Эмоциональное состояние – способность осознавать и переживать собственные чувства и эмоции, с пониманием относиться к переживаниям окружающих. И оно напрямую зависит от ментального комфорта. Эмоциональные и когнитивные процессы образуют единую систему, отвечающую за обработку информации и реакцию на стимулы, что помогает в эффективной работе.
Стабильное эмоциональное состояние создает основу для качественного взаимодействия в коллективе и поддержания уважительных отношений с коллегами. Это формирует комфортную среду и для индивидуальной, и для совместной работы.
Как создать эмоциональный комфорт в офисе?
Для поддержания эмоционального комфорта руководителям стоит обратить внимание на особенности характера сотрудников и их психотипы.
Самые известные и понятные из них – экстраверты и интроверты. Разница между ними очевидна как в жизни, так и в принятии решений. Даже жилье они выбирают по-разному. Экстраверты предпочитают взаимодействие, поэтому селятся вдоль главных улиц. Интроверты же любят спокойствие и приватность, а потому им подходят переулки и дома в глубине дворов.
Интроверты не любят шум, помехи и большие группы. Вместо этого предпочитают уединение. Прежде чем говорить, всегда думают. И хотя это одаренные, творческие люди, им сложно найти комфортное место в бизнесе. Он требует от них много взаимодействия, контактов с другими людьми, умения строить и продвигать личный бренд, громко заявлять о себе и своем мнении. Интровертам не нужна социализация. Лучше дать им возможность побыть в одиночестве. В тихом месте их креативность и эффективность раскрываются лучше всего. Там они смогут спокойно переварить любую информацию и сформулировать свои мысли.
Кстати, большинству интровертов удобнее делать это письменно. Особенно в момент обсуждения идей, тестирования и реализации, что требует последующего командного взаимодействия. Дайте им время и тишину, чтобы их идеи не остались похоронены в потоке информации от более активных и быстрых коллег.
Интроверты любят стабильность. Им точно не понравится постоянная смена рабочего места. Это пагубно скажется на их продуктивности.
Поэтому, если у вас есть такие сотрудники, важно найти место в офисе, которое станет для них своим. Комфортные границы собственного пространства дают им возможность работать сосредоточенно и эффективно.
Экстраверты же, наоборот, заряжаются энергией и эффективно работают при активном взаимодействии с командой, где могут делиться идеями и использовать «коллективный разум». Предпочитают оживленную обстановку. Продуктивность экстравертов несколько снижается в периоды, когда рядом нет никого, с кем можно было бы обменяться мыслями и развить их.
Что же делать на групповых совещаниях, чтобы интроверты участвовали в рабочем процессе наряду с экстравертами, при этом чувствуя себя комфортно?
• Подготовьте текстовые материалы для всех участников. Так делает Джеф Безос в Amazon. Он просит распечатывать информацию и уделять знакомству с ней некоторое время перед обсуждением.
• Во время совещаний делайте регулярные паузы. Так вы обеспечите тишину тем, кто в ней нуждается, и дадите время обработать информацию.
• Ведите записи и визуализируйте весь ход обсуждения. Используйте для этого маркерные доски. Часто интровертам проще написать, чем рассказать. Такой подход облегчает понимание, позволяет прояснить детали, которые без визуализации остались бы неочевидными или незамеченными.
Не стоит забывать и об амбивертах. Карл Юнг предположил, что большинство людей находятся где-то посередине между экстравертами и интровертами. Амбиверты могут обладать свойствами поведения и привычками, присущими обоим типам, и смещаться в ту или иную сторону с течением времени. Для таких людей полезна возможность смены места работы.
Для эмоционального комфорта сотрудников необходимо найти форматы помещений, подходящие разным психотипам, и поддержать различные модели поведения.
Экстравертам важны социальные пространства. Некоторые компании специально проектируют офисы так, чтобы поощрять взаимодействие между коллегами, которое иначе бы не состоялось. Например, это может быть одна общая столовая, где они с большей вероятностью встретятся друг с другом хотя бы раз в день.
Чтобы учесть потребности различных психотипов, проектируйте в офисе разные функциональные зоны. Тогда каждый найдет для себя то место, где ему комфортно.
Одна из крупнейших телекоммуникационных компаний Vodafone оборудовала в офисе в Амстердаме пространство для отдыха и неформальных коммуникаций Club 11, разделенное на две части. Первый блок – на террасе рядом с озелененной территорией, где постоянно играет музыка, созданы круговые точки для общения и открытая фуршетная зона. Эта локация отделена стеклянной стеной от второго блока, который авторы проекта назвали «библиотекой». В ней запрещены громкие разговоры, телефонные звонки и использование мультимедиа-средств.
