Нам нужно сделать документ, в котором информация будет сгруппирована максимально эффективно для ее обработки рабочей памятью. Чем меньше читатель будет тратить время на создание структуры, тем эффективнее он осознает и запоминает содержание документа. Структура понятного договора строится на трех базовых принципах:
• располагать тематические единицы информации рядом;
• создавать взаимосвязь между тематическими единицами информации и организовывать тематические блоки;
• собирать из менее крупных тематических блоков более крупные блоки.
В конструкторах лего кубики разделены по разным пакетикам. Это удобно. Открываешь инструкцию, берешь пакет № 1, собираешь из него какой-то кусок, потом открываешь пакет № 2 и т. д.
Если бы все детали лежали вместе, то приходилось бы много времени тратить на поиск каждой мелкой детали, и скорость сборки бы существенно снижалась. Я прекрасно знаю это на своем примере – когда конструктор разбился и хочешь собрать все заново, то это намного более трудоемкая работа.
Единственный способ ускориться здесь – самому сегментировать детали. К сожалению, уже не по порядку сборки, но хотя бы по цвету или по размеру.
С договорами все то же самое. Если читатель видит информацию по одной теме рядом, то ему проще и быстрее обработать такие данные.
Для начала нужно определить, что является базовой единицей информации в договоре. Мне кажется, что это пункт договора. В большинстве случаев один пункт устанавливает одно правило или условие, о котором стороны договариваются. Разумеется, если пункт содержит много разных условий, то он уже не может считаться базовой единицей информации. В понятных договорах такие пункты вообще должны быть сведены к минимуму, о чем мы говорили в главе 3 про большие формулировки.
Итак, пункты с похожими условиями должны быть расположены рядом. Давайте посмотрим на наиболее распространенные примеры нарушения этого принципа.
1.2. Стороны согласуют перечень и стоимость Работ в Приложениях к Договору.
3.3. Заказчик и Исполнитель заранее согласовывают перечень, сроки, стоимость и иные условия выполнения Работ по электронной почте, в системе обмена электронными сообщениями Skype.
8.3. Стороны считают надлежащим постановку задач по электронной почте и с использованием аккаунтов в мессенджере «Телеграм», согласованных в реквизитах договора.
Составитель договора три раза в разных разделах приступал к описанию механики постановки задач и сам запутался. Как видите, сначала перечень и стоимость работ согласовывается в приложениях, потом появляется электронная почта и Skype, а затем еще и Telegram. Если бы у него были эти пункты в одном месте перед глазами, то он сразу бы заметил явные противоречия и смог бы выстроить логичный рассказ.
Чем больше разнородной информации находится рядом, тем сложнее рабочей памяти ее сортировать, осознавать и запоминать. Для того, чтобы облегчить работу читателю, мы ставим похожую информацию рядом и формируем тематические блоки информации.
5.1. Стоимость услуг составляет 50 000 рублей.
5.2. В течение 5 дней после оказания услуг Исполнитель направляет Заказчику результат работ/услуг (далее – Результат) и акт сдачи-приемки (далее – Акт).
5.3. В течение 5 дней с момента получения Акта Заказчик обязуется принять Результат, подписав Акт и передав его Исполнителю, или направить мотивированный отказ, сообщив Исполнителю о необходимости исправлений.
5.4. Исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения, поэтому стоимость услуг не облагается НДС.
5.5. Заказчик оплачивает услуги в рублях путем перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.
В разделе есть две тематики, они расположены фрагментарно – сначала про расчеты, потом про сдачу-приемку, потом снова описание порядка расчетов.
Сначала нужно написать всю информацию про расчеты, а потом про сдачу-приемку.
3.2.1. В течение 5 дней после оказания услуг Исполнитель обязан направить Заказчику результат работ/услуг (далее – Результат) и акт сдачи-приемки (далее – Акт).
5.3. В течение 5 дней с момента получения Акта Заказчик обязуется принять Результат, подписав Акт и передав его Исполнителю, или направить мотивированный отказ, сообщив Исполнителю о необходимости исправлений.
Здесь информация оказалась в разных местах, причем достаточно далеко друг от друга. Изучая пункт 3.2.1, не до конца поймешь процесс, а читая 5.3 – уже можно забыть про первую часть.
Как мы говорили в главе 3, такие разрывы в структуре иногда пытаются связать с помощью перекрестных ссылок на пункты. К сожалению, читаемость это улучшает весьма посредственно.
Чаще всего мы не пишем договор с нуля, а перерабатываем уже когда-то созданную форму. Тут встает непростая задача – каким образом найти пункты одной тематики? Удерживать все в голове сложно, нужен какой-то удобный инструмент.
Первый прием мне рассказали коллеги из X5 retail. У них был очень запутанный документ, и они понимали, что надо поставить похожие условия поближе. При этом старая структура договора все время сбивала с толку и отвлекала. Юристы распечатали договор, взяли ножницы, нарезали каждый пункт на отдельные бумажки и стали их группировать по кучкам. Такое действие сразу помогло освободить мозг от ранее созданной структуры и удачно собрать новую конструкцию.
Второй прием подойдет тем, кто не хочет физически печатать договор и у кого нет под рукой ножниц. Попробуйте «раскрасить» договор в буквальном смысле, присвоив каждой теме свой цвет.
