Среди показателей физического комфорта в офисе сотрудники чаще всего отмечают освещение, качество воздуха, плотность расположения рабочих мест и их эргономику, уровень шума, наличие питьевой воды, доступ к питанию, возможность попасть в туалет без ожидания, безопасность. То есть самые базовые потребности, без удовлетворения которых люди испытывают острый дискомфорт, направляя на него все свое внимание.
Разберем основные настройки, обеспечивающие сотрудникам физический комфорт в офисе.
Основная составляющая здорового помещения – хорошая вентиляция и чистота воздуха. Мы не особо замечаем, чем и как дышим, но качество атмосферы сразу сказывается на нашей жизнедеятельности.
Замечали, что на работе усталость возникает достаточно быстро? А на встречах постоянно хочется спать? Чаще всего в офисе, особенно в переговорных, недостаточно свежего воздуха. Поэтому запасайтесь кислородом на регулярных прогулках, проветривайте помещение. Также убедитесь, что материалы отделки и декора экологичны, а вентиляция работает хорошо.
Исследователи из Гарварда изучили данные о больничных листах 3000 сотрудников в 40 офисных зданиях и выяснили, что 57 % всех заболеваний связаны с плохой вентиляцией[25]. Кроме взявших больничные, были те, кто продолжал работать в офисе, несмотря на головную боль и плохое самочувствие. Их работоспособность даже при простом наборе текста на компьютере снижалась на 6,5 %.
Источником токсичного загрязнения воздуха может быть даже офисный ковер. Вы давно обращали на него внимание и отправляли в химчистку?
Чтобы воздух в офисе оставался чистым, используйте экологичные материалы, регулярно проводите влажную уборку, меняйте ковры, фильтры у кондиционеров, включайте увлажнители и проветривайте помещение, если есть такая возможность. Комнатные растения также положительно влияют на качество воздуха, поглощают споры плесени, вредные вещества и токсины, повышают устойчивость к аллергенам и респираторным заболеваниям. Живая флора снижает давление, сокращает частоту сердечного ритма и улучшает краткосрочную память.
Так что если у вас в офисе до сих пор нет растений, пора заняться его озеленением. Кстати, они положительно влияют не только на физический комфорт, но и на эмоциональный.
Еще один важный фактор комфорта – экологичность. Материалы, используемые при строительстве и отделке, в основном оцениваются с точки зрения их пожарной безопасности и токсичности при возгорании. Проводя до 90 % времени в помещениях, мы соприкасаемся и дышим разными химическими веществами, из которых состоят материалы интерьера. Только небольшая их доля проходит контроль и имеет стандартные параметры безопасности. Тем не менее токсичные материалы наносят ущерб здоровью даже при обычном температурном режиме. В маленьком и плохо проветриваемом помещении концентрация вредных веществ выше.
ПВХ-покрытия могут содержать токсичный компонент диэтилгексилфталат. Во многих странах ЕС он запрещен к применению. В России такого запрета нет, поэтому ориентироваться можно только на ответственный подход производителей. Не содержат диэтилгексилфталата пленки ПВХ, прошедшие сертификацию по европейским системам RoHS и REACH.
Виниловые покрытия могут содержать фталаты. Это вещество попадает в организм через легкие и кожу в случае повышенной влажности, провоцируя астму и аллергию. Влажность также приводит к появлению плесени и грибка.
Напольные покрытия из ламината иногда выделяют формальдегид – бесцветный газ с резким неприятным запахом. Некоторые исследования связывают повышенный уровень формальдегида с развитием рака носоглотки, придаточных пазух и полости носа[26]. Формальдегиды также используют при производстве мебели из ЛДСП. Древесно-стружечная плита изготовлена из опилок, которые склеивают с помощью формальдегидных смол. Сверху такую плиту отделывают пленкой – ламинируют. Мебель из ЛДСП с классом E0,5 и E1 считают безопасной для здоровья, так как она выделяет минимальное количество формальдегида. В России действуют требования к его допустимому уровню в помещениях и атмосфере, которые отличаются от стандартов, принятых в Евросоюзе. У нас эта норма – не более 0,1 мг/м3, в Европе – 0,01 мг/м3. ДСП, произведенная на заводе Egger в России, соответствует российским стандартам качества. Изучайте маркировку и сертификаты безопасности.
