Несмотря на то что Энтони стал экспертом в планировании своего дня и старается максимально эффективно использовать время и силы, его работу нельзя назвать легкой. Компания Энтони занимается цифровым маркетингом, быстро растет. Вот что он говорит: «Каждую неделю я сталкиваюсь с перебоями. Понедельник часто оказывается полностью загруженным, и я начинаю неделю безумно уставшим. Это плохой настрой на оставшиеся дни». Ощущение перегруженности для Энтони – верный способ ввести свой мозг в оборонительную позицию. «Иногда мне хочется вскинуть руки и сказать: “Хватит!” Когда я это делаю, то сразу же чувствую, как мой мозг замирает. В такие моменты, вместо того чтобы грамотно справиться с нагрузкой, легко принять неверные решения, – объясняет Энтони. – В итоге вы можете начать катастрофизировать, беспокоиться о худших сценариях, таких как пропуск сроков и даже потеря работы. Все это не поможет мыслить ясно». Хорошее описание того, какой стресс испытывает наш мозг, когда его преднамеренная система перегружена требованиями, не правда ли? Именно из-за таких переживаний и перегрузок мы переходим в режим защиты, часто мешая самим себе быть здравомыслящими людьми.
Зачастую такое давление – неотъемлемая часть современной рабочей жизни. Но еще одна причина, по которой многие из нас часто чувствуют себя перегруженными, – так называемая ошибка планирования[92]. Обычно мы полагаем, будто выполнение задач займет меньше времени, чем на самом деле, поскольку основываем свои оценки на одном-единственном ярком воспоминании – нашем лучшем прошлом опыте, а не на среднем времени, которое потребовалось для выполнения аналогичных задач в прошлом. Это одно из распространенных автоматических сокращений мозга – опираться на определенный опыт, а не вычислять «среднюю температуру по больнице». В результате мы становимся жертвами завышенных ожиданий. И если мы уже заняты, то не так уж много нужно, чтобы вывести нас из равновесия: коллега в отпуске, надвигающийся дедлайн, непредвиденная проблема или просто порыв, от которого следовало бы уклониться.
Есть несколько очевидных советов, которые вытекают из признания ошибочности планирования: когда вы оцениваете, сколько времени займет выполнение задачи, уравновесьте естественный оптимизм вашего мозга. Представьте сценарий, где все пойдет не так, как вы предполагаете. Затем запланируйте что-то близкое к нему. Заблуждение так сильно действует на мозг, что, задумывая худший расклад, вы наверняка получите достаточно точную оценку необходимого времени. И только представьте, как здорово вы себя почувствуете, если закончите работу раньше.
Но в ситуациях, когда вы уже перегружены, обдумывать разумный план поздно. Поэтому я хочу показать несколько приемов, чтобы вы вновь обрели чувство контроля и не запустили смартфон в стену.
Энтони знает, когда доходит до ручки. В такие моменты он чувствует напряжение в мышцах и отрывисто разговаривает, а также плохо соображает. Но у него есть надежная рутина, чтобы вернуть мозг в рабочий режим.
Когда Энтони замечает нарастающий стресс, то останавливается, делает глубокий вдох, а затем спрашивает себя: «Хочу ли я чувствовать себя так?» Он объясняет: «Я знаю, мои эмоции – всего лишь симптом слишком высоких требований к самому себе. Есть множество реальных вещей, которые я могу сделать, чтобы помочь себе справиться с ситуацией. Простой вопрос “хочу ли я чувствовать себя так?” напоминает, что у меня есть выбор, как реагировать. Это неизменно возвращает меня на путь рационального мышления. Как если бы я ущипнул себя во сне».
Энтони использует особую технику глубокого дыхания. «Когда вы паникуете, то чувствуете нехватку воздуха. Но на самом деле вы, напротив, перенасыщаете себя кислородом, потому что дышите слишком быстро. Поэтому я использую “треугольное дыхание”: вдыхаю на счет три, затем выдыхаю на три счета и задерживаю дыхание, тоже считая до трех. Замедляя сердцебиение, вы посылаете мозгу сигнал о том, что угроза миновала, и это снижает уровень стресса». Отличный пример той самой оси «разум—тело», о которой я упоминала в «Научных основах».
