Вы смотрите на часы. Куда подевалось время? У вас так много дел. Глаза горят, а мысли блуждают. Вы даже не можете вспомнить, когда в последний раз отдыхали. Но нужно продолжать, говорите вы себе, чтобы максимально использовать часы в сутках.
Или нет? Действительно ли вы выжимаете из себя больше продуктивности, преодолевая усталость? Вряд ли вы ответите утвердительно. Извлечь максимум пользы – не значит работать без остановки. Наука доказывает, что мы более продуктивны, когда делаем регулярные перерывы между всплесками напряженной работы.
В пользу такого аргумента есть два довода. Первый – чтобы поддерживать полноценную работу мозга необходимы регулярные перерывы и топливо. Второй – когда отдыхаете, то есть не занимаетесь активной деятельностью, мозг помогает вам учиться и совершать новые открытия. Позвольте мне объяснить эти два тезиса немного подробнее.
Наши дни полны маленьких решений. Когда мы слышим то, с чем не до конца согласны, нам нужно принять решение: честно высказаться или улыбнуться и кивнуть? Если мы выбрали не соглашаться, то подумать: что должны сказать и насколько быть тактичными? Даже такие простые действия требуют оценки плюсов и минусов различных вариантов. Вы без конца вычисляете, как соотносятся друг с другом каждое из решений и определяете, что делать дальше. Таким образом затрачивается большое количество умственной энергии. Чем больше выборов нам приходится делать, тем меньше когнитивной мощности остается, чтобы оценить альтернативы и сделать правильный взвешенный выбор. Этот феномен ученые называют усталостью от принятия решений. Он вам знаком. Вероятно, вы однажды затеяли ремонт в квартире и бесконечно выбирали цвет краски или обоев; и в конце концов сказали: «Мне уже все равно».
На рабочем месте последствия усталости от принятия решений могут быть весьма серьезными. Поведенческий ученый Шай Данцигер совместно с коллегами из Тель-Авивского университета провел исследование, где проанализировал более тысячи решений совета по условно-досрочному освобождению[81]. В течение дня судьи выслушивали доводы заключенных и выносили вердикт о досрочном освобождении. Рабочий день членов совета был разбит на три блока, с двумя перерывами. Исследователи обнаружили очень четкую закономерность: если дело рассматривалось в начале одного из блоков, когда судьи были отдохнувшими после перерыва, положительные решения об освобождении выносились в 65 % случаях. Но в конце блока, перед перерывами, вероятность пересмотра приговора падала почти до нуля, независимо от состава преступления. Эта закономерность была неизбежной: пик после каждого перерыва, а затем неуклонный спад.
Исследования также показали, что люди принимают неверные решения о покупках, когда они устали, будь то ежедневный шопинг или приобретение нового автомобиля[82]. В такие моменты они также не склонны принимать правильные этические решения или следовать правилам безопасности. Как показало исследование, проведенное Пенсильванским университетом среди работников больниц, персонал реже соблюдает основные правила гигиены, если трудится долго и без перерыва[83]. За всеми этими небрежностями стоит переутомление нашей преднамеренной системы. Момент, когда она не может выполнять свою работу должным образом. Мы становимся менее проницательными, хуже контролируем себя, концентрируемся и мыслим. Стоит нам не отдохнуть должным образом, как за дело берется автоматическая система. Она склоняет нас к самому легкому варианту – быстрому решению, черно-белому ответу, кратковременной выгоде, стандартному пути или статусу-кво, – а не к лучшему выбору.
Подобные промахи вероятны и когда мы голодны, потому что часть преднамеренной системы отвлекается на мониторинг насущных потребностей пустого желудка и выработку стратегии, как справиться с голодом («Скоро перерыв? Может, мне отлучиться? Не завалялось ли у меня в ящике печенье?»). Как и всему организму, мозгу необходим сахар, но, в отличие от других частей тела, он не может запасать его впрок. Поэтому регулярное питание помогает сохранять остроту мышления[84].
Учитывая все это, неудивительно, что трудолюбивые и целеустремленные люди начинают чувствовать себя неважно, когда пренебрегают перерывами. Мы просто не в состоянии бесконечно долго сохранять высокое качество внимания и анализировать, словно машина, даже если и хотим. Именно поэтому многие совещания заканчиваются в состоянии легкого раздражения: людям, игнорирующим перерывы, не достает психической энергии, чтобы завершить работу на должной ноте.
