Одна из самых нелюбимых сфер контроля для сотрудников служб безопасности. Только вслушайтесь в звучание этих прекрасных терминов… EBITDA… ИНКОТЕРМС… Дебиторка (похоже на какое-то ругательство, не правда ли?). А еще же есть волшебный НДС.
Уже даже не смешно, правда? Но именно в финансовой сфере проходят наиболее теневые и наиболее значимые хищения. Пока вы ловите за руку менеджера и возбуждаете мошенничество на сумму 30 тысяч рублей, коммерческий директор получает откат на пару миллионов и везет любовницу в Италию на Рождество. Они там пьют глинтвейн, кидаются снежками и коротают вечера у камина.
Вникать в финансовую сферу крупных корпораций — неблагодарное тяжелое дело. Вас будут тыкать носом в длинные колонки цифр бухгалтеры, над вами посмеется аудит, на вас снисходительно посмотрит генеральный директор. Но.
С того момента, когда вы проникнете за занавес финансовых тайн — вы станете «супергероем», который нужен этому холдингу. Поэтому перед тем, как погрузиться в сферу финансового контроля, окунемся в короткую сказочку, основанную на реальных событиях.
Небольшая сказка про мать двоих детей,
трудного мужа и откат на 20 000$
— Понимаете… я из декрета вышла рано, всего полтора года сыну… Жить и так не на что, — миловидная худенькая блондинка всхлипнула и продолжила, — муж-то у меня так-сяк…
Она запнулась и посмотрела на собеседницу напротив. Через стол от нее сидела седовласая женщина в строгом костюме. Она понимающе кивнула головой и добрым взглядом из-под учительских очков моргнула — продолжай, девочка.
«Девочка» не считала себя на работе «девочкой», скорее достаточно опытной начальницей отдела закупок… Но перед полиграфологом внутренне сжалась. Про Динару Каримовну в холдинге ходили легенды. Главный полиграфолог, хранительница всех сокровенных тайн руководителей. Отчитывается только перед начальником «всея СБ» и генеральным директором. На работу ее брал лично собственник… Динара проводила исследования на полиграфе с незапамятных времен и «снесла» как минимум пять или шесть руководителей самого высокого ранга.
То, что Ольга попала на полиграф именно к Динаре — нонсенс. Несмотря на статус «начальницы отдела», она в любом случае оставалась «мелковатой» для личного тестирования у Динары. Но и ситуация была внештатная.
Ольга поискала взглядом салфетку, но не нашла. Пришлось вытереть влажные глаза рукавом блузки. Завершив это не слишком «утонченное» действие, она продолжила:
— Муж у меня работает охранником… Зарабатывает мало, пьет. Я сама двоих детей тяну… — Ольга судорожно сглотнула.
Динара успокаивающе улыбнулась и подбодрила тестируемую:
— Не переживай, не переживай. Все хорошо будет. Мужья разные бывают. Вот у меня первый знаешь какой был?
Ольга удивленно подняла глаза на полиграфолога, а женщина продолжила:
— Кутил, по бабам бегал, пил (как и твой)! А сейчас что? Сейчас, — Динара радушно развела руки с немного пухлыми ладонями, — сейчас я здесь, а он алкаш сельский.
Ольга согласно закивала и немного заискивающе посмотрела на женщину.
— Успокоилась? Ну вот и молодец, девочка. А теперь давай вернемся к нашим с тобой тараканам, хорошо? — Динара опять улыбнулась. — Кто, говоришь, тебе сказал «пропустить» эту закупку, Зайцев?
Спустя полтора часа Ольга рассказала весь расклад фиктивной тендерной процедуры Динаре, даже результат полиграфа не понадобился. Ну как «фиктивной». Процедура-то фактически состоялась. Подрядчик зашел на объект, исполнил договорные обязательства по «конкурентной» цене. И, как водится, откатил часть денег, а именно 20 тысяч долларов. Львиная доля взятки пошла коммерческому директору, а Ольге достались крохи — три тысячи американских рублей.
Сам процесс происходил до смешного просто.
Компания собиралась осуществить достаточно банальную для огромного холдинга процедуру — построить склад на одном из объектов. Объект располагался в райцентре с населением тридцать тысяч человек, далековато от регионального центра и совсем далеко от Москвы. Таких объектов у холдинга — сотни. Строек на них происходит несколько десятков в год. От мелких (соорудить КПП для охраны) до самых крупных (спроектировать и возвести производственное здание). Склад смело можно отнести к средней категории, в которой происходит наибольшее количество слабо контролируемых процессов.
