Бен смотрит на сегодняшнее расписание и тяжело вздыхает. Он – руководитель рабочей группы, а потому сегодня проводит еженедельное совещание. От одной мысли об этом бросает в дрожь, ведь говорить опять будет только Джейсон, только о своем – впрочем, как и обычно. Совещания из-за этого тянутся дольше задуманного и, что важнее, остальные коллеги просто молчат, лишь бы только все кончилось поскорее. Однако хуже всего то, что на прошлом совещании кто-то не выдержал и огрызнулся на Джейсона – а тот нагрубил в ответ.

Пустомели – это люди, из-за которых не хочется ходить на совещания. Они перебивают, гундосят об одном и том же, заводят разговор о том, что к повестке не относится, и задают кучу вопросов. Пустомели обожают поговорить и слушать собственный голос. Им кажется: что бы они ни сказали, окружающим непременно важно это слышать. И неважно, что совещание затягивается, а его участники превращаются в заложников бесконечного монолога.

Как поступать с пустомелями? Есть пара способов. Можно поговорить с коллегами и выразить всеобщее неодобрение. Например, пошутить в духе: «Джейсон, ты, наверное, устал уже говорить. Может, передашь слово кому-нибудь еще? И давайте с этой минуты установим ограничение на высказывания: не больше двадцати слов!» Остальные посмеются, а пустомеля тем временем наверняка поймет намек. Но что делать, если он не обратит внимание на ваши слова? Или воспримет замечание в штыки? Тогда необходимо вмешаться тому, кто организовал встречу. Если ее устроили вы, то лучше всего предпринять меры в начале следующего же совещания – еще до того, как пустомеля начнет разглагольствовать о своем.

Новые перепалки на совещаниях Бену ни к чему. Придется как-то влиять на поведение Джейсона.

Шаг первый. Сначала думаем

Лучше всего в начале следующего собрания установить определенные правила. Устраивать большое обсуждение, в ходе которого каждый участник будет досконально разбираться в причинах поведения Джейсона, смысла нет. Выскажитесь по поводу того, что именно в поведении коллеги вас беспокоит.

Бен подготавливает речь, благодаря чему на самом совещании говорит настойчиво. Кроме того, он грамотно использует язык тела. Сидит прямо, поочередно смотрит на присутствующих и его голос звучит уверенно.

Шаг второй. Изучаем обстановку

Изучать обстановку в таких случаях не нужно.

Шаг третий. Определяем причину

Бен благодарит присутствующих за то, что они выделили время на совещание. После чего произносит:

– Прежде чем начать, предлагаю обсудить то, что произошло на прошлой неделе. Джейсон, извини, если кто-то из нас тебя чем-то обидел. Замечание ведь было озвучено в шутку. Надеюсь, ты это понимаешь. (Понимание.) – При этом Бен смотрит прямо на Джейсона. Затем он смотрит на присутствующих: – А поскольку мы отводим для совещаний определенное время, давайте уважать друг друга. Важно, чтобы каждый успевал высказаться. (Переживания.) Правильно?

Бен смотрит на каждого из участников. Те либо кивают, либо выражают согласие вербально. Только после этого Бен продолжает говорить.

Шаг четвертый. Ищем решение

– Я решил оптимизировать наши совещания. Мне важно, чтобы каждый из вас мог высказаться, поэтому в дальнейшем давайте поступать так: сначала вы слушаете мой доклад по тому или иному вопросу, а затем я каждого по очереди спрашиваю, есть ли ему что добавить. Тогда возможность высказаться появится у каждого участника. Однако… при этом я буду засекать время. Я прикинул и решил: любому из нас, в том числе и мне, достаточно двух минут на то, чтобы выразить мнение. Как вам такое решение? (Решение.)

Бен замолкает, и коллектив выражает согласие. Затем Бен смотрит на Джейсона – и тот кивает. Но тут слово берет Джо.

– Вы говорите, что максимальное время выступления – 2 минуты. Нас на совещании обычно человек десять. Если каждый будет говорить по две минуты, получится двадцать минут. Может, вы сами будете говорить по две минуты, а остальные – по одной?

– Согласны сократить время до минуты? – спрашивает Бен у остальных.

После недолгого обсуждения участники сходятся во мнении, что одной минуты им вполне хватит.

Шаг пятый. Приходим к соглашению

Тогда Бен говорит:

– Прекрасно! Рад, что мы пришли к соглашению. Надеюсь, у нас все получится и совещания станут проходить быстрее. (Завершение.)

Так и произошло. Ограничение по времени оправдало себя. Прежде чем отпустить коллег, Бен объявляет:

– Спасибо всем огромное за то, что уважаете чужое время. Рад, что мы смогли спокойно обсудить этот вопрос. (Завершение.)

Почему так?

В описанных обстоятельствах не было никакого смысла отводить Джейсона в сторонку и разбираться, почему для него так важно отнимать чужое время. В том-то и дело, что оправданий для такого быть не может. Поэтому Бен в начале следующего собрания сразу заявил о том, что именно беспокоит коллег, после чего предложил решение, которое должно было устроить всех участников. В итоге все пришли к соглашению. Бен действовал уверенно и проявил себя как грамотный руководитель, который не оставляет возникающие трудности без внимания.

Пища для ума

Как быть, если модератор совещания не вы? А руководитель при этом молчит? Если из-за затяжных совещаний вы не успеваете выполнять основную работу, то нужно как-то влиять на происходящее. А именно – разговаривать с руководителем, чтобы тот повлиял на пустомелю. Используйте те же 5 шагов и доходчиво объясните, как именно длительность собраний влияет на вашу производительность. Заранее подумайте, как можно было бы изменить положение дел, и поделитесь своими мыслями с начальником.

Грамотно беседуем с коллегой

В общении с пустомелей руководствуйтесь следующими правилами:

• если модератор не вы, попробуйте вежливо прервать пустомелю намеком на то, что вам тоже хотелось бы высказаться;

• если коллега затягивает совещания раз за разом, можно по этому поводу пошутить. Возможно, человек поймет, что пора помолчать;

• если главный на совещании вы, попробуйте вежливо перебить пустомелю словами в духе: «Неплохо. Быть может, послушаем остальных?»

• не удивляйтесь, если такой подход ничего не изменит. С пустомелями чаще приходится беседовать напрямую;

• в начале следующего же совещания заявите о том, что всем участникам стоит уважать чужое время. Не переходите к следующему шагу, пока присутствующие не поймут, что вы имеете в виду;

• предложите решение, которое устроило бы всех участников: установите правила и ограничения, благодаря которым высказываться смогут все;

• дождитесь, когда все участники согласятся с предложенным решением. Они, скорее всего, согласятся. Возможно, кто-то добавит что-то от себя – совсем как Джо в примере выше. Прислушивайтесь к коллегам;

• сам пустомеля тоже обязательно должен открыто согласиться с предложенным решением;