Даже когда мозг не занят конкретной задачей и находится в состоянии, которое нейробиологи называют «покоем», – он активен[85]. Что же при этом происходит? Такой вопрос стал предметом внимания новой интересной области исследований. Как обнаружили ученые, в состоянии покоя мозг выполняет важную работу по кодированию и сортировке только что усвоенной информации. Значит, человек легче обучается и становится более проницательным.
Невролог Сабер Сами из Бирмингемского университета и Медицинской школы Гарварда принимал участие в создании карты деятельности мозга в состоянии «покоя». В одном из его экспериментов добровольцам предложили лечь в магнитно-резонансный томограф с клавиатурой в руках. Затем их попросили нажимать кнопки, соответствующие различным изображениям, которые мелькали перед глазами. Во время выполнения задания испытуемым давали несколько периодов отдыха. В течение шести часов добровольцы справлялись с заданием все быстрее, и исследователи увидели, какие области мозга были задействованы по мере этого прогресса. Но главное открытие заключалось в том, что в «покое» тоже развивались новые и более прочные нейронные связи. То есть мозг продолжал обрабатывать информацию даже когда не был активно занят выполнением задания[86]. Другими словами, прогресс возник не только потому, что участники эксперимента много практиковались. Время отдыха также сыграло в этом важную роль.
В исследовании сами добровольцы не осознавали, что размышляют над заданием во время перерыва. Но эксперимент, проведенный Джадой ди Стефано и ее коллегами из Гарвардской школы бизнеса, продемонстрировал важность сознательного отступления от темы для того, чтобы собраться с мыслями. Он состоял из двух частей. Сначала ученые попросили испытуемых решить головоломки, где требовалось найти две цифры из заданного набора, сумма которых равнялась 10. На первый взгляд звучит просто, но цифры оказались не целыми, а с двумя знаками после запятой. Исследователи обнаружили, что люди лучше справлялись с заданием после того, как их просили немного поразмыслить над своей стратегией[87]. Интересно, не правда ли?
Затем, работая с сотрудниками колл-центра в Индии, Ди Стефано и ее коллеги обнаружили более явные доказательства своей теории. В этом колл-центре проходили четырехнедельное обучение новые сотрудники. Все слушали одинаковый курс, но некоторых попросили в конце каждого дня записывать два или больше пункта о том, что нового они узнали. Результат? Сотрудники, уделившие время размышлениям и выводам, на 23 % лучше справились с тестом по окончании обучения. Небольшое дополнительное усилие привело к значительному повышению производительности.
По словам когнитивного нейробиолога Джессики Пейн, руководителя лаборатории сна, стресса и памяти в Университете Нотр-Дам, мозгу необходимо отвлечься от задачи и обобщить полученный опыт. Это похоже на то, как если бы вы дали себе поспать и перезагрузиться. В телефонном разговоре Джессика пояснила: «Очевидно, нам полезно быть активными, а затем отключаться, если мы хотим, чтобы мозг максимально эффективно использовал информацию, которую мы усваиваем»[88].
Мы лучше используем свою психическую энергию, если выделяем немного времени на подзарядку и размышления в течение дня, а не гоняем себя от встречи к встрече без передышки.
Когда я пытаюсь заставить себя оторвать взгляд от ноутбука и сделать перерыв, то прибегаю к метафоре пит-стопа. В детстве я побывала в ремонтной яме знаменитой «Формулы-1» в Сильверстоуне. Конечно, мне было интересно узнать о том, как механики меняли шины и заправляли машину за несколько секунд, отведенных для пит-стопа. Сильнее всего меня зацепил тот факт, что успех определяется не только скоростью болида на трассе, но и «пит-стратегией» – запланированными остановками для обслуживания автомобиля. Каждый пит-стоп выступал тактическим вложением в производительность, и именно после него автомобиль мог ускориться. Пит-стопы – это не пустая трата времени, а неотъемлемая часть эффективной, хорошо спланированной гонки. Наш мозг похож на гоночный болид. Паузы так же важны для работы, как и любая активная часть дня. Поэтому уделяйте достаточное время перерывам. Планируйте их, защищайте и уважайте.