Таким образом, Энтони использует осознанность в качестве терапии первой линии, чтобы справиться с перегрузкой на рабочем месте. В результате он получает некоторые преимущества для своего мозга, которые, согласно исследованиям, связаны с практикой осознанности, включая более острое мышление и повышенную устойчивость. Возможно, короткий распорядок дня Энтони не похож на практику осознанности, но, по сути, таковым он выступает. Счет, который Энтони ведет во время дыхательных упражнений, дает перегруженному разуму ясную и простую точку фокуса на некоторое время, позволяя мозгу разгрузиться и реорганизовать свою работу. Как говорит Энтони, «это быстро замедляет и приносит покой».
Вот быстрый и незаметный способ сделать паузу, когда вы завалены работой:
➨ Сядьте (или встаньте) так удобно, как только можно. Поставьте ноги ровно на пол. Закройте глаза, если возможно, или просто смотрите вниз, на колени.
➨ Выберите удобную точку фокусировки. Попробуйте один из этих подходов:
• Сконцентрируйтесь на своем дыхании. Можно использовать технику Энтони или просто считать 1–2 на вдохе и 3–4 на выдохе. Вы лучше сосредоточитесь, если положите руки на живот и почувствуете, как он поднимается и опускается при дыхании.
• Обратите внимание на ощущения в каждой части вашего тела от пальцев ног до макушки головы.
• Мысленно отсчитайте от ста до нуля.
➨ Если ваши мысли блуждают, не волнуйтесь – это нормально. Не осуждайте себя. Просто заметьте: вы отвлеклись. Теперь верните внимание туда, где оно было раньше.
Если момент перегрузки застал вас в разгар встречи, используйте экспресс-версии всех этих предложений: сделайте один или два осознанных вдоха; посчитайте от десяти до одного; уделите секунду тому, как ваши ноги чувствуют поверхность пола. Никто не заметит таких практик, кроме вашего благодарного мозга.
Поскольку рабочая память нашего мозга крошечная, даже небольшие отвлекающие факторы сильно мешают нам сосредоточиться. А размышления о незавершенных задачах считаются серьезным отвлечением, особенно если вы пытаетесь уследить за ними мысленно. Вы сжигаете немного психической энергии своей преднамеренной системы каждый раз, когда говорите себе: «Вечером нужно не забыть забрать вещи из химчистки». Вот почему психологи E. Дж. Масикампо и Рой Баумейстер из Университета штата Флорида обнаружили, что люди хуже решают анаграммы и логические задачи, когда думают о другом незавершенном деле[93]. Для этого явления даже есть термин: «эффект Зейгарник», названный так по имени психолога из России, которая его открыла.
Ключ к преодолению эффекта Зейгарник – перепоручить некоторые из основных задач не мозгу, а записывающему устройству, чтобы освободить место для реального мышления:
➨ Выработайте привычку сразу же выбрасывать из головы мысли о заботах и незавершенных делах на «бумагу» – будь то реальная записная книжка или ее электронная версия. Тогда вашему мозгу больше не придется тратить энергию, чтобы запомнить все на свете. Это повторяет мой совет из второй главы: записывать даже самые незначительные планы на день.
➨ Подумайте о том, чтобы держать блокнот или диктофон под рукой. И, возможно, не один. Лично я пользуюсь блокнотом даже в душе, он у меня водонепроницаемый. Второй блокнот лежит на тумбочке у кровати, а третий – в телефоне.
Вам все равно придется возвращаться к каждому написанному пункту и думать, как включить его в план дня. Но в моменте работать станет легче, если вы перестанете тратить умственные силы на удержание всех мыслей в голове. Неразрешенные задачи похожи на кричащих детсадовцев: с ними гораздо легче справиться, если рассадить и успокоить.
Несколько лет назад в одном из ныне заброшенных аккаунтов в социальных сетях была опубликована фраза, похожая на хайку. Она называлась «Продуктивность в 11 словах» и звучала так: «По одному делу за раз. Сначала самое важное. Начните сейчас»[94]. Ее написал не ученый-бихевиорист, хотя вполне мог бы, учитывая наличие исследований о том, как легко перегружается система осознанного внимания.
Но что выступает самым важным? Если бы вы могли сделать сегодня только одну вещь, что бы это было? Однажды январским днем в Нью-Йорке я консультировала Валери, влиятельную бизнес-леди, которая собиралась уехать на ежегодную встречу мировых лидеров в Давос (Швейцария), организованную Всемирным экономическим форумом. Валери была перегружена делами. Она меняла работу, над ней довлели десяток-другой обещаний друзьям и знакомым, а еще необходимо было подготовить речь о роли бизнеса в обществе к той самой конференции. Пока мы шли по заснеженным улицам, Валери вслух перечисляла свои задачи.
