Мы стремимся овладеть суперсилой OKR, потому что слишком хорошо знаем, как легко нарушаются личные обещания. Но что насчет работы? Взять хотя бы мисс Совершенство – она перестала бегать, как только добилась идеальных результатов. Однако даже она, при всей ее тяге к требовательности, вряд ли будет рвать все рабочие документы и начинать сначала только потому, что они ей не понравились. На работе люди редко сдаются так же легко, как в личных делах. Почему так происходит?
Одна из причин – зарплата и репутация, которые напрямую зависят от результатов. Зачастую мы не можем отказываться от выполнения поручений, потому что это просто вне нашей власти. Иногда работа обречена на успех, потому что мы обязаны быть на рабочем месте в определенное время. Но главное отличие кроется в правильной организации процессов.
Разумеется, не всякая работа в компании бывает успешной. Иногда руководители не понимают, что такое менеджмент, выжимают из сотрудников максимум усилий ради мнимого результата. Однако в более-менее организованных компаниях руководство обычно грамотно ставит цели и мотивирует, финансовый отдел – распределяет бюджет, HR – подбирает кадры. Кроме того, если работа ведется в формате проекта, назначается отдельный менеджер, который занимается планированием, составлением расписания, координацией и коммуникацией. Одним словом, компания – это система, созданная для того, чтобы работа действительно выполнялась.
Поэтому, если мы поймем принципы бизнес-управления и применим их к процессу достижения личных целей, наши шансы на успех значительно вырастут.
Скажем так, вы решили: «В этом году начну бегать». Казалось бы, что сложного? Но если вы действительно хотите заниматься этим регулярно в течение целого года, важно обнаружить и выполнить различные скрытые управленческие задачи. И в этом вам поможет OKR.
Чтобы достичь личных целей, нам приходится брать на себя роли, за которые в компании обычно отвечают другие люди – менеджеры или руководители. Сначала вы сами себе директор: определите видение будущего и наметьте дорожную карту. Ответьте на такие вопросы, как «Зачем я бегаю?», «Чего я хочу добиться с помощью бега?» и «Каким будет мое физическое состояние через год?». Не будем забывать и о роли менеджера: определите, сколько раз в неделю и на какую дистанцию вы планируете бегать, какой результат будет для вас успехом. А в моменты лени или кризиса становитесь лидером: мотивируйте себя, адаптируйтесь к обстоятельствам, принимайте рациональные решения, учитывая свои способности и обстоятельства.
Термин «менеджмент» ассоциируется исключительно с корпорациями, но, работая над достижением своих личных целей, мы неосознанно проходим через те же стадии. Методы управления, применяемые в компаниях, – это профессионально разработанные и систематизированные подходы к повышению вероятности достижения целей проекта. Если вы освоите их и будете использовать в своей повседневной жизни, то сможете избежать распространенных неудач и приблизиться к желаемому.
Слово «проект» используется часто, но его точное значение известно не всем. По сюжету фильма «Проект А», где Джеки Чан выступал как режиссер и исполнитель главной роли, военно-морские силы проводят операцию по ликвидации пиратов в окрестностях Гонконга. Вот такая ограниченная по времени и ресурсам задача с уникальной целью – типичный проект. Но если борьба с пиратами для вас – это обычное явление без начала и конца или импровизированный ответ на угрозу без установленного количества военно-морских сил, то назвать это проектом уже нельзя.
Согласно международному стандарту PMBOK (свод знаний по управлению проектами), проект – это «временное усилие, направленное на создание уникального продукта или услуги»[39]. Здесь можно выделить два ключевых признака: ограниченность по времени и уникальность. Первое означает, что проект имеет четкие начало и конец. Он завершается либо при достижении цели, либо из-за внешних обстоятельств. Поэтому такие повседневные действия, как завтрак, проверка электронной почты или уборка, не могут считаться проектами. Но если вы решите готовить себе полезный завтрак на протяжении 30 дней, чтобы сбросить два килограмма, – то есть определите уникальную цель и сроки ее достижения, – это уже будет проект.
Важно помнить, что итог проекта – создание уникального результата.
Если вы убираетесь каждый день, то это рутина. Но если вы попытаетесь сделать что-то, чего никогда раньше не пробовали, например, «за три дня разобрать весь гардероб», – это будет уникальная цель, и такой план можно считать проектом. Даже если вы делали нечто похожее раньше, но сейчас задача, сроки ее выполнения или желаемый результат отличаются, – это новый, уникальный проект. А теперь давайте подумаем, как можно планировать и реализовывать проекты так, чтобы достигать своих целей. Что должно измениться, чтобы это стало возможно?
Чтобы успешно завершить проект, необходимо разобраться в различных ограничивающих факторах, таких как сроки, количество задач и бюджет, а затем найти точку баланса. Начнем с временных ограничений. Выясните, каков крайний срок, сколько времени у вас есть, а затем составьте план и распределите задачи в пределах доступного времени.
Также с самого начала вам необходимо точно определить величину работ и по возможности строго ее придерживаться. В компании обязательно найдется человек, который попытается незаметно расширить объем уже согласованного проекта или внести дополнительные пункты. По мере увеличения требований и вкладываемых ресурсов первоначальный план начнет разваливаться, а вероятность провала проекта увеличится, поэтому вы должны быть осторожны. То же самое касается и личных проектов. Если с самого начала задокументировать масштаб цели и придерживаться ее как ориентира, вы снизите риск неудачи.