Теперь перейдем к конкретным составляющим хорошей ежедневной «пит-стратегии»: умным паузам и времени на размышления.
В прошлой главе я рассказывала о том, как разделить свой день на отрезки, группируя схожие типы задач. Теперь, когда вы смотрите на свое расписание:
➨ Планируйте короткие перерывы между различными блоками задач в вашем расписании. Если потратили час на чтение электронной почты, дайте себе несколько минут, встаньте и проветрите голову, прежде чем приступить к совещанию или аналитической/творческой работе.
➨ Никогда не работайте активно дольше, чем 90 минут. Не лишайте свой разум и тело перерыва – если это возможно, разомните ноги и ненадолго смените обстановку.
Почему я выбрала отрезок в 90 минут? Психолог из Университета Флориды К. Андерс Эрикссон потратил годы на изучение особенностей и распорядка дня высококлассных экспертов, включая спортсменов мирового класса, шахматистов и музыкантов. Он стремился понять закономерности, которые лежат в основе их экстраординарной производительности. Эрикссон обнаружил, что самые продуктивные люди работают сосредоточенными блоками по 90 минут с перерывами между ними[90].
Для меня это тоже актуально. Последние 15 лет я провела немало времени, разрабатывая повестки дня для заседаний совета директоров, а также проводила эти заседания. После отметки в 90 минут – и даже раньше, если люди приходят на встречу уставшими, – внимание рассеивается, а энергия иссякает. Если потребность в перерыве игнорируется, то смартфоны берут контроль над комнатой. Ведь каждый участник встречи ищет стимул, чтобы разбудить свой уставший мозг. Но если через 90 минут дать людям перерыв в четверть часа, они возвращаются на совещание сосредоточенными, полными решимости и продолжают продуктивно совещаться еще девяносто минут.
Энтони, наш эксперт по цифровому маркетингу, теперь обязательно встает, чтобы перекусить или немного прогуляться между делами и встречами. Преимущества такого подхода очевидны и для него, и для его коллег. «Прогулка и приятная беседа приобрели коллективный масштаб. Мы решили, что это вполне оправданная трата времени, поскольку часто успеваем сделать гораздо больше, когда меняем обстановку». Энтони не сомневается в том, что его мозг перерабатывает информацию, даже когда он переключается со сложной задачи на что-то другое. «Если я напряженно работаю, а потом делаю перерыв, то после могу справиться с задачей гораздо быстрее. Если же я пытаюсь сделать все сразу, без перерыва, то трачу гораздо больше времени». Спокойное время, которое Энтони проводит вдали от своих задач, он называет «лиминальным состоянием», состоянием промежуточности. Результат: выше продуктивность при меньшем рабочем времени.
Особенно разумно иметь пит-стратегию, когда вы работаете над умственными задачами. Поэтому при составлении расписания спросите себя:
➨ Какие важные решения нужно принять сегодня (будь они аналитические или творческие)?
➨ Как принимать такие решения на пике формы, а не в эмоциональной яме?
Если вы знаете, что сегодня предстоит серьезная нагрузка – возможно, это день аттестации, или нужно просмотреть и отредактировать длинный документ, – особенно важно планировать регулярные короткие перерывы. Даже если они длятся всего несколько секунд. Также необходимо следить за питанием, чтобы голод не подорвал вашу способность концентрироваться. Энтони буквально знает, когда уровень сахара в его крови слишком низок. «Я могу судить об этом, потому что в такие моменты становлюсь раздражительным и упрямым. Коллега частенько говорит в такие минуты: “Съешь орешков или еще чего-нибудь”. И я следую его совету».
➨ Встречи и звонки короче стандартных 30 или 60 минут дадут вашему мозгу пять-десять минут на подзарядку между важными делами.
➨ При любой возможности завершайте выполнение обязательств пораньше, чтобы дать себе (и всем остальным) несколько минут отдыха.
Подумайте, как мы обычно назначаем встречи. Если они неформальные, то можем предложить: «Давай поболтаем сегодня в три часа дня»; а на официальные отправим приглашение с указанием времени: «15:00–16:00». Хорошо, когда встреча одна. Но когда они идут друг за другом, то не остается времени на отдых. И, как мы теперь знаем, это снижает качество остальной деятельности после всех встреч.
