«Тяжела и неказиста жизнь участника закупок» – так сформулировал Миша Торопышкин свою мысль, когда Алёна спросила его, где деньги. Для наглядности Миша даже вывернул карманы.
Это правда. Деньги закончились, и взять их было неоткуда. Кое-какой опыт в госзакупках Миша уже приобрел и хорошо усвоил: для участия в торгах деньги нужны здесь и сейчас. Нет денег – нет тендеров.
– Снова брать кредит как-то не хочется. У родителей всё выскребли. У Коли тоже больше нет. Где взять денег? Ума не приложу. Может быть, продать что-нибудь? Что-нибудь ненужное? Но что? У нас даже машины нет, – вздохнул Миша.
– А как же запчасти? – спросила жена. – Те, что на шиномонтаже у тебя всю подсобку занимают.
– А, эти… – грустно протянул Миша. – Их заказчик по старому контракту так и не выкупил. Может, еще возьмет, год-то не кончился.
– Глянь, может, есть какой-нибудь тендер на них? Всё равно без дела лежат.
Миша пожал плечами и без особой надежды пошел искать тендеры на запчасти.
Опа, глядите-ка! А тендер-то и есть.
Миша, конечно же, сразу подал заявку. Идет аукцион. И тут соперники начинают сильно снижать цену. Миша идет к жене – посоветоваться, что делать. Снижаться еще, так для него это будет уже невыгодно. Никакой прибыли от такой сделки Миша не получит. Алёна советует цену снижать, демпинговать: Мише нужны деньги для дальнейшего развития здесь и сейчас, а запчасти, которые всё равно без дела валяются, хорошо бы перевести в денежный эквивалент, пусть и без прибыли. И в следующий раз не затариваться заранее.
Миша подумал-подумал, да и согласился. Всё верно: сейчас он получит деньги за запчасти, появятся средства, чтобы пустить в оборот; значит, прибыль он заработает на следующем контракте.
И Миша снизил цену настолько, что выиграл. Хотя и без прибыли, порою демпинг – это правильный выбор. А еще жена, конечно. Вот уж здесь-то Миша точно не прогадал.
Мы уже выяснили: раз в госзакупках нет авансов, вам крайне важно иметь оборотные средства. Речь идет о деньгах, которые вы можете направить на приобретение товаров либо на выплаты субподрядчикам и сотрудникам. Чем крупнее эти суммы, тем большее количество заказов вы сможете исполнить и тем быстрее будет прирастать ваш оборот. Поэтому деньги придется считать.
Да, для предпринимателя дело это довольно скучное, но пока у вас нет своего финансового директора, сия почетная обязанность ложится на вас.
Почему бизнесу важно отслеживать свои финансовые показатели? Думаю, вы и так прекрасно знаете ответ. Благодаря этому вы можете:
• планировать свои расходы;
• понимать, зарабатываете вы или терпите убытки;
• принимать решения о расширении производства, сокращении или увеличении штата сотрудников;
• привлекать инвестиции и так далее.
Какие же показатели имеет смысл отслеживать в первую очередь?
В выручку (оборот) вы записываете только те суммы, по которым госконтракт с вашей стороны полностью исполнен. Иными словами, когда товар или, например, работы приняты госзаказчиком и обе стороны уже подписали акт приемки-передачи. Предоплата – не считается. Частичная предоплата и остальное по факту – тоже.
Выручка – это деньги, которые компания получила за выполненные обязательства.
Если кратко, это всё то, что вы тратите на свою деятельность: закупку товара, зарплату, налоги, аренду и прочее. Они могут быть двух видов: переменные и постоянные.
Это те расходы, которые зависят от выручки. Например, вы занимаетесь пошивом спортивной одежды. Если вы продадите 10 костюмов, то на их пошив уйдет ткани на 10 тысяч рублей. Если же вы продадите 50 костюмов, то и расход на ткань соответственно увеличится: вы потратите на нее уже 50 тысяч рублей.
Это расходы, которые не зависят от того, есть у вас приток денег или нет. Они просто будут всегда. Например, сюда можно записать арендную плату, оклады сотрудникам, расходы на канцелярию и т. п.
Сумма их может быть разная; главное – само по себе наличие данных расходов. Например, в этом месяце вы можете купить только две ручки, а в следующем – планинги, упаковку ручек и набор карандашей. Сумма расходов в прошлом и в этом месяцах будет разная, а сам расход – постоянный.
На начальном этапе бизнеса ваша задача – свести постоянные расходы к минимуму. Они напрямую влияют на себестоимость продукции и на те цены, которые вы указываете в своих тендерных заявках. А мы помним, что в госзакупках основная конкуренция – ценовая.
Это означает, что не нужно, не имея устойчивого потока заказов, арендовать офис и покупать новые компьютеры. Вы вполне можете поработать из дома, используя семейную технику и интернет.
В операционные расходы обычно не засчитываются кредиты, налоги и амортизация. Тем не менее отслеживать их тоже нужно.
