Если эйчар-подразделение находится на территории компании, важно обеспечить комфортное распределение и расположение рабочих мест сотрудников. Раньше наиболее популярен был «кабинетный» формат планировки офисного пространства малых и средних компаний: кабинет генерального директора, кабинеты заместителей или высших руководителей, кабинеты по отделам или по группам сотрудников. Где-то этот формат до сих пор не претерпел значительных изменений, но большинство компаний сейчас перестраивают свои офисы в опенспейс или комбинированный вариант опенспейс+кабинеты.
Мне довелось руководить эйчар-функцией во всех трёх форматах планировок, причём с одним и тем же коллективом сотрудников. Могу сказать, что универсального рецепта здесь нет. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы.
● Опенспейс. Прежде всего нужно уточнить, что понятие это довольно растяжимое, без чётких критериев и границ. Для кого-то помещение на десять человек – это опенспейс, для другого – просто большой кабинет. Давайте исходить из того, что опенспейс – это помещение, где работают сотрудники разных подразделений без чётко обозначенного разделения территории в виде стен, перегородок или какого-то иного зонирования. Руководитель, в случае классического опенспейса, должен находиться в одном помещении со своими сотрудниками.
Взаимодействие между коллегами здесь практически лишено барьеров как в прямом, так и в переносном смысле. Если грамотно выстроить работу, то сотрудники станут более сплочёнными, атмосфера – более доброжелательной. Сотрудники из разных подразделений могут стать по-настоящему хорошими товарищами, а не просто коллегами. Однако очень многое зависит от конкретной корпоративной культуры, от уровня осознанности сотрудников и, разумеется, от сложившейся системы управления. Если здесь всё хорошо, то в общем пространстве не будет пустых разговоров и сплетен, люди не будут отвлекать друг друга от работы, а скорость решения вопросов повысится. Если же уровень осознанности сотрудников не очень высокий, то они будут негативно влиять друг на друга, а любой «дурной пример» деструктивного поведения одного человека заразителен для остальных, в том числе из других подразделений.
С точки зрения задач эйчар важно, чтобы во время телефонных переговоров с кандидатами, сотрудниками и партнёрами коллеги из других подразделений не шумели, не повышали голос, не отвлекали и не мешали.
Даже если эйчар-подразделение большое и включает в себя множество сотрудников, в опенспейсе руководителю проще осуществлять контроль и взаимодействовать с подчинёнными, а подчинённым проще выйти на связь даже с руководителем высокого уровня, если возникает такая необходимость. Подойти к соседнему столу всегда гораздо легче, чем договариваться о встрече и записываться на приём у секретаря.
Очевидный минус опенспейса – отсутствие личного пространства. Очень многим психологически некомфортно постоянно находиться в окружении большого количества посторонних. Особенно ярко это проявляется в первые дни, на этапе адаптации, когда даже запомнить имена окружающих тебя десятков коллег практически нереально. Большинству сотрудников бывает тяжело сосредоточиться, когда рядом постоянно кто-то ходит, разговаривает, открывает дверь, наливает кофе, заглядывает в твой монитор и т. д.
Ещё один существенный негативный момент – инфекции. В едином пространстве они распространяются моментально, и заболеть может не одно подразделение, замкнутое в своём кабинете, а чуть ли не весь офис.
С точки зрения финансовых показателей опенспейс, безусловно, выигрывает – площади на каждого сотрудника требуется меньше за счёт отсутствия коридоров и прочих помещений. Объём фактически бесполезной площади в офисном здании при кабинетной системе – коридоры, проходы, лестницы, подсобные помещения – может занимать до 40 %. При опенспейсе этот показатель будет значительно ниже – максимум 20 %.
Затраты на благоустройство и различные бытовые моменты также будут ниже, чем с кабинетной системой. Очевидно, что покупка принтера, сканера, кулера с водой, кофе-машины и прочих необходимых вещей в десяток кабинетов обойдётся существенно дороже, чем приобретение их в единственном экземпляре (или в количестве двух-трёх комплектов). Если сотрудники работают на гибридном графике и посещают офис несколько раз в неделю или реже, то опенспейс позволяет выстроить эффективную систему распределения рабочих мест. Работа выстраивается в формате коворкинга – сотрудник приходит в офис и занимает любой свободный стол.
● Кабинетная планировка – распределение сотрудников по помещениям в зависимости от функции. Например, если у вас небольшой эйчар-отдел из нескольких сотрудников, то он весь может находиться в одном кабинете. Если это департамент, то кабинет также может быть общим на всех или по отдельному кабинету на каждый отдел. Руководитель, соответственно, может находиться в отдельном кабинете или в общем, вместе с сотрудниками. Возможен и вариант, когда у руководителя есть отделённая зона (например, с перегородкой или прозрачной стеклянной стеной).
Преимущества здесь очевидны – у сотрудников есть своё закрытое пространство, в котором они могут выполнять персональные задачи (например, общаться с соискателями), не отвлекая коллег из других подразделений и не отвлекаясь на них. Кабинетная система лучше подходит для решения любых вопросов, касающихся безопасности и конфиденциальности. Многим важно наличие естественного света – при кабинетной планировке практически все сотрудники обычно имеют окна недалеко от своего рабочего места. В формате опенспейса полноценный доступ естественного света в каждый уголок офиса возможен только при наличии панорамного остекления.
Опыт показывает, что при кабинетной системе проблемные ситуации возникают гораздо реже – чем меньше людей в одном помещении, тем проще договориться о комфортном взаимодействии, будь то шумные разговоры, открытые или закрытые окна, температура на кондиционере, включённая или выключенная музыка, приём пищи на рабочем месте и т. д.
При этом осуществлять контроль и взаимодействие (как внутри эйчар-функции, так и со смежными подразделениями) при размещении в отдалении друг от друга значительно сложнее.
● Комбинированная планировка. Формат, когда основная часть сотрудников находится в общем пространстве, но есть отдельные кабинеты – например, у руководителя компании и директоров по направлениям, возможно – у бухгалтерии, юристов и прочих сотрудников, которых на протяжении большей части рабочего времени необходимо уберечь от различных отвлекающих факторов. Возможен вариант, когда внутри опенспейса есть отделённые стеклянными перегородками кабинеты, – вроде и отдельно, но все друг у друга на виду. При этом на перегородках в кабинетах могут быть жалюзи или даже тонировка.
Комбинированная планировка позволяет совместить лучшее от двух предыдущих вариантов – всё будет зависеть от качества исполнения зонирования, уровня развития корпоративной культуры и профессионализма сотрудников.
Необходимо отметить, что в любом случае под определённые задачи эйчарам нужны отдельные изолированные помещения. К таким задачам относятся проведение собеседований, обучения, адаптационных бесед, встреч тет-а-тет с другими сотрудниками, телефонных разговоров, требующих конфиденциальности или полной тишины, различных корпоративных мероприятий.