Более экологичной альтернативой будет мебель из МДФ или из шпона. При их производстве формальдегиды не используют. Вполне предсказуемо МДФ и шпон дороже ЛДСП.
Пожарная безопасность – обязательное требование при планировке офиса. Запасной выход и пути эвакуации должны быть открыты, свободны и позволять всем сотрудникам быстро эвакуироваться в любое время без прохождения через турникеты, пороги и другие препятствия. Направление движения обозначено светодиодными стрелками и табличками «выход». Двери на пути эвакуации должны открываться по направлению движения из помещения, а на окнах нельзя устанавливать глухие решетки.
На каждые 50 м2 помещения устанавливают огнетушитель, пожарные рукава, подключенные к водопроводу, или другие средства пожаротушения. Если организация крупная, занимает большую площадь и в помещениях всегда многолюдно, необходима автоматическая пожарная сигнализация.
Электроплиты, чайники и другую бытовую технику располагают только в предназначенных для этого помещениях. Запрет в них на курение и использование открытого огня – обязательное правило пожарной безопасности. Организация мест для курения на открытом воздухе – инициатива работодателя. Она необязательна[27].
Другой важный показатель – температура воздуха. Восприятие человеком теплового комфорта зависит от скорости метаболизма и одежды. Поэтому кому-то все время холодно, а кому-то вечно жарко. Индивидуальные предпочтения усложняют поиск оптимального решения. Но доказано, что в пределах небольших отклонений от стандартного температурного диапазона – от 18 до 23 градусов – люди хорошо приспосабливаются и не подвергаются рискам.
В жаркий сезон температура в офисе может колебаться в диапазоне 23–25 °C при относительной влажности 40–60 %. В холодные периоды – это 21–24 °C.
Если температура ниже 20 °C или выше 28 °C, то сотрудникам будет или холодно, или жарко. Думать о другом они не смогут, что напрямую скажется на их продуктивности.
Кроме того, кондиционеры и сплит-системы часто становятся источником конфликтных ситуаций и отвлекают. Одним хочется похолоднее (обычно мужчинам), другим – потеплее. И уж точно никто не желает сидеть под кондиционером. В соответствии с установленными требованиями скорость движения воздуха в помещении должна быть в диапазоне 0,1–0,3 м/с. Под кондиционером она выше.
Нормативы снижают накал кондиционерных войн. Но навыки общения и способности договариваться в этом вопросе незаменимы.
Корпоративную культуру для того и строят, чтобы люди учились взаимодействовать и договариваться, понимали, что принято, а что нет. Если кондиционирование спроектировано неудачно, вызывает конфликты, а пульт управления сплит-системой становится инструментом давления и шантажа, поговорите с коллегами, обсудите свои ожидания, предложите пути решения. Так вы скорее урегулируете ситуацию. Опирайтесь на законодательную базу и ищите гибкие варианты. Например, включайте кондиционер на короткие промежутки до начала рабочего дня и в обед, основательно проветривайте офис в перерывах, меняйтесь местами, чтобы самое кондиционируемое место доставалось разным сотрудникам или тем, кто основное время проводит вне офиса.
На рабочих местах и в местах продолжительной работы вне офиса должно быть достаточно естественного дневного света. Когда я провожу опросы сотрудников, выясняется, что мало кто обращает внимание на качество воздуха. Но отсутствие окон или тусклое освещение замечают все, и это вызывает постоянный дискомфорт. Особенно зимой, когда солнечного света мало, работоспособность сразу снижается. Глаза реагируют на темноту, посылая сигналы в мозг. Он синхронизирует процессы в организме, считая, что сейчас вечер или ночь. Поэтому зимой постоянно хочется спать.
Искусственное освещение помогает продлить дневную работоспособность. Современные осветительные приборы делают свет в помещении комфортным и убирают раздражающую пульсацию, которая возникает в результате неравномерного свечения ламп.
