В конце года одна компания запланировала, организовала и провела собрание по стратегическому взаимодействию для всех сотрудников. После собрания под руководством проектного менеджера группа работников провела «Фупан», в процессе которого члены группы, дополняя друг друга, фиксировали процесс организации мероприятия.

Проект был официально запущен 9 октября (см. таблицу 3.1), завершен 26 декабря (см. таблицу 3.3), его продолжительность составила 79 дней. Переломным моментом стало очередное собрание проектной группы 29 ноября (см. таблицу 3.2), которое состояло из двух этапов: обсуждения плана работы и осуществления организации проекта. План работы был представлен руководству всего четыре раза: 28 ноября, 4 декабря, 13 декабря и 24 декабря, и претерпел две значительные корректировки.

Таблица 3.1. Порядок выполнения задач октября

Примечание: цифры в таблице обозначают даты, как и в таблицах ниже.

Таблица 3.2. Порядок выполнения задач ноября

Таблица 3.3. Порядок выполнения задач декабря

• 9 октября: команда под руководством проектного менеджера провела первую дискуссионную встречу, предварительно обсудив цели, ход реализации проекта, его выполнение и т. д., а также распределила обязанности.

• 17 октября: члены проектной команды представили план опроса всего персонала и предварительные идеи о планировании собрания по стратегической коммуникации. В процессе обсуждения все члены команды выдвинули свои предложения по оптимизации и доработке этих аспектов.

• 24 октября: был утвержден план проведения собрания, детализировано его основное содержание и формат проведения.

• 1 ноября: на второй встрече по планированию собрания был определен его формат, утверждено видеосопровождение, а также приглашено руководство компании для оценивания результатов и консультации.

• 8 ноября: были внесены уточнения и корректировки во вторую версию плана собрания.

• 12 ноября: была проведена работа над выявлением основных проблем в проведении собрания, акцентировано внимание на ключевых стратегиях и идеях и в соответствии с этим определены корректировки плана.

• 16 ноября: был представлен план, назначено время для отчета руководителю.

• 28 ноября: в ходе встречи руководство компании одобрило план собрания по стратегической коммуникации, выдвинуло несколько предложений по ее оптимизации, а также попросило проектную группу составить отчет для председателя правления.

• 29 ноября: проектная группа распределила обязанности и преступила к реализации цели на основе сформулированного плана.

• 3 декабря: был представлен первоначальный вариант анкеты.

• 4 декабря: руководство утвердило детали плана и назначило время собрания по стратегической коммуникации.

• 6 декабря: участникам на почту были отправлены уведомления о собрании.

• 11 декабря: составлен список вопросов для собеседования.

• 13 декабря: представление отчета председателю правления.

• 24 декабря: отчетность перед непосредственным руководителем.

• 25 декабря: завершение работы над отчетом и презентацией.

• 26 декабря: собрание по стратегической коммуникации было проведено в срок, согласно плану.

Выше представлена последовательность осуществления этого кейса в виде календарных записей, а также отражены ключевые события и моменты проекта. Поскольку выше рассмотрен справочный случай, в тексте отражены не все детали проекта и сведения о нем. В ходе настоящего «Фупана» отчеты о последовательности событий более детализированы, отражают ход выполнения проекта в различные временные промежутки. Благодаря этому команда может опираться на подробные комментарии и фактические данные, чтобы сформировать более полное представление о проекте.