Вопрос об организации фабрики должен быть подробно рассмотрен в специальной работе. Здесь мы имеем возможность коснуться лишь немногих сторон дела в целях иллюстрирования общих принципов организации. Поэтому, совершенно не касаясь всех отделов фабричной организации, мы дадим лишь два-три примера работы некоторых из них.
В производственном секторе фабрики одно из первых мест занимает плановый отдел (расчетное бюро), о котором уже была речь в одной из первых глав этой книги. Основная его задача – вырабатывать общий план работы предприятия и давать практическое направление полученным фабрикой заказам. Но очень часто этому же отделу поручается выполнение и других функций, связанных с общей регулировкой работы на фабрике. Чаще всего он также изыскивает лучшие методы работы и наиболее подходящие орудия и материалы, устанавливает стандарты, усовершенствует технику производства и т. д.
Тейлор намечал для планового отдела еще более широкие функции. Согласно его схеме в ведение планового отдела входят: подробный анализ всех заказов, полученных заводом; учет времени всей работы, производимой на фабрике для выполнения заказа; учет времени работы машины; учет материалов, сырья и готовых изделий, а также составление плана работ для каждой машины и для каждого рабочего; разбор всяких заявлений о новой работе, получаемой в отделе сбыта; определение стоимости изготовляемых изделий; руководство расчетным отделом; выработка стандартов; прием рабочих и наблюдение за дисциплиной на фабрике; работа по улучшению производства; наблюдение за общей системой работы и организацией фабрики и т. д.
Перед выполнением на фабрике какого-либо заказа плановому отделу приходится проделывать большую предварительную работу. Нужно разделить заказ на основные элементы и выработать инструкцию для выполнения работы по каждой отдельной части заказа. Нужно затем так распределить работу, чтобы выполнение одной части заказа не задерживало выполнение другой и чтобы вся работа по выполнению отдельных частей и всего заказа в целом была закончена в заранее установленный срок. Затем, конечно, все время приходится наблюдать за исполнением намеченного плана…
Составление плана для фактического выполнения заказа – вещь чрезвычайно сложная и требующая большой опытности и знаний. Конечно, в некоторых случаях, когда фабрика производит несложные изделия более или менее однородного вида, пути следования материалов или отдельных частей вырабатываемого продукта бывают твердо и почти раз и навсегда установлены. Дело существенно меняется, если фабрика производит самые разнообразные продукты и принимает самые различные заказы, например, машиностроительный завод может иметь заказы на локомотивы и на сельскохозяйственные машины различного типа, на суда и на артиллерийские орудия и т. д. Чрезвычайно важно, чтобы планирование работы и фактическое ее выполнение каждый раз фиксировались. Таким путем получается материал, на основании которого можно выработать наилучшие методы планирования работы.
Важное значение для фабрики играет учет себестоимости производимых продуктов. Этот учет дает материал для определения продажных цен продуктов и выясняет, работает ли фабрика с прибылью или с убытком.
При учете себестоимости приходится принять во внимание три основных элемента:
1) труд,
2) материалы и
3) накладные расходы.
При правильном учете работы можно легко установить, сколько труда затрачивается на производство того или иного продукта или на выполнение того или иного заказа. При этом приходится принять во внимание и непосредственный труд рабочих, изготовлявших продукт, и труд вспомогательного персонала, работавшего по выполнению этого заказа, т. е., например, труд служащих планового отдела, бухгалтеров, конторщиков и т. д.
Учет потраченного материала также имеет две задачи: учесть непосредственно истраченный материал, пошедший на изготовление продукта (например, сталь, железо, дерево), и тот материал, который понадобился для пуска машины, для отопления и т. д. (уголь, масло, материалы по ремонту машины).
К накладным расходам придется отнести плату за помещение, налоги, страховку, рекламу и т. д.
Для точного учета себестоимости и вообще для правильного хода работы на фабрике необходимо тщательно поставить дело учета материалов.
Относительно складов при фабрике (будь то склады материалов, сырья, готовых изделий и т. п.) мы должны усвоить для себя правило, которое рекомендуют американцы:
«Материал (а также сырье, готовые изделия и т. п.) должен храниться с той же тщательной заботой, что и деньги, на которые он куплен. Для каждого предмета должен иметься счет прихода и расхода; все, что нужно, должно быть отпущено по квитанциям и записано в счет, и счет материала должен быть подведен так же аккуратно, как кассир ежедневно подводит свой счет кассы»[22]…
Для правильного учета имущества необходима правильная его классификация, а в связи с этим систематическое распределение по складам. Если мы посмотрим на склад запасных частей или материалов какой-нибудь передовой заграничной фабрики, то мы увидим, что материалы расположены с той же тщательной правильностью, как в хорошо поставленной библиотеке. Все виды материала бывают разделены по характеру (редко по размеру) и носят условное мнемоническое сокращенное название, например все запасные части к динамо-машине обозначаются буквой Д, запасные части к турбине – буквой Т и т. д. Затем группе отдельных частей даются дополнительные наименования при помощи второй буквы. Так, при помощи двух-трех букв и цифр условно обозначается каждая часть, находящаяся на складе. При отыскивании какой-нибудь запасной части бывает достаточно упомянуть эту сокращенную формулу из нескольких букв. В самом складе части расположены согласно своей номенклатуре, поэтому их можно легко и быстро найти.