В конце концов, поймав паузу в ее монологе, я уточнила: «Так много всего. Но что из этого действительно важно? Что необходимо сделать безотлагательно? Именно сегодня?»
Глаза Валери расширились: «Хороший вопрос».
Я ничего не ответила, ожидая продолжения.
«Твои слова многое проясняют», – с энтузиазмом сказала Валери. Вряд ли это был самый сложный вопрос в мире, но его хватило, чтобы она сосредоточилась и решила: «безотлагательное» – это разослать персональные приглашения людям, которые планируют быть на ее выступлении в Давосе. Для Валери наибольшее значение имело именно это, а конференция неумолимо приближалась. Перегруженность мешала ей увидеть очевидное. Постановка прямого вопроса прояснила ситуацию, уменьшив мысленный шум (или, если быть точной, снизив нагрузку на рабочую память мозга).
Это простой прием, который Энтони использует снова и снова, когда у него возникают проблемы в течение недели. «После того как перевожу дух и привожу голову в порядок, я смотрю на свои дела и спрашиваю себя: “Так, что действительно должно быть сделано к концу дня?” Такая ясность весьма успокаивает». Как поступить в случае, если неотложных дел несколько? «Если спросить себя честно, то всегда оказывается, что приоритетным остается что-то одно, обычно потому, что от этого главного дела зависят другие задачи или же на карту поставлено большее в долгосрочной перспективе. Остальное можно отложить, делегировать или игнорировать вовсе».
Глядя на свой список дел, попробуйте задать себе эти уточняющие вопросы:
➨ Что сейчас действительно важно? (Возможно, стоит пересмотреть свои цели на день)
➨ Что должно быть сделано именно сегодня?
➨ Выполнение какой задачи принесет максимальное удовольствие или облегчение?
Теперь вы выяснили, какое дело у вас в приоритете. Но если это сложная или трудновыполнимая задача, вы все равно можете почувствовать себя в тупике. Поэтому следующий простой вопрос, который необходимо себе задать, звучит так:
➨ Какой небольшой первый шаг я могу сделать, чтобы продвинуться вперед?
Этот обманчиво простой вопрос успокаивает по нескольким причинам. Во-первых, он направляет вас от переживаний по поводу масштабов задачи к конкретным осязаемым действиям. Во-вторых, мозг начнет предвкушать вознаграждение, которое принесет успех, а это поможет вывести вас из режима защиты в режим открытия. И, наконец, вопрос о «небольшом первом шаге» снижает нагрузку на мозг, перенаправляя усилия с того, что он считает трудным (ожидание неизвестного будущего), на что-то полегче (немедленное действие, которое нужно предпринять).
Анжела, адвокат, работает в фирме, где руководители избираются коллегами, а не назначаются советом директоров. Такой подход продвигает работников со свежими идеями и навыками общения с людьми. У Анжелы предостаточно и того и другого. Но каждый раз, когда она хотела выдвинуть свою кандидатуру на пост руководителя, ее сковывала нерешительность. Почти каждый день в ее списке дел появлялся пункт «начать готовиться к выборам». Это всегда было ее «самым важным делом», но задача оказывалась слишком объемной и сложной, чтобы уделять ей внимание в разгар напряженных дней.
Поэтому мы с Анжелой наметили небольшой первый шаг. После этого она сказала: «Я поняла, что первым делом нужно просто выпить кофе с моим боссом. Мы давно знакомы, и у нас хороший контакт, а потому надо просто поговорить с ним о моих идеях. И я написала это на желтом самоклеящемся стикере. Затем позвонила его помощнику, попросила назначить мне встречу. Все получилось. После этого я использовала ту же схему для следующего шага и для следующего тоже. Это меня вдохновило». Такой подход сработал. После того как коллеги выбрали Анжелу на руководящую должность, она использовала технику «небольшого первого шага» для решения абсолютно всех своих сложных задач. «Теперь это моя палочка-выручалочка. Всегда можно сделать что-то небольшое и после этого почувствовать: ты добился прогресса. Это безошибочный способ двигаться вперед, когда ситуация кажется неразрешимой».