Еще одно ограничение, которое нужно учитывать – бюджет. Например, если в рамках проекта «в течение 30 дней готовить полезные завтраки, чтобы похудеть на два килограмма», вы покупаете много органических продуктов, это может сильно ударить по бюджету. Если ваша почасовая оплата – 10 тысяч вон[40], и вы тратите по два часа каждый день на составление меню, закупку продуктов, готовку и уборку, то ежедневно вы тратите 20 тысяч вон[41] в виде альтернативных издержек.
После оценки ограничений наступает этап реализации.
Согласно PMBOK, проект состоит из пяти фаз:
1. Запуск.
2. Планирование.
3. Выполнение.
4. Мониторинг.
5. Контроль.
В этой книге процесс успешного завершения проекта разбит на пять шагов:
1. Постановка четких целей и ключевых результатов.
2. Составление плана реализации, который учитывает все ограничения.
3. Превращение действия в привычку.
4. Регулярная проверка прогресса.
5. Оценка результата и выводы.
Если вы будете последовательно делать один шаг за другим, то даже личный проект перестанет быть хаотичным и станет более управляемым, что позволит вам действовать осознанно и целенаправленно. Так вы сможете прийти к результату.
Менеджер проекта – это человек, который способствует плавному продвижению проекта и доводит его до конца. Не обязательно быть дипломированным специалистом, чтобы выучить английский или заняться бегом, но даже понимание базовых принципов проектного управления, изложенных в этой книге, поможет вам легче превратить абстрактные намерения в конкретные планы и успешно отслеживать их выполнение.
Представим, что мисс Контроль, работая менеджером проектов в IT-компании, решила больше читать. Как она будет это делать?
5 шагов для успеха проекта
Во-первых, если она поставила перед собой цель, то превратит процесс ее достижения в проект. Вместо расплывчатого «хочу читать книги», она определит, сколько книг и к какой дате она должна прочитать. А также какой конечный результат она хочет получить.
Мисс Контроль решает начать 1 января и закончить 31 марта. Она планирует прочитать 10 книг и опубликовать рецензии на них в своем блоге. После того как цель и результаты определены, она делит задачи на этапы. У нее 90 дней и 10 книг – на каждую по девять дней, один из которых она потратит на написание рецензии, то есть остается восемь дней на чтение. Если объем книги в среднем составляет 400 страниц, ей нужно читать по 50 страниц в день, что занимает около часа. Получается, что, выделяя по часу в день на чтение, она сможет успешно завершить проект.
Первый шаг – определить работу, которую необходимо выполнить, разбить ее на небольшие части, составить реалистичный график и разумно распределить ресурсы – время, силы и внимание.
План чтения мисс Контроль
После старта проекта важно регулярно отслеживать процесс: если вы продвигаетесь быстрее запланированного, можно перенести срок завершения, а если медленнее – отодвинуть дедлайн или сократить объем задач.
Поскольку обстоятельства меняются, собственные возможности не всегда очевидны, гибкость и умение пересматривать план становятся необходимыми навыками. Такой подход гораздо эффективнее, чем слепое следование расписанию или желание все бросить и начинать заново, как только что-то пошло не так. Он помогает сохранить мотивацию и лучше понять свой рабочий ритм.
Как бы ни был хорош ваш план, в процессе его выполнения вы неизбежно столкнетесь с различными трудностями и препятствиями: захочется отдохнуть пару дней, потому что читать каждый день слишком утомительно, или появится неожиданное дело, из-за которого вы потеряете время, или окажется, что вы неправильно оценили объем, выбрав книгу не на 400, а на 700 страниц, или маленькую, но скучную, которую сложно читать.
В начале проекта уровень неопределенности высок, так как невозможно учесть все детали. Поэтому стоит заранее выделить в плане дополнительные 20–40 % свободного времени, чтобы вы могли в достаточной степени отреагировать на непредвиденные изменения. Другими словами, если у вас 90 дней, распределяйте задачи на 72 дня, а оставшиеся 18 держите в резерве. Или расширьте график до 108 дней, объединив 90 дней для чтения и 18 дней свободного времени. Наличие запаса увеличивает шансы на успех.
Худшее, что можно сделать, – это полностью забросить проект, если что-то пошло не так, как планировалось.
Проанализируйте причину, найдите решение, откорректируйте план и продолжайте. Например, если вы посчитали, что должны читать 50 страниц книги за час, но на самом деле прочитали только 30, увеличьте время чтения или сократите количество книг. Вы все равно получили полезный опыт, даже если ошиблись в расчетах. Это значит, что следующий план окажется точнее. Подобные небольшие неудачи дают ценную информацию.
Не стоит воспринимать провалы как что-то недопустимое. Гораздо продуктивнее видеть в них естественную часть жизни и учиться гибко реагировать: модифицировать план и двигаться дальше.
Вам будет легче поддерживать мотивацию и добиваться успеха, если вы превратите процесс достижения цели в проект с началом и концом, графиком и действиями, направленными на разрешение кризисных моментов.