„Основное правило для заведующего складом заключается в том, что всякий прием или выдача материала должны обязательно документироваться. Получая материал, заведующий дает расписку на накладной, оставляя копию себе: выдавая материал, заведующий получает расписку от лица; получающего материал со склада. Но этим дело не ограничивается. Факт получения или выдачи должен быть также отмечен в основных документах склада, по которым производится его учет. Для этого ведется либо главная складская книга, либо (что гораздо удобнее) для всех имеющихся в складе материалов вводятся карточки.
На этих карточках регистрируются вновь поступающие и выбывающие материалы. Таким образом, взглянув на карточку, заведующий сразу должен увидеть, сколько в настоящий момент находится у него запасных частей того или иного рода. Обычно на этой же карточке отмечено, в каком месте склада можно найти материал. Для этого пол складочного помещения размечен перенумерованными квадратами; если материал расположен на полках, то полки перенумерованы.
Складское дело требует большой тщательности и педантичности. Вот интересная выдержка из инструкции по обследованию заводского дела, которая была одобрена на Первой московской конференции по нормализации техники управления.
«При обследовании вопросов складских операций необходимо установить:
1) по части приема товаров: производится ли проверка прибывающего на склад товара счетом и весом; производится ли проверка тары (качество, вес брутто и нетто); как организовано транспортирование товаров на складах, имеются ли погрузочные приспособления, оборудованы ли склады подвозочными средствами; каковы условия погрузки и какова тара, имеющаяся в распоряжении складов;
2) по части хранения товаров: как производится сдача товара кладовщику, как обставлено вскрытие тары, как организованы размещение и сортировка товаров, приспособлено ли помещение для хранения товаров, как поставлено наблюдение за сохранностью товаров, существует ли проверка хранящихся на складах товаров и как она осуществляется;
3) по части отпуска товаров: как производится отборка товаров для отпуска, в какие условия поставлена упаковка, как организован самый отпуск товаров»[23].
Существенным моментом является регулярная проверка склада. Очень часто применяется годичный учет. При этом склад обрекается на фактическое бездействие в течение довольно длинного промежутка времени, служащим приходится работать сверхурочно, содержимое склада приходится передвигать с места на место – одним словом, вносится определенная дезорганизация в общий ход работы. Поэтому нужно принять меры, чтобы текущий учет склада был поставлен на такую высоту, при которой контроль и проверка могли быть осуществлены в любой момент.
Периодический контрольный учет склада может охватывать либо все материалы склада целиком, либо некоторые категории материалов. Так, можно произвести контроль путем выборочной проверки некоторых категорий материалов, находящихся на складе. Или можно проверить те материалы, которые являются особенно значительными и важными в данном деле. В этих случаях проверка склада является, в сущности, ревизионной работой вроде проверки кассы в бухгалтерии. Складские книги и карточки должны вестись таким образом, чтобы по ним можно было в каждый момент иметь точное представление о характере и количестве материалов на складе (учет ценностей и имеющихся материалов обычно ведется бухгалтерией, а склад ограничивается лишь указанием количества, веса, объема материалов).
При размещении складов на территории фабрично-заводского предприятия нужно не слишком увлекаться централизацией этого дела. Надо помнить, что в интересах экономии необходимо уменьшить расстояние между складом и мастерской, которую он обслуживает…
Важно, чтобы всякая выполняемая на заводе работа имела определенное условное обозначение, по которому ее можно было бы отличать от всякой другой работы, так, например, всякий заказ должен иметь свой номер. Если для него выполняется какая-нибудь часть по специальному чертежу, то инструкция должна указать номер заказа и номер чертежа. Когда готовы какие-нибудь отдельные части, то к ним прикрепляется ярлычок опять-таки с указанием номера заказа и номера чертежа и по возможности номера инструкционной карточки и другие краткие данные, например, в каком отделе или под руководством какого мастера данная часть выполнена и т. д. При помощи таких цифровых и других обозначений можно гораздо легче установить, как в каждый данный момент идет работа по выполнению интересующего нас заказа. Давая отчет о работе, выполненной отдельным рабочим, отдельной машиной или отдельной мастерской, необходимо делать ссылки на эти номера заказа, чертежа и инструкции, что опять-таки значительно облегчает руководство и контроль над работой.
