Совещания – важная часть рабочего процесса. Даже если вы используете видеосвязь, личное общение чрезвычайно важно, и не только с руководителями команд, но и со всеми сотрудниками вашего отдела. В этом разделе мы рассмотрим некоторые распространенные типы совещаний, которые вы будете проводить.
Это собрание, на котором вы рассказываете группе, как идут дела. Оно должно проходить раз в 1–2 недели и занимать не более 30 минут. Основные темы: крупные релизы, рост или падение количества пользователей, улучшения процессов и структурные изменения. Формат должен быть постоянным, чтобы люди знали, чего ожидать.
Если вы уложитесь в 30 минут, команда не будет уставать и будет чувствовать полезность каждого такого совещания.
Такие встречи посвящены конкретной теме и проводятся по необходимости. Обычно вначале кто-то один выступает по теме собрания, после чего следует открытое обсуждение в формате «вопрос – ответ».
Это совещание особенно полезно, если вы предлагаете новую инициативу, вносите изменение в продукты или же требуется пояснить какую-либо новость компании. Кроме того, такую встречу можно организовать, чтобы пригласить руководителей другого отдела рассказать об их работе или о том, как повлияет то или иное принятое ими решение на ваш отдел.
Регулярные встречи с руководителями команд служат не только для того, чтобы вы получили информацию, но и для того, чтобы все руководители команд понимали, как продвигается работа у их коллег. Эти совещания следует проводить раз в неделю и посвящать их обсуждению общих вопросов, затрагивающих все команды, не отвлекаясь на конкретные детали. Зачастую обсуждение все же переходит к подробностям – в этом случае отложите вопрос и предложите заинтересованным сторонам либо остаться после встречи, либо запланировать еще одну встречу с необходимыми участниками.
Оставайтесь в рамках 60 минут и выделите руководителям каждой команды одинаковое время для рассказа о прогрессе их команды. Составьте повестку дня, в которой четко укажите порядок выступлений и время на каждое, а в конце встречи оставьте время для других вопросов.
Очень многие устанавливают продолжительность таких встреч в 60 минут; это ошибка, которая постепенно высосет все ваше время по мере роста вашего отдела и компании. Назначайте встречи длиной в 15 или 30 минут и просите участников составить повестку дня из одного или двух пунктов, чтобы все знали, о чем пойдет речь.
Совещания – один из главных отвлекающих факторов в корпоративном мире, поэтому с уважением относитесь ко времени, которое люди выделяют для встречи с вами (как виртуальной, так и вживую).
Чтобы совещание было эффективным, недостаточно просто собрать несколько человек в одном месте и разрешить им высказываться. Это деловая встреча, а не светское мероприятие. Правила помогут сосредоточиться на поставленной задаче и намного быстрее получить желаемый результат. Вот несколько организационных советов:
• Заранее разошлите участникам повестку дня, включая все нужные материалы.
• Приглашайте только тех, кто будет активно вовлечен в обсуждение; не добавляйте участников только для того, чтобы они были в курсе вопроса.
• Не отвлекайтесь; уберите со стола мобильные телефоны.
• Не заказывайте еду – встреча не должна быть такой долгой, чтобы понадобились закуски.
• Используйте ноутбуки только для презентаций; не отвлекайтесь на проверку электронной почты или мессенджеров.
Совещание должно быть сфокусированным, продуктивным и комфортным. Если это онлайн-встреча, то ее можно записать, но это не всегда нужно. Я обычно записываю встречи, на которых участники демонстрируют что-то, что может быть полезно для более широкой аудитории. Ведите краткий протокол совещания, достаточно зафиксировать в нем только достигнутые договоренности.
Что еще почитать
Meetings Suck, Cameron Herold
Я очень рекомендую книгу Герольда о том, как повысить продуктивность совещаний. Он разбирает механизмы проведения совещаний, их частоту и составление такой повестки, которой люди действительно будут придерживаться. Я взял у автора интервью в подкасте MacLaurin Group Demystifying Technology, в нем мы подробно обсудили, как сделать встречи более эффективными.
ISBN-10: 1619614146
https://www.amazon.com/Meetings-Suck-Elements-Business-Valuable/dp/1619614146/