Есть анекдот. Один человек был настолько голоден, что ему пришлось съесть четыре пампушки подряд, чтобы наесться. Доедая последнюю, он вздохнул: «Если бы я раньше знал, что наемся, съев четвертую пампушку, не стал бы есть три предыдущие». Упорядочение процесса для «Фупана» – та первая пампушка, которую нельзя пропустить.

На основе многолетнего опыта применения «Фупана» мы обобщили три практических положения упорядочения процесса.

Во-первых, упорядочение процесса весьма трудоемкий и времязатратный этап, требующий высокого уровня мыслительной подготовки и больших усилий.

Несмотря на то что мы не раз говорили об этом, считаем необходимым снова подчеркнуть: упорядочение процесса является залогом успешного «Фупана», этапом, который стоит потраченного времени. Если в начале этот этап не будет выполнен основательно, по мере проведения «Фупана» в конечном счете все же придется вернуться к нему, чтобы дополнить информацию, необходимую для логических рассуждений. Можно сказать, что это единственный способ обойти препятствие, другого пути нет. Каждый, кто будет отлынивать на этом этапе, в результате поймет, что это влечет за собой больше ущерба, чем пользы.

Первоначально информация и записи часто разбросаны повсюду, включая файлы, электронные письма, историю чатов, протоколы совещаний, рукописные заметки, оставшиеся данные о бизнес-процессах, записи, сохраненные в системе, различные статистические данные и отчеты, вплоть до истории ключевых телефонных разговоров. Более того, зачастую все эти данные не находятся в руках одного человека, необходимо просить всех сотрудников, принимающих участие, предоставить информацию.

Упорядочение процесса действительно требует времени и сил, а также больших «глупых» усилий, чтобы создать основательную фактическую базу для проведения «Фупана». Факты должны быть подлинными, а умозаключения – рациональными.

Во-вторых, упорядочение процесса зачастую можно организовать согласно хронологической последовательности произошедших событий. Формально упорядочение процесса похоже на ведение заметок, чтобы установить соответствие между временем и событием. События могут происходить не только последовательно, но и параллельно. Поэтому при установлении хронологической последовательности мы можем применить бизнес-логику. Например, проектирование и реализация маркетингового проекта. Безусловно, можно упорядочить события по хронологии, однако в маркетинге есть своя логика: анализ потребностей – определение потребностей – проектирование – отбор методик – утверждение методик – реализация плана – отбор ресурсов – поэтапная реализация плана – контроль за процессом – внесение корректировок – оценка результатов посредством «Фупана». Поскольку работа над проектом подразумевает разделение труда, вышеуказанные этапы могут реализовываться параллельно. Например, разные сотрудники в течение одной недели проводят анализ потребностей клиентов, проектирование и отбор ресурсов.

Если проводить упорядочение, основываясь лишь на временной шкале, результаты будут весьма хаотичными.

А если временную шкалу объединить с бизнес-логикой, тотчас станет очевидным, что можно отнести к проектированию, а что к отбору ресурсов. Каждый бизнес-блок состоит из ряда событий. Ситуация становится яснее после их классификации и хронологического упорядочения. Особенно важно обратить внимание на точки пересечения звеньев бизнес-цепочки – они являются ключевыми для «Фупана». Правильное упорядочение этих точек позволяет повысить его результативность и эффективность.

В-третьих, упорядочение требует привлечения специалистов для координации процесса «Фупана» и подготовки материалов.

Нам однажды рассказали, что фупан-совещание длилось всего полдня, а на упорядочение процесса было потрачено 2–3 дня. Такая кропотливая работа требует участия ответственного сотрудника. Во-первых, он, будучи глубоко погруженным в проект, помогает коллегам быстрее разобраться в рабочих процессах. Во-вторых, координируя действия, распределяя задачи и фиксируя результаты, он предотвращает дублирование усилий и поддерживает равномерную нагрузку, что повышает эффективность проведения упорядочения.

Это совсем не означает, что ответственное лицо должно организовывать весь процесс в одиночку. В качестве координатора ответственное лицо может попросить членов команды предоставить точную информацию, чтобы собрать все кусочки головоломки (см. таблицу 3.5).

Таблица 3.5. Упорядочение процесса каждого блока

На основе упорядочения процесса каждого блока ответственное лицо объединило все события в таблицу в хронологическом порядке. Эту работу ответственное лицо может выполнить самостоятельно или поручить другим членам команды. Например, чтобы помочь новым сотрудникам как можно быстрее ознакомиться с бизнес-процессом, можно попросить новых членов команды упорядочить все данные, как показано в таблице 3.6.

Таблица 3.6. Информация о процессе упорядочения

Перед проведением фупан-встречи ответственное лицо должно заранее направить материалы о ходе вышеупомянутого процесса упорядочения. Таким образом, при возникновении каких-либо вопросов возможно своевременно дать обратную связь и внести исправления. Обычно мы просим участников оставлять комментарии к ключевым вопросам при прочтении этих материалов, чтобы сделать дискуссию во время «Фупана» более продуктивной.