Современные города построены из железобетона. Материал был запатентован в 1867 году Жозефом Монье. Он работал садовником, и его не устраивали деревянные кадки для растений. Монье придумал использовать бетонные, и они разрушались из-за роста корней растений. Тогда для увеличения стойкости своих кадок Монье придумал использовать железные вкладыши. Для хорошей структуры договора недостаточно разместить пункты рядом. Нам нужна «арматура», которая надежно свяжет между собой условия. Пресловутая группировка, которая объединяет небольшие единицы информации в одну крупную и облегчает восприятие рабочей памятью. Посмотрим отрывок одного из договоров аренды:
5.1. Арендатор должен согласовать вывеску с Арендодателем в течение 7 дней с момента передачи помещения.
5.2. Арендатор не вправе изменять перечень, количество и мощность установленного в Помещении электрооборудования по сравнению с перечнем оборудования, указанным в Приложении № 2 к Договору.
5.3. Арендатор обязуется не переуступать и не закладывать свои права и обязанности по договору, не передавать Помещение (или его часть) в поднаем без предварительного письменного согласия Арендодателя.
5.4. После прекращения договора Арендатор обязан убрать/демонтировать вывеску и устранить повреждения, допущенные при демонтаже.
5.5. Вывеска должна содержать: название Арендатора и режим работы Арендатора.
5.6. Арендатор обязан разместить вывеску на видном месте в границах помещения.
Первое, что бросается глаза, – разные темы. Читатель вынужден запоминать каждый пункт отдельно, и затем группировать у себя информацию в голове. Вот как это примерно будет происходить:
1. Вывески.
2. Мощность оборудования.
3. Переуступка прав.
4. Вывески.
5. Вывески.
6. Вывески.
Неудобно! Попробуем поставить информацию о вывесках рядом:
5.1. Арендатор должен согласовать вывеску с Арендодателем в течение 7 дней с момента передачи помещения.
5.2. После прекращения договора Арендатор обязан убрать/демонтировать вывеску и устранить повреждения, допущенные при демонтаже.
5.3. Вывеска должна содержать:
• название Арендатора;
• режим работы Арендатора.
5.4. Арендатор обязан разместить вывеску на видном месте в границах помещения.
Уже лучше, но как будто чего-то не хватает. Похожие условия нужно не только расположить рядом, но и логически связать между собой.
В книге «Принцип пирамиды Минто» (The Pyramid Principle)[21] я прочитал о нескольких вариантах группировки информации, которые удобно читать:
• хронология;
• от общего к частному;
• от важного к неважному;
• сравнение.
Этот совет неплохо работает и применительно к договорам.
Выстраиваем пошаговую инструкцию. Хорошо подходит для таких разделов, как порядок исполнения договора, сдача-приемка работ, процедура возврата товара и пр.
В примере сначала исполнитель направляет акт, потом заказчик принимает услуги, потом описание, что происходит, если акт не подписан. Четкая последовательность. Иногда она может прерываться уточняющими пунктами, но в итоге всегда снова выходит в поэтапную историю.
6. Сдача-приемка услуг
6.1. По завершении оказания услуг по Приложению Исполнитель направляет Заказчику акт сдачи-приемки оказанных услуг (далее – Акт).
6.2. В течение 3 рабочих дней с момента получения Акта Заказчик принимает оказанные услуги путем подписания Акта или направляет отказ от приемки услуг с описанием недостатков.
6.3. Если по истечении установленного для приемки срока Исполнитель не получит подписанный Акт или отказ от приемки, услуги считаются оказанными надлежащим образом и принятыми Заказчиком в полном объеме.
Сначала устанавливаем общее правило, а потом его производные. В примере выше составитель декларирует, что относится к конфиденциальной информации, а потом начинает уточнять правила в отношении нее.
7. Конфиденциальность
7.1. Материалы Заказчика являются конфиденциальной информацией.
7.2. Исполнитель обязан:
7.2.1. сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
7.2.2. использовать конфиденциальную информацию исключительно в целях исполнения Договора;
7.2.3. принимать все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации.
7.3. Исполнитель может предоставить конфиденциальную информацию третьим лицам только с письменного разрешения Заказчика, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Сначала обозначаем самые существенные моменты, а потом переходим к менее важной информации. Хороший пример – раздел про расчеты сторон. Что самое важное в разделе про расчеты? Сумма! Момент исполнения обязательств, напротив, достаточно вторичная вещь, пусть побудет в конце раздела.
5. Расчеты сторон
5.1. Стоимость услуг составляет 50 000 рублей.
5.2. Исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения, поэтому стоимость услуг не облагается НДС.
5.3. Заказчик оплачивает услуги в рублях путем перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.
5.4. Обязательства по оплате считаются исполненными с момента зачисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.
По очереди сравниваем между собой два объекта. Самый наглядный пример – двуязычный договор.
Может показаться, что в сравнительном порядке располагаются пункты раздела «права и обязанности», но в подавляющем большинстве случаев это не так. Да, формально пункты сгруппированы, чтобы могло быть потенциальное соотнесение правил для двух сторон. По факту же получается следующее: это становится набором ничем не связанных между собой условий.
Мы еще поговорим об этом разделе чуть позже, но уже сейчас могу сказать – в разделе нет удобной системы группировки информации.
Вернемся к примеру с вывесками и попробуем сгруппировать более связанно:
Что поменялось? Мы выбрали структуру «от общего к частному». В начале рассказали про обязанность о вывесках, а потом перешли к деталям: содержание вывески, размещение вывески, удаление вывески.
Разумеется, не во всех случаях у нас строго получится придерживаться одного из четырех способов группировки, который я описал. Иногда они могут быть смешанными: например, движение будет идти одновременно в порядке от общего к частному и от важного к неважному.
Главное – не забывать о том, что нам важно не просто поставить похожие пункты рядом, но и попытаться связать их рассказом.
Как только мы логически сгруппировали пункты по одной тематике – мы создали тематический блок информации, который стал единицей более верхнего уровня.