Саку Туоминен и Пекка Похьякаллио возглавляют 925 Design – консалтинговую компанию, которая помогает предприятиям создавать эффективные рабочие места. После того как они проанализировали графики и распорядок дня тысячи профессионалов и больше, одно из решений выглядело так: лучше планировать встречи длиной 45 минут, а не прибегать к тирании полного часа. То же самое можно сказать и о 20 или 25 конференциях, не стоит доводить их до получаса. Когда Туоминен и Похьякаллио реализовали эту идею в ряде компаний, результат не заставил себя ждать. Люди обнаружили, что благодаря регулярным перерывам могут сделать примерно столько же, но с больше отдачей.
Конечно, мы не всегда способны контролировать свое расписание. Но обычно имеем больше возможностей для маневра, чем думаем. Например, вместо того чтобы говорить кому-то: «Я свободен в три часа», попробуйте сказать: «Я свободен с трех до трех сорока пяти». Будьте практичными и оптимистичными. Используйте такие фразы, как: «Нужно закончить к трем сорока пяти, думаю, что мы успеем». Выделяйте пять-десять минут для отдыха в начале каждого часа. Возможно, обеспечить себе такую передышку получится не всегда, но это настолько преобразующая практика, что даже если она сработает в половине случаев, вы поймете: она того стоит.
А еще вы обнаружите, как обрадуются коллеги, когда вы поставите общую цель завершить дела немного раньше, чем нужно. Я помню совет сэра Майкла Барбера, с которым мы работали в McKinsey. Он тогда покидал пост старшего советника британского правительства и сказал, что всегда стремился заканчивать встречи раньше, потому эти нескольких минут отдыха шли на пользу всем, с кем он работал. Особенно премьер-министру Тони Блэру.
Наконец, когда вы закончили важную задачу, выучили что-то новое или завершили встречу:
➨ Увеличьте ценность полученного опыта: обдумайте случившиеся события. Что поразило вас больше всего? Будете ли вы теперь делать что-то по-другому?
➨ Если вы находитесь в компании других людей, предложите им сделать то же самое.
Робин – социальный предприниматель. В числе ее начинаний – обучение компьютерному программированию и бизнес-навыкам бывших заключенных, что позволяет им начать жизнь с чистого листа. Робин из тех энергичных людей, которые, кажется, всегда пребывают в движении. Кроме тех моментов, когда она специально несколько раз за день выделяет время на рефлексию. Сразу после важного события дня – разговора, чтения – она тратит 30 секунд на то, чтобы записать основные возникшие мысли. «Это может быть тон чьего-то голоса, или то, как одно простое предположение вызывает множество ассоциаций, или идея, закравшаяся в мое сознание благодаря мимолетному комментарию». И, по словам Робин, каждый раз, когда она применяет это 30-секундное правило, «все становится немного проще и полезнее»[91].
Каждый вечер Робин также использует придуманную ею практику быстрых размышлений, которую она называет «НДПП» – «Начал, достиг, поблагодарил, прожил». Такая аббревиатура напоминает ей о необходимости вспомнить о прожитом дне и новом опыте («Это может быть интересный факт или полученный урок, или, возможно, вывод, подтолкнувший меня вести себя по-другому в будущем»). Робин размышляет, чего она достигла, за что благодарна и что хочет запомнить, будь то работа или жизнь вне ее. Как говорит Робин: «Я обнаружила, как рефлексия помогает сделать каждый день, хороший или плохой, ценным и значимым».
Планирование отдыха
Просмотрите расписание на ближайшие два дня и запланируйте следующее:
➨ Грамотно распределите перерывы. Как сделать регулярные паузы, по крайней мере, каждые 90 минут и между каждым блоком задач?
➨ Принимайте решения на эмоциональном и физическом подъеме, а не на спадах. Какие задачи потребуют от вас принятия решений? Можете ли вы сделать это, когда мозг отдохнул?
➨ Планируйте отдых между делами. Готовы ли вы планировать встречи или работать блоками по 25 или 45 минут (вместо 30 или 60), чтобы создать микроперерывы? Если вы уже запланировали что-то определенное, получится ли закончить работу немного раньше?
➨ Находите время на рефлексию. После завершения каждой задачи или встречи уделите тридцать секунд тому, чтобы зафиксировать важные мысли. Попробуйте применить практику размышлений в конце дня, например НДПП (начал, достиг, поблагодарил, прожил).