программа адаптации поможет новым сотрудникам понять видение, культуру и ожидания стартапа с самого начала. Это также может ускорить их обучение, позволит начать эффективно вносить свой вклад через более короткий промежуток времени.

Для стартапов каждый член команды играет важную роль в формировании будущего компании. Поэтому обеспечение того, чтобы каждый новый сотрудник был хорошо интегрирован, соответствовал миссии компании и был оснащён необходимыми знаниями и инструментами, не просто выгодно – это критически важно для успеха.

Ответ подготовлен с помощью эксперта сервиса развития карьеры «Эйч» Лукмана Нуриахметова.