Вот коммерческий директор и решил «поиграться» в этой серой зоне — завел своего подрядчика, организовал отсутствие конкурентов, подговорил (комбинацией лести, финансового интереса и намеков на угрозы) свою подчиненную и — вуаля! Двадцать тысяч баксов в кармане.
Почему на это пошла Ольга? Потому что у нее в жизни сложилась неблагоприятная ситуация. И не просто ситуация, а целый комплекс факторов.
Вот о таких факторах мы и поговорим дальше, а заодно ответим на ряд вопросов, которые (вероятнее всего) образовались у вас в ходе прочтения этой «сказочки».
И ответ на первый вопрос — как раскрыли схему этого фрода (корпоративного мошенничества), если из повествования следует, что контракт состоялся, а деньги уже ушли? Ведь одних «свидетельских показаний» Ольги, как известно любому процессуалисту, недостаточно. А ее руководитель далеко не идиот, чтобы получать 20 тысяч долларов на собственную банковскую карту (да и на карту неработающей супруги тоже).
Естественно, недостаточно. И полиграф не панацея.
Во-первых, начнем с самого начала. Информация была получена, скажем так, оперативным путем. Про коммерческого директора было известно давно, что он прохиндей еще тот, но конкретных фактов не имелось. Информацию сотрудники СБ получили в отношении Ольги.
Девочка виновата сама. Вернее, виновата не она, а как раз таки тот комплекс факторов, о котором сказано выше. Любой человек с достаточным жизненным опытом знает — порой жизнь вьет такие узоры, что за голову хвататься хочется. Некоторые ситуации сложно представить даже в кино, и тем не менее они происходят в жизни.
Ольга последние годы прожила под гнетом финансовых сложностей, помноженных на семейные тяготы и абсолютное равнодушие мужа. Из перспектив впереди — конец бальзаковского возраста, переход на пятый десяток, муж-алкоголик. Никаких путешествий, песчаных пляжей Бали и нового принца не предвидится.
Казалось бы, три тысячи долларов не решают проблемы. Правильно — не решают. Но небольшой впрыск дофамина подарить способны. Ольга приобрела новую сумку из своих несбывшихся мечтаний. Подумала, что может позволить себе раскошелиться, раз заработала. Кроме покупки сумки, она пригласила лучшую подругу (и по совместительству подчиненную) отметить приобретение сумки в ресторане.
Да, 9 из 10 продуманных женщин так делать не стали бы. Просто сложили бы деньги в укромное место, а потом вывезли детей на отдых. Ольга — та одна из десяти, наступившая на грабли понтов. Конец истории, думаем, вы поняли сами. Пару бокалов красного сухого, и вот уже одна из подруг обладает информацией. Подруга, естественно, метила на место Ольги. Зе энд.
Как доказали коммерческий подкуп коммерческого же директора? Никак. Соглашение, два оклада и увольнение.
Как нивелировали риски некачественной стройки? Принимали объект строительства очень скрупулезно. Проверяли каждый элемент конструкции на соответствие спецификациям и ГОСТам, брали образцы песка, бетона, щебня. В итоге выставили подрядчику претензию не на 20, а на 50 тысяч долларов. Которую он с удовольствием покрыл, ведь ему грозило добавление в черный список.
И последний вопрос. Как в крупном холдинге превентивно не предупредили мошенничество, не выявили аффилированность коммерческого директора с подрядчиком и не отсеяли претендента на стадии тендера?
Во-первых, не бывает идеальных систем реагирования. Все завязано на многостраничных регламентах, которые редко кто исполняет.
Во-вторых, сферы «заходов на объекты» в небольших регионах поделены между крупными строительными подрядчиками, которые, по сути, пребывают в картельном сговоре — конкурентных цен может и не быть на открытых площадках закупок.
В-третьих, каждый безопасник знает, что есть слово «горит». Слово «горит» обычно значит, что нужно закрыть глаза и пропустить процесс. Склады именно «горели» — нужно было к концу года иметь помещения для хранения продукции.
В-четвертых, безопасник просто прое… просто ругался в тот день с женой и забил на работу.