При длительном воздействии пульсация вызывает быструю утомляемость и головные боли.
Светильники классифицируют:
• по месту расположения: потолочные, настольные, настенные и напольные;
• по принадлежности: общие, индивидуальные и акцентные;
• по способу монтажа: встраиваемые, накладные, подвесные;
• по типу: линейные, трековые, точечные или рассеянного света. Линейные светильники размещают над рабочей зоной. Трековые подходят для рабочих мест, которые можно перемещать и трансформировать.
Технологии постоянно меняются. Если раньше использовали преимущественно лампы накаливания, то сейчас они считаются неэффективными и почти вышли из употребления. Галогенные лампы – более дорогие, качественные и яркие, но тоже не самые эффективные. Светодиодные – экономичнее, безопаснее и дольше служат, но дороже всего по стоимости. Люминесцентные также достаточно долговечны и стоят дешевле, однако их нужно использовать осторожно, поскольку они бывают слишком яркими, а со временем начинают неприятно пульсировать.
При выборе ламп обязательно обращайте внимание на коэффициент пульсации.
20 % – подходит для конференц-залов и других больших помещений, 10 % – для образовательных учреждений. В офисе при нагрузке от компьютерных мониторов установлен минимальный коэффициент 5 %. Меняйте лампы по истечении срока службы, поскольку они теряют яркость.
Если выбираете освещение самостоятельно, то перед покупкой найдите интересующую вас лампу на lamptest.ru и проверьте ее параметры.
Кельвины характеризуют температуру света. Чем она выше, тем холодней свет. Теплый свет в диапазоне до 3000 К психологически более приятный. Его лучше использовать для переговорных и зон социализации, потому что сосредоточиться при таком освещении сложно.
Комфортным светом для обычной работы считается нижний спектр нейтрального оттенка от 3500 до 4000 К. Светодиодные лампы такой температуры позволяют сохранять высокую активность даже в отсутствие естественного дневного света и качественно его имитировать.
Лампы с температурой в 4000 К – это естественный свет, близкий к дневному. Они дают холодный синеватый оттенок, подходящий для сосредоточенного интенсивного труда или работы с документами. Такой свет способствует высокой концентрации, но при длительном освещении глаза от него устают быстрее и впоследствии может развиться бессонница.
А вот свет при температуре в 5000 К уже будет напоминать больницу или медицинское учреждение. Вряд ли ваши сотрудники захотят чувствовать себя целый день как на хирургическом столе или в кабинете стоматолога.
На интенсивность света влияют люксы. Чем выше их значение, тем лучше освещено помещение. Нормы освещения отличаются согласно российским и мировым стандартам. Рекомендую пользоваться международными. Для рабочего места – 500 лк, для общих переговорных – 300 лк.
Один люкс равен освещенности поверхности площадью 1 м2 при световом потоке излучения в 1 люмен. Люкс определяет интенсивность светового потока, а освещенность поверхности зависит от интенсивности источника света и его удаленности от поверхности или высоты светильника. Освещенность стола и низкого кресла будет отличаться, в зависимости от их высоты по отношению к источнику света.
Еще рекомендую обратить внимание на коэффициент отражения. Он зависит от цвета стен, мебели и потолка.
Темные стены и столы плохо отражают свет. В этом случае нужно устанавливать больше освещения.
Поэтому черную мебель для офиса лучше не выбирать. А вот белая или светлая отлично подойдет. Чем контрастнее фон и рабочие детали, тем меньше нужно искусственного света.
Самая частая причина раздора и физического дискомфорта в офисах – высокий уровень шума. Он измеряется в акустических децибелах (дБ). Это относительная величина, которая рассчитывается путем сравнения одного и того же параметра при изменении уровня входного сигнала. За базовую точку отсчета берут нижний порог слышимости или частоты, которую различает человеческое ухо. Остальные уровни громкости измеряют, сравнивая их с этим порогом. 1 дБ – минимальный уровень слышимости сигнала. Звуки с более низкой мощностью в 0 дБ и ниже большинство людей не замечает и определяет как «абсолютную тишину». При увеличении мощности звука на 10 дБ громкость увеличивается в два раза.
