Приходит посетитель в здание Совета или в какое-нибудь учреждение. Нужно ему найти счетный отдел, подотдел гражданского налога. Спрашивает одного, отвечает: «Я не здешний, не знаю». Спрашивает другого, говорит: «Идите наверх». Идет наверх, спрашивает там, говорят: «Другой коридор, комната 23». Где эта комната – неизвестно, нужно опять спрашивать, снова бродить по коридорам и по лестницам. Но если и добраться до комнаты 23, то еще неизвестно, действительно ли там окажется нужный подотдел.

Из-за этого беспорядка получается, что посетители зря тратят время в расспросах, а служащие вместо своей работы принуждены давать ответы справочного характера, причем на большинство вопросов они сами не знают, что нужно ответить.

Нужно поэтому первым долгом повсюду сделать нужные надписи. Внизу, в прихожей, повесить общее расписание – какой отдел в какой комнате, на каком этаже. Тут же не мешает добавить имена заведующих и секретарей, номера их комнат, часы приема, телефоны. Кроме того, полезно сделать добавочное объявление, где заранее ответить на те вопросы, с которыми обычно приходят в учреждение. Например, написать: «Прием гражданского налога в такой-то комнате в такие-то часы. Справки о декретах и постановлениях у того-то. По вопросам сметным обращаться в такую-то комнату» и т. д.

Все такие надписи можно назвать инструкциями. Они дают основные руководящие указания лицам, имеющим надобность в учреждении.

Когда организатор дает свои указания служащим, он тоже должен инструктировать их с такой же тщательностью и ясностью. Руководство организатора может выражаться в разных формах.

Иногда руководитель (или руководящая центральная организация) дает лишь общий лозунг, общую директиву.

Например, ЦК партии рассылает телеграмму: «Обратить особое внимание на организацию агитации в деревне». Чтобы такой общий лозунг провести в жизнь, приходится подробно разъяснить его в добавочных постановлениях и инструкциях.

Инструкцией чаще всего называется такое распоряжение руководителя, которое касается различных возможных случаев и подробно описывает, что нужно делать каждый раз…

Если руководитель хочет сделать распоряжение только относительно одного случая, то он чаще всего придает ему вид приказа.

Приказ должен быть точен, ясен, краток. В нем должно быть указано, к кому он относится и когда отдан. Он должен по возможности касаться только одной определенной задачи…

Такого рода приказ устанавливает в краткой форме все главнейшее: что нужно сделать, к какому сроку, кто несет ответственность за выполнение…

Всякая форма руководства должна принимать примерно такой же характер. Если приказание отдается лично, то полезно сейчас же проверить, насколько оно понятно. Для этого надо переспросить, понятно ли приказание, и попросить повторить его, чтобы убедиться, верно ли понято и обращено ли внимание именно на самое главное.

Заканчивая такую беседу, не мешает лишний раз подтвердить: «Значит, на вашей ответственности выполнение такой-то работы».