Помните, в первой главе мы говорили о такой должности, как эйчар-дженералист? Это специалист широкого профиля, который выполняет разные функции – от подбора персонала до корпоративной культуры. Зачастую ассистент – это своего рода начинающий дженералист. Руководитель и старшие по должности коллеги делегируют ему совершенно разные задачи, находящиеся в зоне ответственности подразделения. Ассистент может работать как в отделе, состоящем из двух-трёх человек, помогая дженералисту или руководителю, так и в крупном департаменте, выполняя поручения различных сотрудников. Каким сотрудникам и в чём именно может помочь ассистент?
● Рекрутеру – распределением входящих звонков от кандидатов по ответственным за определённые вакансии или регионы специалистам, подготовкой стандартных материалов – например, предложений о работе кандидатам на линейные позиции, приёмом от кандидатов документов, необходимых для трудоустройства, решением типовых вопросов.
● Специалисту по обучению – созданием и координацией расписания образовательных программ, подготовкой и печатью раздаточных материалов. Информированием сотрудников об обучении, отправкой приглашений и напоминаний. Сбором и обработкой обратной связи от участников после проведения образовательных программ, подготовкой отчётов, оформлением сертификатов о прохождении обучения.
● Специалистам по корпоративной культуре и эйчар-бренду – помощью в подготовке и организации мероприятий: оформлением или украшением офиса или площадки, подготовкой списков участников, информированием участников.
● Эйчар-аналитику и руководителю – решением несложных задач, связанных со сбором и обработкой данных, составлением отчётов и презентаций, организацией и поддержкой документооборота подразделения.
Главная роль ассистента – разгрузить других, более высокооплачиваемых сотрудников. Если у директора по персоналу, рабочий час которого стоит, скажем, 1500 рублей, есть простая задача, то, передав её ассистенту, рабочий час которого стоит 400 рублей, руководитель имеет возможность заниматься более сложными и важными делами, а компания экономит 1100 рублей в час – всё просто. Оборотная сторона медали тоже есть. Если мы даём ассистенту задание, для которого у него не хватает компетенций, он может выполнить его некачественно или с нарушением сроков. Например, мы поручаем ассистенту создание важной презентации. Ассистент, который никогда не занимался этим на профессиональном уровне, потратит на выполнение задачи несколько часов, а то и целый день, при этом с высокой долей вероятности качество презентации будет далеко не лучшим. Если в компании есть штатный дизайнер, он выполнит эту задачу гораздо быстрее и лучше. Если дизайнера нет, рациональнее привлечь к работе подрядчика, специализирующегося именно на создании презентаций. То же касается и других направлений эйчар-функции – не нужно отправлять ассистента на проведение собеседований, обучения, оценки персонала, если у него нет для этого необходимых компетенций. А если они есть, то такого ассистента уже пора повышать до должности полноценного эйчар-специалиста.
При подборе ассистента чаще всего обращают внимание на студентов старших курсов, обучающихся по программам управления персоналом. Если ваша компания обладает известностью и хорошим эйчар-брендом, толковые молодые ребята, осознанно выбирающие и планирующие свою карьеру на много лет вперёд, зацепятся за возможность, например, пройти у вас студенческую практику с дальнейшим трудоустройством. Они будут готовы выполнять различные задачи за небольшие деньги ради того, чтобы получить опыт работы в эйчар-подразделении, а в дальнейшем – вырасти до должности полноценного специалиста.
Хорошим преимуществом для кандидата с опытом работы будут навыки обработки документов и делопроизводства, ведения архива, поскольку эти задачи чаще всего делегируют эйчар-ассистенту.
Теперь давайте коснёмся работы офис-менеджеров и секретарей в контексте эйчар-функции. Если речь идёт об офисном формате собеседований и дальнейшей работы, то не рекрутер, а офис-менеджер чаще всего встречает кандидатов, провожает их в переговорную или кабинет для собеседований, а иногда и отвечает на первичные вопросы о компании и вакансии. Одним словом, он служит для кандидата лицом компании – первым сотрудником, с которым у того происходит личный контакт. Помимо собеседований, сотрудники эйчар-подразделения могут проводить в офисе встречи с партнёрами или клиентами, если это, например, рекрутинговое агентство. На них также важно произвести хорошее впечатление. Вы должны регулярно проверять, насколько офис-менеджер приветлив и доброжелателен, старается ли показать компанию в хорошем свете, поддерживает ли чистоту и порядок в местах для посетителей, присутствует ли на рабочем месте к их приходу. Чаще всего офис-менеджер не включён в структуру эйчар-подразделения, поэтому важно выстроить и прописать регламенты взаимодействия со смежным подразделением с учётом интересов всех сторон.