Так бывает. И все это знают. Именно поэтому необходимо строить работающую систему, которая не допустит финансовых мошенничеств в компании. Систему, максимально отсекающую человеческий фактор и профилактирующую попытки хищений и откатов.
Порой обстоятельства сходятся так, что даже суперпрофессионалу в сфере корпоративной безопасности сложно выявить фрод. Именно поэтому необходимо вникать в финансовую сферу.
Финансистом становиться не нужно. Нужно знать несколько болевых точек. Мы дадим ряд схем и направлений, в которые нужно прежде всего внимательно посмотреть, если раньше вы не сталкивались с финансовой сферой в своей деятельности. Все эти направления сугубо прикладные, их можно реально применить. И да, мы не будем копаться в бухгалтерии и налогах — выдыхайте. Разрывы НДС, себестоимость и маржинальность оставим на будущее. Кроме того, мы не будем рассматривать взаимодействие с внешним аудитом и налоговой — этому далее посвящена отдельная глава.
Краеугольным камнем в борьбе за финансовую и коммерческую безопасность становится сфера закупок и продаж в любой организации.
Ее условно можно разделить на шесть контролируемых сфер:
1. Мелкие закупки товаров и материальных услуг.
2. Крупные закупки товаров и материальных услуг.
3. Закупки нематериальных услуг.
4. Мелкие продажи.
5. Крупные продажи (в том числе ВЭД).
6. Продажи деинвестиционных активов.
Ремарка от авторов.
Мы не учитываем в нашем перечне сверхкрупные закупки и продажи. Ранжирование таких закупок происходит только в крупных отраслевых холдингах. Обычно при закупках от 1 млрд рублей собственник напрямую договаривается с собственниками предприятий-партнеров. Служба безопасности подключается к таким закупкам/продажам только по прямому указанию собственника. Например, когда инвесторам захотелось купить грузовой портовый терминал на берегу Балтийского моря.
Все остальные процедуры должны быть под прямым, постоянным и неусыпным контролем!
Еще одна ремарка.
Все процессы в организации должны быть регламентированы.
Будь то небольшое ИП с 10 точками продаж или крупный международный холдинг — процесс закупок должен быть регламентирован. Иначе воровать смогут любые сотрудники на любых процессах. От закупки жидкого мыла и бумаги до закупок станков из Японии (к сожалению, даже самураи в теме откатов).
Любой регламент (в том числе и тендерный/закупочный) представляет собой массивный документ на несколько десятков страниц (особенно тендерный). Обычно он устаревший, корявый, тяжелый к восприятию и не охватывает все сегодняшние процессы. Мы в курсе. Обычно он не соблюдается от слова «совсем». Никем и нигде.
Служба безопасности не должна писать регламенты. Она должна контролировать их исполнение.
Что делать, если регламент тендеров/закупок/продаж не исполняется коммерческим отделом или не отвечает требованиям своего времени?
1. Не уставайте поднимать этот вопрос перед руководством.
2. Подготовьте краткий комментарий к регламенту для руководства с указанием «слабых точек».
Например:
— «п.п. 4.3. Регламента о закупках ООО „Рога и копыта“ не отвечает требованиям современного законодательства в части работы с товарами, требующими обязательного лицензирования — просим юридическую службу совместно с отделом закупок привести данный пункт в соответствие»;
— «п.п. 1.8. Регламента о закупках ООО „Рога и копыта“ предусматривает ежемесячный контроль т. н. дробления закупок до 300 тысяч рублей — просим коммерческий отдел ежемесячно предоставлять отчет о закупках в одной номенклатурной группе до 300 тысяч рублей».
И так далее, и тому подобное. В каждой организации проблемы свои. Естественно, никто сразу не побежит корректировать регламенты по вашему указанию. Но вполне возможно — что-то сдвинется с мертвой точки и работать станет проще. Да и руководители подразделений (особенно коммерческих) поймут, что вы владеете ситуацией и понимаете их функционал и процессы.
Помните — регламенты вам в помощь.
Мелкие закупки товаров и материальных услуг
В разных организациях градация закупок разная. Где-то мелкие закупки — это закупки до 50 тысяч, а где-то до 500.
Суть в том, что таких закупок много и они находятся в «серой зоне». К ним можно отнести и закупки запчастей на технику, и услуги крана с автовышкой. Сотрудники, которые «сидят» на откатах в этой зоне, обычно имеют небольшой, но постоянный сторонний доход. Например, инженер на одном из производственных участков постоянно заказывает ремонт одних и тех же автомобилей. Якобы дороги плохие — подвеска сыпется, нужны запчасти и ремонты.