Места в офисе, где можно найти по-домашнему уютную обстановку, располагают к естественным проявлениям чувств и эмоций, создают ощущение эмоционального комфорта, позволяют выдерживать стресс и высокие нагрузки.
Я часто встречаю в офисах настольные и компьютерные игры, музыкальные инструменты и даже караоке. Они не просто развлекают сотрудников, а укрепляют социальные связи, необходимые для преодоления конфликтов, понимания интересов и особенностей коллег.
Агрессия и жестокость чаще всего адресованы чужим. К своим проявляют внимание, лояльность, с ними договариваются, вместо того чтобы нападать. Благодаря неформальному общению люди сближаются, выстраивают крепкие отношения, сплоченность, формируют общие интересы, из которых вырастает культура доверия в организации.
Доверие – соединительная ткань, позволяющая смягчать удары и поддерживать открытое, комфортное взаимодействие в коллективе.
Эксперты «Авито Работа» опросили более 7000 россиян и выяснили, какие факторы сильнее всего сказываются на психологическом комфорте специалистов в компании. Для 45 % опрошенных самый важный мотивирующий фактор – дружелюбный коллектив и поддержка коллег[37].
Рассмотрим два типичных образа. Для первого желание быть приятным и соответствовать ожиданиям других приводит к огромным энергозатратам, лишним усилиям и постоянному напряжению. Такие люди часто обещают сделать то, что на самом деле выполнить не в состоянии. Берут на себя чужую ответственность и стараются всем помочь, при этом не справляются со своими прямыми обязанностями. В итоге снижается их уверенность и самооценка. Любят вести долгие разговоры с коллегами, даже если это никак не вписывается в расписание, регулярно опаздывают и вынуждены постоянно извиняться. Назовем такой тип «Помогающим».
Второй тип не терпит лишних разговоров и четко следует своему плану, пресекая любые попытки отвлечь его в неудобный момент. Не отвечает на телефон и игнорирует вопросы, когда занят. Такого человека не сильно волнует мнение коллег. Поэтому он может совершенно игнорировать чувства окружающих. Этим людям мало знакома эмпатия. Назовем их «Эффективными».
Когда «Помогающий» коллега встречается с «Эффективным», то оба испытывают недовольство. «Помогающий» чувствует себя отвергнутым, ощущает острый дефицит внимания. Из-за подобного отношения беспокойство рождает неудовлетворенность работой и снижает ее результаты. Такому человеку в критический период требуется получить поддержку и быть выслушанным заинтересованной стороной. «Эффективный» же раздражается и выходит из себя от того, что вынужден нарушать планы и выбиваться из графика из-за болтовни коллег.
Обеспечить адекватное взаимодействие между этими типами сотрудников можно, используя простые сигналы и неформальные протоколы. Например, для незапланированных разговоров выходите в места социализации, кафе или переговорную. В общем рабочем пространстве их лучше избегать. Поэтому, чтобы вас не отвлекали, перейдите в тихую зону.
Коллеги в наушниках скорее всего не готовы к общению. Договоритесь о том, что тогда лучше подождать более подходящего момента для разговора. Установите правила, чтобы сделать коммуникацию более комфортной и предсказуемой.
«Помогающих» часто можно найти в самых душевных местах офиса – в курилке или на кухне. Такие сотрудники приходят туда не только выпить кофе или перекусить, но и сделать перерыв в работе и обсудить последние новости.
Некурящие клиенты говорили мне, что тоже часто посещают курилку, если она удобно расположена и в ней можно просто посидеть. Поэтому обязательно подумайте, как сделать ее уютной.
Когда она хорошо проветривается, воздействие пассивного курения снижается.
Офисное пространство, которое действует как антистресс, восстанавливает психологическое благополучие. Верите ли вы, что это возможно? Для создания таких «терапевтических» офисов используют биофильный дизайн. Он зародился из теории «биофилии», представляющей собой «врожденное стремление сосредоточиваться на жизненных и напоминающих жизненные процессах». Этот термин появился в 1980-х годах, когда американский биолог Эдвард Осборн Уилсон заметил, как «растущие темпы урбанизации приводят к оторванности от мира природы».