50–55 дБ считают комфортным уровнем шума для дневного времени. Эту величину можно сравнить с обычным разговором. 50–70 дБ допустимы в большом открытом офисе. 80–90 дБ возможны для непродолжительного периода времени, а вот длительный шум в 100 дБ уже приведет к снижению слуха.
Не все частоты ухо воспринимает одинаково. Низкие и высокие диапазоны мы не замечаем, а вот частоты в спектре человеческого голоса слышим отчетливо.
Как правило, уровень децибелов в открытом офисе находится на грани допустимого. Чтобы шум не угнетал, используйте различные акустические решения. Они абсорбируют, блокируют и накрывают шумовые помехи.
Подойдут любые мягкие материалы: ковролин, настенные и потолочные панели, поглощающие звук. А вот металл, стекло и пластик, наоборот, будут отражать, создавая эхо и усиливая шум.
Чтобы полностью блокировать шум, лучше всего подойдут глухие перегородки от пола до потолка с плотным прилеганием.
Но помните, что любые щели пропускают звук. Если перегородка неплотно прилегает, то пользы от нее, с точки зрения акустики, мало. И тогда все обсуждаемое в кабинете услышат за его пределами.
Про снижение уровня шума мы уже говорили в первой части и разобрали там разные варианты, как сделать рабочую среду более комфортной. Так что перейдем к следующему параметру физического комфорта в офисе.
Наше тело не предназначено для сидячей жизни. Движение, смена положения, упражнения и растяжка позволяют сохранить активность мышц, опорно-двигательного аппарата, сердечно-сосудистой системы, а в результате – и общую бодрость, и когнитивные процессы. Когда тело неподвижно в течение нескольких часов, в нем нарушаются все естественные процессы, замедляются циркуляция крови и обмен веществ, усталость наступает быстрее, а работоспособность снижается. Отсутствие движения и постоянный стресс приводят к истощению организма не меньше, чем изнурительный труд.
Сидеть вредно, стоять целый день – тяжело даже для людей в хорошей физической форме. Лучшим решением станет возможность чередовать работу стоя и сидя.
Для этого понадобятся столы, которые можно регулировать по высоте. Скандинавские страны наиболее внимательно относятся к здоровью сотрудников. Стандарты, утвержденные на законодательном уровне, в обязательном порядке требуют в офисах такой регулировки столов. В Европе их использование уже превысило 50 % от общего числа рабочих мест.
В России подобные столы тоже появляются все чаще, закрепляя новые стандарты рабочих мест. Такие регулируемые по высоте столы можно найти в гибридном пространстве компании Novartis в Москве и в офисе компании Huawei, где они доступны для всех сотрудников.
К сожалению, установить регулируемый стол недостаточно. Новые модели поведения и привычки приживаются не сразу, с трудом преодолевая стереотипы.
Чтобы в офисе начали пользоваться полезными настройками, обязательно рассказывайте об имеющихся функциях и возможностях, сопровождайте установку подробными инструкциями и обучением.
Напоминайте о целях и пользе изменений каждый день. Наиболее убедительно действуют примеры руководителей, на них сотрудники больше обращают внимание и с удовольствием копируют. Если работать стоя совсем непривычно, пригласите коллег поучаствовать в соревновании. Отмечайте тех, кто дольше простоял за высокими столами, и награждайте победителей небольшими призами, например возможностью поработать в пятницу из дома или новыми наушниками.
Я давно пользуюсь таким столом. И когда выработала привычку регулярно менять его высоту, мой позвоночник, отягощенный остеохондрозом, сразу оценил это. Я забыла про боль в пояснице.
Для физического комфорта важна не только высота столешницы, но и ее размеры. Стандарт – 160 на 80 см. Такой размер обеспечивает комфортные личные границы и позволяет разместить большой монитор или сразу несколько.