Лучший вариант контроля в таком случае — выборочная частая проверка этих самых запчастей, получение оперативной информации в отношении инженера и как итог — фиксация хищения.
Всю сферу мелких закупок охватить практически невозможно — закупок много, а физически времени проверять все не хватает. Особенно в случаях «безальтернативных» поставщиков. Поэтому дело службы безопасности здесь — ловить за руку нерадивых сотрудников ради профилактики.
Крупные закупки товаров и материальных услуг
Тут за руку никого не поймаешь. В основном хищениями (откатами) на крупных закупках занимаются специалисты опытные и хитрые. С крупными закупками необходимо выстраивать систему тендеров так, чтобы:
1. Тендер проходил на открытой интернет-площадке.
2. На тендер мог заявиться любой желающий.
3. СБ должна проверять не только участников тендера, но и ценообразование.
4. Техническое задание не должно быть написано под конкретную модель или марку оборудования, а иметь общие требования и характеристики.
Пример ТЗ.
Нам нужен грузовой автомобиль с оранжевой кабиной, длиной 9,9 м и грузоподъемностью 26,5 тонн — НЕПРАВИЛЬНО.
Нам нужен грузовой автомобиль с длиной до 11 метров (для корректного проезда через весовую), грузоподъемностью до 30 тонн и нагрузкой на одну ось не более 15 тонн — условно ПРАВИЛЬНО.
Нам нужен серебристый ноутбук с надкушенным яблоком — НЕПРАВИЛЬНО.
Нам нужен ноутбук с диагональю 15», процессором 2.4–3.2 ГГц (или аналогичным) и 4 USB-входами — условно ПРАВИЛЬНО.
Оперативную информацию в этой сфере тоже нужно получать, но параллельно необходимо выстроить систему закупок, не допускающую возможностей хищений.
Закупки нематериальных услуг
А вот тут самое интересное.
Вообще про финансы, тендеры и проверку контрагентов можно написать отдельную книгу. И минимум треть этой книги, в теории, реально посвятить закупкам нематериальных услуг. Тем более мир активно шагает в направлении технологий, искусственного интеллекта, нейросетей, крутейшего программного обеспечения. И, соответственно, все эти сферы, внедряемые в бизнес, стоят денег. Больших денег. Очень больших денег.
Да, можно сказать, что нематериальные услуги и товары пока не стоят и 10 % всех закупок крупных предприятий. Это тоже будет верно. Ведь станки, стройки, техника, химия, электроника и прочие материальные ценности наряду с налогами, страховыми взносами и ФОТом съедают львиную долю всех финансов.
Но первое — эта сфера шагает семимильными шагами, а второе — возвращаемся к профилактике. Мы профилактируем факты корпоративного фрода в сфере закупок/продаж нематериальных услуг, и, в свою очередь, результаты профилактики проецируются в другие сферы. Если люди знают, что контроль есть даже здесь — значит контроль есть везде. Из этого следует — воровать нельзя (или хотя бы «можно, но с оглядкой и страхом в глазах»).
Оговоримся, нематериальные услуги — сфера, которую нужно изучить. Хотя бы поверхностно нужно понимать IT-сферу, рекламную политику компании, коммуникационную деятельность и прочие.
Из чего состоит перечень нематериальных услуг (далеко не полный):
1. Консультационные услуги всех видов. От внешнего аудита до юридических консультаций.
2. Маркетинг, консалтинг.
3. Коммуникации с внешним миром (корпоративный журнал/дизайнеры/реклама бренда).
4. Программное обеспечение, подписки на услуги.
5. Искусственный интеллект, нейросети.
«А что, мы еще должны и это все знать?» — спросит безопасник, который только что провел инвентаризацию в пятом подряд продуктовом магазине.
Да, для общего развития это желательно знать любому сотруднику СБ. А вот обязательно знать «это» нужно сотрудникам экономической безопасности.
Вот вам два реальных кейса в «серой зоне» нематериальных услуг.