Чистая прибыль – показатель, который свидетельствует об эффективной коммерческой деятельности. Это те деньги, что остались у компании после вычета всех видов расходов. То, что остается, можно направить на развитие бизнеса или выплату дивидендов.
Маржинальность, или маржа – это разница между себестоимостью товара и его ценой (в нашем случае – ценой по контракту), то есть выручкой. Иногда ее еще называют «валовой прибылью» или «наценкой».
Разница между маржой и прибылью состоит в том, что в марже мы учитываем только себестоимость товара (затраты на производство/закуп). Прибыль – это маржа, «очищенная» от всех иных видов расходов (постоянных и прочих).
Точка безубыточности (ТБУ), или точка рентабельности, или «нулевая точка» – это тот объем выручки, который надо получить, чтобы покрыть все расходы компании. А вот деньги, полученные сверх этой точки, – уже прибыль собственника.
ТБУ зависит от объема выручки и соотношения переменных и постоянных расходов, поэтому имеет смысл рассчитывать этот показатель ежемесячно.
Если у вас несколько направлений деятельности (несколько бизнес-ниш), то можно и нужно считать ТБУ для каждого.
Формулы для расчета этих показателей вы можете найти в интернете и применить их к своему бизнесу.
Все описанные выше показатели характеризуют прибыль или убытки вашего дела. Знать их – стратегически важно. Вам же хочется понимать, куда идет бизнес.
Что касается рутинной деятельности, вам также нужно учитывать реальное движение денежных средств (на расчетном счете в банке или наличных). Для этого мы используем такой показатель, как денежный поток.
Денежный поток, или движение денежных средств – очень важная цифра. Он представляет собой разницу между всеми приходами и всеми расходами на вашем расчетном счете или в кассе.
Вам всегда необходимо понимать, сколько денег остается для выполнения обязательств перед поставщиками, сотрудниками и кредиторами, сколько – на развитие компании, а сколько можно выплатить себе.
Важно не просто отслеживать денежный поток, но и вести платежный календарь: кому и в какой момент времени вы должны сделать перевод. Планируя свои платежи, делайте так, чтобы в будущем у вас не возникало кассового разрыва, о котором мы уже поговорили.
Поначалу платежный календарь можно вести в любой удобной для себя форме – например, в виде таблицы Excel. Важен сам факт. Я советую планировать расходы хотя бы на ближайший месяц, в идеале – квартал.
Ну и последнее. В малом бизнесе критически важно иметь больше денег и меньше товарных остатков. Не «зарывайте» свои деньги в товары, если у вас нет твердой уверенности в их скором сбыте. Именно поэтому посредничество на тендерах отлично подходит микробизнесменам: у вас есть возможность закупать у поставщиков только тот товар, который точно будет передан госзаказчикам.
По мере роста бизнеса вы сможете поменять стратегию. Предположим, у вас появилось четкое понимание объемов рынка сбыта какого-то товара. Вы точно знаете, что эта продукция закупается госорганами в больших объемах. У вас есть финансовые ресурсы для приобретения большой партии – не под единичный госконтракт, а с прицелом на то, что товар будет реализован в течение определенного периода. Кроме того, вы решили вопрос с хранением всего этого великолепия.
Очевидно, что, закупая продукцию в больших объемах, вы по сравнению с конкурентами получите значительные скидки от производителя (дилера), а значит, сможете выиграть больше тендеров и/или получить большую прибыльность с каждого отдельного заказа.
Таким образом, вашей стратегией станет уже не поиск товара под закупку, а поиск закупки под имеющийся в вашем распоряжении товар. Такая стратегия, безусловно, более выигрышная, но и реализовать ее получится только на определенном этапе жизни бизнеса.
1. Кроме решения чисто предпринимательских задач, начинающему коммерсанту придется заниматься массой других вещей: разбираться в налогах, юридических аспектах, управлении персоналом и прочем. Среди этих дополнительных обязанностей – финансовый анализ своего дела, пусть и на примитивном уровне. Без цифр нет понимания текущего состояния, а значит, нет планирования и роста.
2. Не обязательно нанимать дорогого финансового директора, способного рассчитывать десятки показателей по сложным формулам. Вы вполне можете самостоятельно сформировать базовые коэффициенты. Данные для расчетов берите из своих документов о доходах и расходах (ну или у бухгалтера). Самое важное – понимать, что именно означает каждая цифра, нужно ли вам стремиться улучшить ее. И если нужно – искать пути такого улучшения.
3. Наряду с показателями, характеризующими прибыльность, жизненно важно отслеживать реальное движение денег. Это как раз то, с чем вы имеете дело каждый день. От возможности вовремя расплачиваться по своим обязательствам зависит выживаемость предприятия, особенно вначале. Ведите платежный календарь в любой удобной для вас форме, даже если вы не рассчитываете вообще никаких финансовых показателей.