Выбор поставщика услуг мало чем отличается от подбора нового сотрудника в команду. Первым делом необходимо составить список ожидаемых результатов. Он может иметь вид или технического задания (ТЗ), или заказа на поддержку. В документе должно быть достаточно подробностей: участвующие в тендере компании должны понимать, что им нужно будет сделать, чтобы условия контракта считались выполненными.

Эти документы обычно обсуждаются с потенциальными поставщиками после подписания NDA (соглашения о неразглашении), которое дает обеим сторонам возможность вести переговоры, не опасаясь утечки конфиденциальной информации. Тем не менее наличие обязательств о неразглашении не означает, что вы можете рассказывать все – в любом случае лучше ограничиться как можно меньшим количеством информации и сообщать только то, что имеет отношение к обсуждаемому договору.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Соглашение о неразглашении (NDA) – это мини-договор, который заключается между двумя сторонами в целях обеспечения конфиденциальности обмена информацией без риска утечки или неправомерного использования интеллектуальной собственности. Обычно оно ограничено определенной областью и имеет конкретный срок действия. Полезно иметь готовый шаблон соглашения о неразглашении, подготовленный и проверенный юристом вашей компании. Этот документ, как правило, подписывается финансовым или генеральным директором и защищает ваши коммерческие тайны и технологии, что позволяет вам обсуждать их с партнерами в объеме, нужном вам для решения текущих задач.

Типовое техническое задание содержит следующую информацию:

• Объем работ: что нужно делать, что не нужно.

• Предоставляемые результаты: исходный код, библиотека или сервис.

• Момент передачи прав интеллектуальной собственности на результат работы.

• Доступы, необходимые для выполнения работ.

• Разрешения/ограничения на использование определенных сотрудников или привлечение субподрядчиков.

• Процесс согласования дополнительных работ, лицензий или командировок.

• Гарантийные обязательства.

• Срок действия договора.

• Условия продления / внесения изменений / прекращения действия договора.

• Ограничения возможных вариантов реализации.

• Условия оплаты.

Степень детализации ТЗ зависит от планируемого взаимодействия. Для ресурсов, предоставляемых быстро и по запросу (таких, как привлечение разработчиков), характер выполняемой работы обычно указывается кратко. Например: «Услуги разработки на языке Java по запросу менеджера проекта», – без перечисления конкретных задач. Однако в этом случае обычно обозначаются минимальные сроки работ и добавляется условие, что компания не может напрямую нанимать на работу персонал подрядчика без предварительного согласования в течение, например, двух лет после завершения срока действия договора.

Если это договор на поддержку ПО – в ТЗ может оговариваться, для каких версий ПО предоставляется поддержка, с какой частотой выполняются обновления и каков порядок взаимодействия с бизнесом при необходимости выключения ПО на какой-то период.

Хорошее техническое задание должно быть достаточно подробным, чтобы обе стороны четко понимали свои обязательства, но при этом гибким, чтобы адаптироваться к изменениям по мере вашего развития. Ни одна из сторон не должна чувствовать себя связанной чрезмерными обязательствами, поэтому старайтесь не заключать соглашения на слишком длительный период. Примеры ТЗ см. на странице https://www.projectmanager.com/blog/statement-work-definition-examples.