1. Проверьте количество и стоимость подписок на программное обеспечение. Вполне возможно, ряд программ или оплачивается по «недосмотру» IT-специалистов, или заведены в компанию по откатной схеме.
a. Возьмите у финансовой дирекции перечень оплачиваемого ПО.
b. Выберите подозрительные программы.
c. Запросите у IT пояснение по этим программам — зачем нужны, кому нужны, какие функции выполняют. Зачем, например, три разных антивируса? Зачем платить за облачный сервис, из которого используется только 7 %? Где 3 километра интернет-кабеля и почему мы платим за его обслуживание (ладно, это уже относится к материальным ценностям, но тем не менее — спросите)?
d. Проследите аффилированность с продавцами, организуйте служебную проверку, и будет вам счастье.
2. Проверьте цены на услуги дизайнеров и копирайтеров для корпоративного сайта.
На эту тему есть одна коротенькая история. На одном предприятии полностью поменялась служба безопасности. Прежнюю службу, конечно, так назвать нельзя было — скорее им подходило название «сторожевая служба». Ни о каких нематериальных услугах в их «мирке» безопасности речь не шла. Там даже тендеры толком не проверялись. Но пришли новые, молодые и перспективные (да еще и невероятно красивые!) сотрудники. Насчет красивых — шутка. Все были стандартного человеческого вида.
Так вот, пришли и начали работать. В один из прекрасных солнечных дней руководитель отдела экономической безопасности заглянул на чай к небольшой пухленькой начальнице отдела по коммуникациям со всем внешним миром. Она организовывала работу и с сайтом, и корпоративным журналом, и с плакатами на стенах офиса, и с прочим наглядным и текстовым материалом. В эти джунгли никогда не лез даже генеральный директор. Ему ближе были заводы, домны, порты и прочие прелести тяжелой промышленности.
Пухленькая девушка, напоминающая плющевого медвежонка, несказанно удивилась. Улыбнулась. Потом покраснела. Потом побледнела. Потом уволилась (через неделю). Дело в том, что отдел экономической безопасности запросил у нее стоимость услуг копирайтеров (это такие люди, которые на заказ тексты пишут, например на сайт). А так как подавляющее большинство копирайтеров работают фрилансерами, то бухгалтерия там черно-серая. И оказалось, что цены на услуги завышены в три раза. А все еще удивлялись, откуда у добродушной девушки квартира в Москве, думали, любовник богатый.
Мелкие и крупные продажи
Эта сфера наименее опасная из всех. Продажи — это хлеб организации. Не будет продаж — работать будет негде и некому.
Тут, как и при закупках, должен присутствовать отдельный регламент, и его исполнение должно контролироваться.
Реальный кейс тут — продажи товаров, имеющих качественные показатели, он занимает (по нашему опыту) 99 % мошеннических схем при продажах. Качество всегда можно занизить на бумаге, а продать товар или сырье более высокого класса. Следите за этим. Остальные, более тонкие нюансы, при необходимости авторы могут осветить отдельно, по запросу.
Продажи деинвестиционных активов
В одном из сельскохозяйственных холдингов вполне себе «живые», но списанные инженерной службой трактора продавались как металлолом. Главный инженер потом пояснил — их, видите ли, на сайте компании не покупали (была там такая вкладка «Рога и копыта» продают технику»), а больше нигде объявления не размещали. Ну ума не хватило открыть любой из сайтов-миллионников продаж и выложить объявление, подумаешь. А то, что любой фермер забрал бы эти подержанные трактора в пять раз дороже — в голову инженеру не пришло. Врал, конечно, старый усатый бандит.
Деинвестиционные активы — это хлам, который продает компания. Старая техника, оборудование, полуразрушенные здания, битый кирпич, поломанные компьютеры и так далее.
Тут принцип, надеемся, понятен — ответственные сотрудники продают эти активы по заниженным ценам, а потом получают откат. Например, кладовщик пишет «автомобильные шины 19», непригодны для дальнейшего использования». И продают, на пару с менеджером по продажам, 100 покрышек. Покрышки изношенные, но не настолько, чтобы продавать их на вес или вообще сдавать в утиль.
Понятно, что тут можно сказать — кладовщик обязан был сделать фотографии, да и вообще, такие объемы списываются комиссионно. Да, все верно. Только комиссия не состоялась — коммерческий директор в отпуске, безопасник заболел, а женщина-бухгалтер не разбирается в степени износа автомобильной резины.
Риски, связанные с продажей деинвестиционных активов, велики — не упускайте их.
Для качественных и подробных заметок
Для качественных и подробных заметок