Бывает, вы уже расставили приоритеты, поняли, каким должен быть первый шаг, но за отведенные часы все равно не успеваете сделать слишком много. Для решения этой проблемы обратимся к старой экономической концепции сравнительных преимуществ, которую впервые сформулировал экономист Давид Рикардо в 1817 году. Ее, кстати, часто воспринимают неверно.
А вот как она на самом деле работает. Представьте, словно Англия и Португалия производят ткань и вино (здесь вы – Португалия, а Англия – один из ваших коллег). Португалии хорошо удаются оба продукта. Так должна ли она делать все, а Англия – ничего? Нет, потому что у Португалии ограниченные ресурсы. И дело не в том, что Англия совсем не умеет делать ткани и вино. Просто она не так хороша в этом, как Португалия.
Должны ли обе страны производить оба продукта одновременно? Нет, если они могут торговать друг с другом. Например, Англия производит и вино, и сукно «хорошо», а Португалии удается «исключительное» вино и всего лишь «очень хорошо» – ткани. Разрыв между мастерством Португалии и Англии в виноделии серьезнее, чем в производстве сукна, поэтому Португалия будет иметь сравнительное преимущество в виноделии, но не в тканях. В итоге, при ограниченных ресурсах Португалия должна сосредоточиться на том, в чем лучше преуспевает. Если она займется виноделием, а Англия – производством сукна, то, как показал Рикардо, обе страны произведут больше товаров, чем если бы каждая из них пыталась делать оба одновременно[95].
Эта логика сравнительных преимуществ может стать отличным подспорьем для определения приоритетов в работе, когда мы перегружены. Мы так часто ввязываемся в задачи, которые, по идее, должны поручить другим. Говорим себе, будто наши коллеги не настолько опытны или сведущи, или надеемся все сделать быстрее, если возьмем дела на себя. Но такой образ мышления влечет за собой лишь убытки. Не желая делегировать задачи, мы не успеваем сделать важные или сложные вещи, которые действительно под силу только нам. Президент США Теодор Рузвельт знал это. Он мог печатать на машинке быстрее, чем его личный помощник. Но как бы хорошо он ни печатал, сравнительное преимущество Рузвельта заключалось в выполнении более важных обязанностей, где его возможности были по-настоящему уникальными: он был президентом. Поэтому именно на этих обязанностях он и сосредоточил свое внимание, делегировав стенографию своему помощнику. Для страны, без сомнения, такая стратегия оказалась лучшей.
Итак, посмотрите на свою сегодняшнюю работу и спросите себя:
➨ Какие задачи действительно под силу только вам?
➨ С какими делами мог бы хорошо справиться кто-то еще (даже если не так великолепно, как вы)?
Энтони старается делегировать вещи, которые не требуют его уникальных навыков. «Порой важными кажутся миллион задач, но вы не можете охватить абсолютно все. Именно поэтому мне пришлось научиться отпускать вещи, и поначалу это было до смешного трудно». Энтони говорит: открыто поговорить с коллегами о перераспределении обязанностей оказалось легко, поскольку он упирал на то, насколько эффективнее они станут работать в таком режиме. «Я понял, что есть вещи, которые мне нравятся и которые я делаю хорошо, но их могут взять на себя другие – например ведение блога компании. В то же время у меня всегда были задачи, требующие моих уникальных компетенций, но на них никогда не оставалось времени. А теперь у меня наконец-то появилось пространство для работы над этими задачами».
Мы уже говорили, ограниченное количество часов в сутках означает, что вы не можете успеть все. Каждый раз, отвечая «да» одной просьбе, вы фактически говорите «нет» чему-то другому. Поэтому соглашайтесь только на то, что имеет значение и раскрывает ваши уникальные возможности. Но есть одно распространенное препятствие. Действовать наилучшим образом нам мешает желание избежать сложных разговоров с людьми, которым мы вынуждены сказать «нет». «Я не люблю конфликты и ощущение того, что я подвожу людей, – говорит Энтони. – Поэтому мне трудно сказать “нет”. Я напрягаюсь перед тем, как сделать звонок или прийти на встречу, где нужно это сделать».
Именно здесь на помощь приходит техника «позитивного нет». Если вам трудно освободиться от низкоприоритетных обязательств, то научиться говорить позитивное «нет» – все равно что открыть новую суперспособность: заставить всех (включая себя) чувствовать себя лучше.