Если стол используется неполный рабочий день или его делят разные сотрудники, можно выбрать меньший размер – 140 см. Монитор лучше поставить на кронштейн. Это позволит регулировать высоту и угол поворота экрана. Тогда он будет прямо перед глазами, и вам не придется постоянно сгибать шею. Край стола, на который кладут руки, должен быть сглажен. Когда угол прямой или острый, сосуды на руках пережимаются и ухудшается циркуляция крови. Это приводит к туннельному синдрому, при котором болят запястья, и нарушается управление кистями рук.
Со столами разобрались. Перейдем к основному символу статуса в офисе – рабочему креслу.
Эргономичные рабочие кресла стоят дорого. Это высокотехнологичный продукт с тонкими настройками. Качественное кресло даже при продолжительном сидении поддерживает комфортное самочувствие, сохраняет плотную опору по всей поверхности спины, следует за движениями вперед и назад, находясь в постоянном контакте со всеми тремя отделами позвоночника: плечевым, грудным и поясничным.
К обязательным настройкам качественного кресла относятся регулировки высоты и глубины сидения. К предпочтительным: угол наклона сидения и настройка жесткости откидывания спинки под вес.
Если никогда не регулировали положение спинки, то рекомендую попробовать ее разную фиксацию при работе на компьютере, на планшете или при разговоре по телефону. Вы заметите, как снизится нагрузка на позвоночник и шею. Вспомните сейчас, в каких положениях чаще всего работаете? Как сидите? Когда мобильные устройства плотно вошли в нашу жизнь, они изменили привычные представления о рабочих процессах.
Один из крупнейших производителей офисных кресел Steelcase провел глобальное исследование, наблюдая за изменениями позы тела при сидячей работе. Компания следила за 2000 человек в 11 странах и обнаружила девять новых положений, которые существующие офисные кресла для традиционной работы никак не поддерживали. Неудобство, боль и дискомфорт затрудняли пользование мобильными устройствами и ограничивали смену позы. Эти наблюдения привели к созданию новых кресел, способных подстраиваться под новые положения и сохранять подвижность при работе сидя. Кресло Gesture заслуженно лидирует в топ-чартах мировых рейтингов офисных кресел.
В Китае есть хорошая привычка – спать на рабочем месте после обеда. Раньше сотрудники большого московского офиса тоже так делали. Раскладывали матрасики в проходах между столами и мирно дремали минут сорок. В нашей культуре это выглядело достаточно странно. Не так давно руководство компании потратило огромный бюджет на высокотехнологичные рабочие кресла, в которых можно спать. Их спинки настолько удобные, а опорная база с пятилучевым основанием дает такую устойчивость, что при откидывании назад кресло не переворачивается. Так что это совершенно безопасно.
Хотите, чтобы у ваших сотрудников была возможность отдохнуть в обеденное время? Тогда выбирайте кресла с подголовником и хорошо откидывающейся спинкой. Если в вашей корпоративной культуре так не принято, то попробуйте выделить специальные места для отдыха.
Стоят, конечно, эргономичные кресла дорого. Как я уже говорила, они – настоящий высокотехнологичный продукт с тонкими настройками. Но поверьте, это хорошая инвестиция в здоровье сотрудников. И в продуктивность. А также серьезная мотивация для их возвращения в офис.
Кстати, учитывая цену, важно сказать и про качество ткани. Для офисных кресел выбирайте прочную, устойчивую к истиранию.
Европейские производители для офисных кресел используют ткани с устойчивостью к истиранию 25 000 циклов по Мартиндейлу, но я советую выбирать минимум 100 000. Такая ткань прослужит долго, и на нее производитель спокойно даст гарантию 10 лет. При износе до истечения гарантийного срока кресло заменят на новое. Гарантия оправдывает высокую стоимость. Если производитель надежный, то оно прослужит и дольше. А по истечении срока амортизации его можно будет продать и частично компенсировать высокие затраты.
Итак, мы разобрали семь базовых настроек физического комфорта: качество воздуха, экологичность, пожарную безопасность, освещение, температуру, уровень шума и эргономику рабочего места. Каждая из них только на первый взгляд кажется незначительной. На деле же от них зависит не только физическое состояние сотрудников на рабочем месте, но и эмоциональное. И даже умственные способности. О когнитивной и эмоциональной составляющих комфорта сотрудников как раз поговорим дальше.