В зависимости от особенности организации фабричного предприятия, его производственного характера изменяется и путь заказа, полученного фабрикой…
В общей организационной схеме фабрики известное место нужно отвести комиссиям или совещаниям по отдельным отраслям работы. Такие совещания бывают особенно полезны для координации работы, например, для объединения лиц, занимающих более или менее аналогичное положение на фабрике, но друг от друга не зависящих. Комиссии помогают лучшему взаимоознакомлению работающих, более всестороннему и основанному на фактах обсуждению вопросов. Они вызывают интерес к работе и заставляют всю систему фабрики действовать более правильно. По большей части такие комиссии имеют совещательный характер, и их решения должны подвергаться известному контролю и дальнейшему утверждению.
Так может быть, например, создана комиссия из нескольких ответственных работников фабрики по вопросу о лучшей организации сбыта изделий или комиссия, наблюдающая за экономией топлива и тратой материалов или рассматривающая вопросы о распределении работы по мастерским.
Вопросы экономии вообще будут занимать центральное место в деятельности руководителей заводского предприятия.
Как нужно добиваться экономии в производстве, этому учит такой характерный пример из деятельности Форда. Один видный инженер провел один раз целый день с Фордом, консультируя по разным вопросам. Он заметил, что в каждый свободный момент в течение утра Форд вынимал из своего кармана медную крышку радиатора и делал какие-то вычисления и расчеты по поводу нее. На вопрос он ответил, что эта крышка обходится ему на полцента (1 коп.) дороже, чем следует. Инженер сделал несколько предположений о более дешевом изготовлении крышки, но Форд опроверг все предположения, причем было видно, что он все раньше обдумал. В течение всего дня Форд в свободную минуту был занят крышкой. Вечером инженер спросил: «Я не понимаю, зачем вы тратите так много времени на эту маленькую часть, которая стоит два-три цента и на которой вы можете сэкономить не больше четверти или полцента?» Форд ответил: «Да, вы правы. Но я думаю не об одной крышке радиатора. В этом году нам потребуется их 210 тыс. В следующий год на 50 % больше. Значит, мы сбережем две с половиной тысячи долларов в год и будем экономить так, по крайней мере, еще двадцать лет».
При правильной организации учета работа фабрики может быть выражена систематически выполняемыми диаграммами. Кривые на диаграмме отмечают помесячно результаты работы. Итоги прошлого года заносятся на ту же диаграмму, поэтому всякую минуту легко сравнить кривую текущего и прошлого года и увидеть, в какую сторону имеется разница…
Благодаря диаграмме, показывающей общий приход, расход и прибыль, получается общая картина финансового состояния предприятия.
На специальной таблице могут быть графически отмечены отдельные статьи прихода, как-то: суммы, полученные от заказчиков; суммы, вырученные при продаже в магазине, и т. д. Особая диаграмма отмечает, сколько имеется наличности в кассе, во что оцениваются материалы и запасы готовых изделий.
Диаграмма жалованья и заработной платы помесячно отмечает, сколько расходуется на уплату рабочим и на содержание конторы.
Диаграмма может быть пополнена дополнительной, отмечающей, сколько расходуется на отдельные части предприятия, например, сколько идет на отделы, сколько – на оплату служащих предприятия и пр.
Специальная диаграмма регистрирует стоимость содержания, ремонта фабрики и отдельных помещений.
Следующая диаграмма отмечает количество израсходованного, испорченного и остающегося материала и других запасов. Тут же или на специальной диаграмме может быть показан расход топлива.
Количество изготовленной продукции может быть выражено на диаграмме по стоимости и в натуральном измерении (например, количество метров изготовленного сукна, количество пар обуви и т. д.).
Изучая эти диаграммы, легко заметить, улучшается или ухудшается положение дел. Если, например, мы увидим, что в феврале количество выработанных продуктов заметно ниже прошлогоднего, а количество израсходованного топлива гораздо выше, то нам придется немедленно обратиться к подробным отчетам или дополнительным диаграммам (на основании которых составлены эти общие сводные диаграммы), чтобы выяснить причину этого ненормального явления.
При составлении таких диаграмм важно, чтобы их не было чересчур много и чтобы на каждую из них не наносилось слишком много кривых. Лучше всего, чтобы на них не было больше двух-трех, в редком случае четырех кривых, при этом каждая кривая должна иметь свой характер или свою особую окраску.
Составление даже немногих диаграмм по каждой фабрике требует большой работы. Приходится постоянно подгонять отделы, запаздывающие с сообщением сведений, и т. д. Уже само наличие диаграмм, своевременно составленных, показывает, что учет работы на фабрике находится на известной высоте.
Характер настоящей книги вынуждает нас ограничиться лишь этими беглыми замечаниями об организации фабрики.