Эту технику впервые сформулировал Уильям Ури, один из основателей Гарвардской программы по переговорам. Позитивное «нет» точно вписывается в нейробиологию нашей оси «открытие – защита». Помните, наш мозг постоянно сканирует все, что несет потенциальную угрозу или вознаграждение. Когда люди реагируют на угрозу, их мозг переключает активность со сложных мыслей на простые и быстрые, как если бы они вдруг оказались в эпицентре пожара.
А теперь подумайте о том, как мы обычно отказываемся от просьбы. Например, часто начинаем со слов: «Мне очень жаль, но я не смогу прийти на встречу/заняться проектом/нарисовать портрет, который вы мне поручили…» Звучит вежливо. Но начинается с негативного сигнала «Мне жаль». Как бы вежливо это ни звучало, другой человек приходит в состояние повышенной готовности. Его мозг немедленно включает режим защиты: «Он отказывается! Это угроза!» А в таком режиме люди не способны на щедрость мышления, как в свои лучшие времена. Возможно, вы надеялись на сочувствие и понимание собеседника. Думали, он оценит ваши приоритеты. Но вы вряд ли получите такую реакцию, пока он в оборонительной позиции.
Чтобы повысить шансы на конструктивное общение с человеком, лучше начать с чего-то позитивного, а не негативного. Например:
➨ Зайдите «с тепленького». Первым делом признайте и поблагодарите человека за его просьбу.
➨ Ваше «да». Вместо того чтобы начать со слов «Мне жаль…», с энтузиазмом подчеркните то, что сейчас у вас в приоритете, и почему это интересно, важно или значимо. Подумайте о том, как выбрать причину, способную найти отклик у собеседника.
➨ Ваше «нет». С сожалением объясните, что ваши приоритеты не позволяют взять дополнительную нагрузку.
➨ Закончите с теплом. Возможно, вы предложите что-то другое, не отвлекаясь от своих реальных приоритетов. Например, познакомите собеседника с людьми, которые помогут с его вопросом. В крайнем случае, пожелайте успеха чужому проекту. Это важная заключительная фраза, и ее часто упускают, когда фокусируются на собственном дискомфорте от отказа.
Энтони приводит недавний пример позитивного «нет», которое помогло ему справиться с нагрузкой. Энтони часто говорит «да» командировкам, интересным, но не критически важным. Недавно он согласился на поездку в Куала-Лумпур, прежде чем понял, насколько сложно будет выкроить время для нее. Он боялся отказываться от поездки, но альтернатива была еще хуже: посредственная работа над проектами, крайне важными для будущего компании. В конце концов, Энтони понял, что должен сообщить организаторам о своем отказе, чтобы вернуться в нормальный рабочий режим.
В обычной ситуации Энтони написал бы что-то вроде:
«Мне очень жаль, но, к сожалению, я не смогу присоединиться к вам в поездке в КЛ. Недавно мы взялись за три больших проекта, и я полностью поглощен ими. В результате я просто не могу выкроить время, хотя пытаюсь изо всех сил сделать это. Еще раз приношу свои извинения».
Для сравнения, его положительное «нет» выглядело примерно так:
«Ваше приглашение в КЛ большая честь для меня. Работа, которую вы делаете, восхищает и впечатляет [тепло]. Как вы, наверное, знаете, наш бизнес значительно вырос за последние несколько месяцев. Мы взялись за три новых захватывающих проекта, и они действительно изменят представление наших клиентов о маркетинге. В ближайший месяц я займусь организацией этих проектов, и на мне лежит ответственность за их успех. Чтобы хорошо справиться с такой задачей, мне придется отказаться от многих вещей. И, к сожалению, одна из них – это поездка в КЛ. Я разочарован, так как с нетерпением ждал этого [его «нет»]. Пожалуйста, дайте мне знать, если понадобится связать вас с людьми, которые могут занять мое место и принести пользу группе – у меня есть несколько идей. А пока желаю вам всего наилучшего, пусть поездка сложится плодотворно [тепло]».
