Подготовка — предварительные основному действию мероприятия, повышающие качество его реализации.

Можно ли без подготовки пойти в спортзал, поменять перегоревшую лампочку, приготовить ужин? Нет. Для тренировки вам понадобится заранее собрать спортивную одежду. Для замены лампочки — заранее ее приобрести. Для ужина — купить продукты.

Даже экстраспециалист начинает дело с подготовки: освежить данные перед совещанием, изучить открытую информацию о деятельности потенциального клиента перед встречей с его представителем, собрать вещи в командировку, продумать маршрут, забронировать гостиницу и так далее. Планируя задачу в календаре, следует выделить время на подготовку к ней.

Вот два примера из моей практики, убедительно показывающие, как важно готовиться к задачам.

Первый случился, когда я вел специализированные курсы по страхованию для риск-менеджеров в корпоративных университетах. Лекции, написанные за несколько месяцев, при всей их проработанности, имеют свойство забываться. Но однажды я решил выступить перед студентами без подготовки и, когда пролистал пару слайдов презентации, понял, что сильно опережаю график. Материал, рассчитанный на полтора часа, едва не закончился через тридцать минут. Я элементарно забыл, какие примеры нужно привести и что имел в виду под некоторыми фразами на слайде. Пришлось импровизировать на ходу.

Второй случай произошел на моих глазах, когда генеральный директор страховой компании пригласил меня и коллегу-продавца встретиться с клиентом. Если раньше мне приходилось заниматься аналитикой, стратегией, систематизацией, то теперь я и сам оказался в несвойственной мне роли продавца. Накануне вечером я открыл сайт клиента: узнал, чем он занимается, где находится, что производит, какие у него мощности, штат и стратегические задачи. На основе этой информации определил риски, сопоставил их со страховыми продуктами и для каждого обновил в памяти примеры из практики. Встреча пошла не по плану. Когда клиент затронул практические вопросы, продавец стушевался, и мне пришлось брать переговоры в свои руки. Закончилось все успешно. А я в очередной раз убедился в необходимости подготовки.

Важное место занимает подготовка к командировкам. В деловой поездке тоже случаются форс-мажоры и меняются планы. В доковидные времена мы проводили серию встреч с американскими страховщиками в Питсбурге, куда добирались из Липецка с тремя пересадками. Я забронировал отель, спланировал маршрут так, чтобы избежать долгих ожиданий в аэропорту, и должен был оказаться в отеле в восемь часов вечера накануне дня встречи. Однако все пошло не по плану. Самолет из Нью-Йорка задержали, мне пришлось ночевать на полу аэропорта имени Кеннеди и ехать на встречу, едва сойдя с трапа. По счастью, коллеги-страховщики простили мне несвежий и не самый формальный вид, поскольку им самим часто приходится попадать в похожее положение. Добавлю, что в важных поездках лучше обходиться ручной кладью, чтобы не задерживаться в аэропорту в ожидании багажа, который могут и потерять. И даже в дороге придерживаться хоть какого-то дресс-кода — например, смарт-кежуал, чтобы не переживать, что придется ворваться на важные переговоры в шортах и футболке.

Подготовка и планирование нужны для качественного отдыха, семейных вечеров и встреч с друзьями не меньше, чем для деловых поездок. Даже совместное валяние на диване вечером за фильмом всей семьей требует выбора этого самого фильма.

Вообще человек настолько подвержен ментальным ловушкам, что нельзя принимать серьезные решения в эмоциональной горячке или на скорую руку. Нужно все хорошо обдумать, посоветоваться с опытными людьми. Но не будем отнимать хлеб у именитых психологов. Почитайте книгу Даниэля Канемана «Думай медленно, решай быстро».

Чек-лист «Подготовка»

1

Учитывайте, что многие дела требуют качественной подготовки.

2

Продуманная подготовка способна сгладить любой форс-мажор.

3

Не принимайте важные решения сгоряча, без подготовки — выделите время, чтобы все обдумать.