Архитекторы, дизайнеры интерьеров и даже офис-менеджеры стали использовать элементы биофилии, чтобы сократить разрыв между городской жизнью и нашей врожденной потребностью быть ближе к природе.
Удовлетворить эту потребность в лабиринтах офисных джунглей можно, создав островки живой природы, зеленые стены или огород прямо на рабочем месте.
Научные исследования показывают, что единение с природой значительно влияет на наше психическое здоровье, работоспособность и продуктивность. Память, когнитивная гибкость и сосредоточенность улучшаются при использовании в интерьере живых растений. Это подтверждается «теорией восстановления внимания»: на работе мы подолгу концентрируемся, что приводит к умственной усталости. Если оторвать взгляд от экрана, чтобы посмотреть на зеленые растения, мозг быстрее восстанавливает способность фокусироваться.
Права на изображение Михаил Лоскутов, офис «Брусника»
Исследование влияния биофильного дизайна на рабочее пространство проводилось в 16 странах и охватывало 7600 сотрудников. Там, где использовались натуральные элементы, включая зеленые насаждения и солнечный свет, общий уровень комфорта оценивали на 15 % выше, продуктивность на – 6 %, а креативность на – 15 %[38].
В офисах с большим количеством зелени переговоры проходят успешнее, а зоны отдыха лучше расслабляют.
Помимо этого, сотрудники на рабочих местах чувствуют себя спокойнее и меньше болеют. Так считает доктор Цин Лин, автор бестселлера «Японское искусство “лесных ванн”. Как деревья дарят нам силу и радость»[39]. Комнатные растения снижают остроту симптомов, связанных с синдромом «большого здания», таких как сухость и раздражение кожи, воспаление горла, головные боли, сонливость, раздражительность и низкая способность к концентрации.
В одной прекрасной компании я попала на Тропу Размышлений. Из офиса по пожарной лестнице был спуск в парк, где и протоптана эта тропа. Все, кто хотел восстановиться, переключиться и найти вдохновение, приходили именно сюда. Никого здесь не удивляло, что сотрудник в разгар рабочего дня прогуливался в парке. Новичков такая возможность особенно радовала.
Кстати, когда в офисе поблизости от рабочего места стоят фрукты, вода и здоровые снеки, они магнитом вытягивают людей из-за стола на перерыв, чтобы подвигаться и отдохнуть.
Вообще, любые физические упражнения улучшают самочувствие в течение дня, повышают активность и производительность.
Все уже запомнили про 10 000 шагов в день. Если же нет возможности пройтись утром до работы, то постарайтесь выйти на улицу в обед. Можно провести соревнование среди коллег: у кого за неделю на счетчике накопится больше шагов. Когда ощущается общий спад энергии, чтобы взбодриться, организуйте внутренние встречи с коллегами на природе или же сделайте онлайн-созвоны на ходу. А что, надели наушники и вперед, на прогулку – обсуждать в движении рабочие вопросы. Мой коллега, у которого не было возможности выходить на улицу во время работы, завел правило вставать и двигаться каждый раз, когда говорил по телефону. Офис был небольшой, но мужчина за день умудрялся находить тысяч пять шагов, не гуляя на улице.
Конфликты на рабочем месте в первую очередь создают эмоциональный дискомфорт. Спровоцировать их может что угодно: чья-то устоявшаяся модель поведения, токсичные коллеги, неправильная организация работы и даже занятая переговорка.
Расскажу вам историю. Возможно, она покажется знакомой.
Права на изображение: Татьяна Новикова
В маленькую дружную компанию пришла новая амбициозная коллега. Встретили ее с энтузиазмом. А все потому, что она из большой корпорации и привела с собой перспективных клиентов. Раньше клиенты приходили сами, по рекомендациям. Проектов хватало, чтобы обеспечить всем стабильно высокий доход. Но в кризис количество проектов резко упало. И, дружно перейдя на удаленку, все почувствовали, как загрузка, а за ней и зарплата, стали падать. При работе из дома затраты тоже сократились, но сотрудникам хотелось вернуть привычный уровень дохода.
В этот момент в компании и появилась Тамара. В отличие от тех, кто выбирал гибридный или полностью удаленный формат работы, девушка каждый день приходила в офис, бралась за любые проекты. Она быстро находила общий язык с клиентами, жестко аргументировала свое мнение перед более мягкими коллегами и абсолютно не стеснялась ставить их в неловкое положение на виду у всех. Так умело разворачивала любую ситуацию в свою пользу, что вскоре с ней уже никто не хотел вступать в спор, чтобы не выглядеть смешным или виноватым. Даже генеральный директор, которая всегда самостоятельно принимала решения, начала слушать аргументы Тамары и учитывать ее мнение. При этом с остальными сотрудниками стала спорить чаще и проявлять к ним меньше терпимости.