Эти два ответа выглядят совершенно по-разному, не так ли? Суть положительного «нет» такая же, как и обычного «нет»: решение, объяснение и извинение. Руководитель поездки поняла бы смысл письма в любом случае. Но нельзя не заметить, что тон второго сильно отличается от первого. В позитивной версии мозг адресата, жаждущий вознаграждения, в любом случае получил больше воодушевления от комментариев о новых проектах. Конечно, несмотря на разочарование, которое испытают организаторы поездки, Энтони в итоге добился понимания и уважения. И это в целом соответствует его опыту. Раньше он боялся испортить отношения, сказав «нет, спасибо», но с тех пор как использует позитивное «нет», такого не случалось. И Энтони понял: «Гораздо лучше передать четкое, искреннее сообщение об отказе, чем делать работу наполовину, когда я слишком напряжен».
Бывают дни, когда чужие требования словно давят на нас со всех сторон. Кристен, начиная строить карьеру, чувствовала себя так почти все время. У нее четверо детей, долгий путь в офис и напряженная работа – она директор по персоналу в международной фармацевтической компании. Поначалу ей было трудно найти баланс, в то время как ее семья продолжала становиться больше.
«С тех пор как вернулась к работе из третьего декретного отпуска, – рассказывает она, – я чувствовала себя так, будто не спала четыре года. Отставала на три месяца, потому что никто не делал мою работу, пока я рожала и приходила в себя, и дела навалились просто снежным комом. Я сидела в офисе и ощущала дикое раздражение. Вдруг мне захотелось сформулировать, на кого я злюсь. Изначально ярость была направлена на компанию, поскольку руководство заставляло меня приходить на встречи рано и задерживаться допоздна. Но потом я подумала, а “компания” – это кто?» И в этот момент, говорит Кристен, «я прозрела, осознав, что злилась в основном на себя и свое отсутствие границ. Я позволила работе выйти из-под контроля и пыталась найти виноватого. Но если я не отстаивала свои границы, кто должен был сделать это за меня?» Она смеется и качает головой. «Я надеялась, будто руководство скажет: “О, Кристен, ты молодая мама, бедная, не работай до восьми, не задерживайся после шести”? Нет, это зависело от меня. Может, в идеальном мире должно быть по-другому, но в реальном мы управляем тем, что происходит с нами».
Поэтому Кристен решила взять себя в руки. «Я записала в блокноте основные пункты: “Я не соглашаюсь на встречи раньше восьми утра. Не задерживаюсь позже шести. С полудня до часу я нахожусь за своим рабочим столом и обедаю. Когда я дома – я дома; когда я на работе – я на работе”. Это был короткий список. “Если это негативно скажется на моей карьере, то так тому и быть”, – решила я. По-прежнему все равно не могло больше продолжаться. Но ирония в том, что, как только я ввела такие границы, моя карьера резко пошла в гору». Почему, по мнению Кристен, это произошло? «Границы сделали меня спокойнее и эффективнее. Кроме того, тогда я еще не была руководителем, но, думаю, мое поведение показало, что я способна им стать, ведь я умею управлять собой».
Одно из правил Кристен гласило: просто и без драмы сообщать работодателю, когда она свободна, а когда нет. «Я говорила просто. Например, готова присутствовать на совещании до 18:00 часов. Все, больше ничего не требовалось». Кристен не завязывала себя в узлы, пытаясь объяснить, почему ей нужно уйти со встречи четко в конце рабочего дня. «И несмотря ни на что, я вставала и уходила в озвученное ранее время». Такой взвешенный и спокойный акцент на границах имеет силу, поскольку мозг людей воспринимает двусмысленность и неопределенность как угрозу. В отличие от этого, ясность, как ни странно, успокаивает, даже если несет не совсем такой смысл, как хотелось бы людям. «Я решила, что не могу всю жизнь злиться на других, – добавляет Кристен. – Я должна была понять, что могу и чего не могу делать и быть готовой не только сформулировать, но и добиваться этого». С таким подходом Кристен продолжает расти, получая повышение за повышением.
Процесс принятия решений утомляет сознательную систему нашего мозга, независимо от того, велики или малы ставки. Сами того не осознавая, мы можем тратить изрядную долю умственной энергии на решение незначительных вопросов в течение дня: что съесть, что надеть, когда заняться спортом или лечь спать, отвечать ли на телефонный звонок, ставить ли в приоритет ту или иную задачу. Поэтому есть аргументы в пользу того, чтобы «автоматизировать» рутинные вопросы: установить простые правила, которые не требуют размышлений. Это поможет освободить место в голове для более значимых задач. Именно поэтому многие мировые лидеры предпочитают минимизировать время на заботу о своем гардеробе. В одном из интервью бывший президент США Барак Обама как-то сказал: «Я ношу только серые или синие костюмы. Не хочу тратить время на выбор что съесть или надеть. Так же и вам нужно сосредоточить свою энергию на принятии важных решений, а базовые вещи превратить в рутину»[96]. Канцлер Германии Ангела Меркель также известна тем, что носит пиджаки одного фасона, просто разных цветов и материалов, соответствующих сезону.
