Одним из самых популярных способов передачи информации по-прежнему остается электронная почта. Хотя чаты используются все чаще (Slack, Mattermost, Cliq, Teams и т. д.), они предназначены для общения в реальном времени, а не для передачи и сохранения сообщений, которые можно прочесть позже. Не используйте чаты для передачи важной информации, которую должны получить все. Оставайтесь с электронной почтой.
Создайте общий список рассылки, включающий всех членов группы (engineering@xxx.com). Так вы точно никого не упустите. Этот список необходимо обновлять при приеме на работу и увольнении. Вот в каких случаях принято делать общую рассылку:
• Новый сотрудник в отделе. Кратко представьте человека, присоединившегося к группе, – перечислите его достижения, сообщите, на какую должность и когда он выходит. Лучше делать эту рассылку заранее, чтобы люди знали о пополнении в команде и могли поприветствовать новичка.
• Увольнения как по инициативе работодателя, так и по собственному желанию. Сообщите группе, кто и когда уходит из компании. Предложите другим написать ему свои теплые пожелания. Даже в случае увольнения по вашей инициативе – пожелайте сотруднику всего наилучшего. Достаточно будет такой фразы, как «Мы пришли к взаимному решению завершить наше сотрудничество», не стоит вдаваться в подробности, которые могут быть неприятными. Если человек уходит на повышение, отметьте, что вы все способствовали его карьерному росту.
• Объявления компании. Иногда требуется пояснить, что конкретно для вашей группы означает то или иное объявление на уровне компании.
• Объявления отдела. Ключевые события, крупные успехи и признание заслуг отличившихся членов команды. А также сообщения о любых сбоях или ошибках (без указания виновных) и мерах, которые были приняты.
• Тенденции в отрасли, которые могут оказать влияние на компанию. Важно понимать, что это не просто обмен ссылками на все, что показалось интересным (для этого используйте общий канал в Slack). В письме необходимо рассказывать о серьезных изменениях, которые окажут краткосрочное или долгосрочное влияние на работу вашего отдела.
Не используйте список рассылки для неформальных тем. Получая такое письмо, сотрудники должны понимать, что это не спам, а важная информация, с которой надо ознакомиться.
Честно признаемся, что мы все писали письма или тексты, об отправке которых потом жалели. Либо мы выбрали неверный тон, либо шутки оказались неуместными, либо мы кого-то задели (намеренно или нет). Подобным письмам не должно быть места в вашем наследии для потомков.
Вот несколько советов, как написать хорошее профессиональное электронное письмо для широкой аудитории:
• Пишите естественно; избегайте излишней формальности.
• Не используйте ненормативную лексику, намеки или оскорбления.
• Никогда не переходите на личности.
• Будьте честны: никаких домыслов и преувеличений.
• Оставайтесь профессионалом. Говорите по существу.
Помните, что электронные письма никогда не удаляются. Все чаще компании хранят копии каждого отправленного и полученного письма в отдельном хранилище, данные в котором невозможно изменить. Это может быть обусловлено нормативными требованиями, или же компания может быть особенно внимательна к юридическим вопросам. Такие службы, как G Suite и Office 365, упрощают настройку подобного хранилища. Поэтому, даже если вы думаете, что удалили электронное письмо – как только оно покидает папку «Исходящие», оно сохраняется навсегда. А поскольку это письмо является собственностью компании, оно может быть использовано как в вашу пользу, так и против вас.
Найдите свой стиль
Лучший совет, который я получил от моего ныне покойного наставника Джереми Джилана (Jeremy Geelan) (журналиста, продюсера BBC и издателя), заключался в том, чтобы писать так, будто текст будет опубликован и запомнится в веках. Прежде чем нажать «Отправить», перечитайте сообщение и подумайте, обрадуетесь ли вы, если оно будет опубликовано? Это простой, но эффективный тест, и каждый раз, когда я отправляю электронное письмо, я мысленно задаю себе этот вопрос, и много раз бывало так, что я редактировал написанное.