Обстановка накалялась.
Компании более 20 лет, новых сотрудников нанимали редко. Люди дружили семьями, знали все друг про друга и часто встречались вне работы. Отношения коллег всегда были теплыми, доверительными и очень комфортными. Даже не приходя в офис, все знали, кто над чем работает, у кого сейчас не хватает проектов, а кто перегружен. Считалось нормальным передавать клиентов тем, у кого их мало, чем обеспечивать всем достойный заработок. Двери не закрывали, документы не прятали, открыто и легко обсуждали проблемы, требующие внимания. Часто решения, найденные для одного проекта, оказывались полезны и для других.
Но Тамару совершенно не интересовала загрузка коллег. Девушка забирала все проекты, которые попадали в ее поле зрения. Когда она перестала справляться сама, то взяла помощницу, чтобы та сопровождала ее проекты, занималась техническими и организационными вопросами.
Так Тамара смогла охватить гораздо больше клиентов, чем у любого другого менеджера. И начала зарабатывать почти вдвое больше остальных. Со временем перебралась в маленькую переговорную и стала пользоваться ей как личным кабинетом. Все разговоры с клиентами вела при закрытых дверях и ясно давала остальным понять, что ее клиенты не работают с другими менеджерами.
Раньше клиентов никто не считал своими или чужими. Они были клиентами компании. Но теперь сотрудников охватило беспокойство, которое переросло в усиление границ, обособленность и потребность в защите.
Конфликт разгорелся, как это всегда бывает, в самый неподходящий момент. В конце года появился свободный бюджет, а с ним и новые проекты. Загрузка выросла у всех, люди уставали, раздражались. Спор начался из-за маленькой переговорной, которую оккупировала наша героиня. Один менеджер встретил клиента и, естественно, попросил Тамару освободить помещение. До этого мужчина редко появлялся в офисе. Он не посчитал нужным согласовать с девушкой ее депортацию. Но у той тоже была запланирована встреча на это время, только онлайн, о которой никто не знал.
Конечно, в тот момент Тамара освободила переговорную. Но затаила обиду и через какое-то время убедила клиента того менеджера работать с ней.
Тут произошел взрыв. Сотрудники взбунтовались и потребовали от генерального директора вернуть клиента обратно менеджеру. Но та не захотела втягивать клиента во внутренние распри и оставила все как есть.
За полгода отношения в коллективе полностью разладились. Та культура, благодаря которой компания приобрела уникальную на рынке репутацию, растворилась под напором новых моделей поведения. Несколько менеджеров уволились и забрали своих клиентов к ближайшему конкуренту.
Какие выводы мы можем сделать из этой истории?
Во-первых,
нужно все время отслеживать эмоциональную обстановку в коллективе. У руководителя больше шансов заметить и предотвратить кризисную ситуацию, когда он на работе.
Если сотрудники часто бывают в офисе, то им проще заметить и отрегулировать отклонения от принятых моделей поведения. А совместные встречи и обсуждения не дали бы конфликту дойти до точки кипения.
Во-вторых, если уж конфликт случился, то вот несколько рекомендаций, которые помогут в его решении:
• Когда конфликт происходит на глазах у коллег, это усиливает панику и стресс. Поэтому претензии и разногласия лучше устранять с глазу на глаз в закрытом помещении. Заранее согласуйте время и цель встречи, чтобы не расстроить другие планы.
• Если вопрос не получилось урегулировать самостоятельно, пригласите к его решению руководителя. Личная встреча предпочтительнее.
• Возьмите в офисе за правило, что использование совместного пространства обязательно регламентируется бронированием.
• На бронирование переговорных установите лимит по времени, чтобы один человек не занимал помещение на целый день.
• Регулярные общие встречи с командой в офисе позволят согласовать регламенты и процессы, которые отвечают запросам коллектива.
В этой истории пространство сыграло косвенную роль. Но здесь наглядно демонстрируется, как пространство и культура идут рука об руку, а любые изменения влекут за собой последствия в обоих направлениях, как в сообщающихся сосудах.
Поэтому самое время поговорить подробно о корпоративной культуре.