Элисон занимается отбором и собеседованием претендентов на руководящие посты, и в ее гардеробе наверняка найдется не один пиджак. Но, подобно Обаме и Меркель, она считает полезным автоматизировать некоторые из своих ежедневных решений, ссылаясь на расстановку приоритетов. «Я стараюсь превратить как можно больше повседневных вещей в привычки», – говорит она. Кроме гардероба, Элисон также относит к рутине занятия спортом и уроки французского языка. «Я уделяю каждому из этих дел по несколько минут в день, а не страдаю над тем, есть ли у меня на это время или нет. Просто делаю. Считаю, регулярные небольшие дела занимает меньше места в голове, чем размышления о том, в какой из дней недели я смогу позволить себе спорт или языковые курсы». И это также означает, что с 16 лет Элисон почти каждый день занимается физическими упражнениями в той или иной форме, даже когда спорт – это всего лишь пройтись пешком с одной встречи на другую, параллельно разговаривая по телефону с коллегой.
Так что, если вы чувствуете себя морально истощенным или переживаете стресс, подумайте, получится ли у вас стать таким же, как Меркель. Спросите себя:
➨ Можете ли вы делать что-то в одно и то же время или одним и тем же способом каждый день?
➨ Готовы ли вы наладить рутину из повседневных вещей, чтобы сократить количество времени для малозначимых ситуаций выбора?
Например, я часто размышляла, стоит ли отвечать на телефонные звонки с неизвестных номеров. Тратила три секунды на раздумья, брать трубку или нет, – секунды, часто безвозвратно отвлекающие меня от работы. Но подавляющее большинство таких звонков было спамом, а настоящие абоненты всегда оставляли голосовую почту. Время, потраченное на принятие решения, было потрачено мною впустую. Поэтому я установила себе правило: «Никогда не отвечать на звонки, если я не знаю номер». Результат: небольшая, но полезная победа в борьбе за максимальную эффективность каждой минуты.
Преодолевая выгорание
В следующий раз, когда вы почувствуете себя перегруженным, попробуйте эти стратегии – или, лучше всего, попробуйте их прямо сейчас?
➨ Делайте осознанные паузы. Ваш мозг лучше включится в работу, если вы будете давать ему паузу и сосредотачиваться на своем дыхании (или ощущениях своего тела или счете от 100 до 1) в течение пяти минут.
➨ Освобождайте свою память. Записывайте все, что крутится у вас в голове, даже самое незначительное, на бумагу.
➨ Выделяйте главное. Что действительно важно прямо сейчас – что должно произойти сегодня и имеет наибольший приоритет?
➨ Совершайте небольшие шаги. Что можно сделать прямо сейчас на пути к цели – пусть небольшое, но уже сегодня?
➨ Не упускайте из виду сравнительное преимущество. В чем вы исключительны, а что смогут сделать другие, пусть и не так хорошо, как вы? Сосредоточьтесь на задачах, где разрыв между вашими возможностями и возможностями других людей выше.
➨ Формулируйте позитивное «нет». Всем обязательствам, которые вам нужно делегировать или отказаться от них: начните с благодарности; объясните свой отказ через то, чему выбрали сказать «да»; скажите свое «нет»; закончите с теплотой.
➨ Устанавливайте границы. Если бы вы могли установить одну границу в том, как вы распоряжаетесь своим временем, что бы это было? Каким самым ясным и чистым способом можно донести это до других?
➨ Автоматизируйте мелочи. Подумайте, можете ли вы превратить в рутину какие-то ежедневные дела, чтобы не заботиться о них и тратить свою умственную энергию на те вещи, которые действительно имеют значение.
➨ И наконец: помните, вы снизите свою перегруженность, если воспользуетесь советами по однозадачности из главы 4 и по сокращению времени работы из главы 5. И то и другое повысит вашу умственную работоспособность и продуктивность.