Задайте вопрос предпринимателям, топ-менеджерам: «Что такое операционная деятельность?» Наверняка услышите самые разные ответы. Для одного это неизбежная рутина в рамках его бизнеса, для другого – системные процессы, третий скажет, что это управление производством или продажами. В принципе, все ответы верны.
ОПЕРАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПОДРАЗУМЕВАЕТ МНОЖЕСТВО АСПЕКТОВ. ЭТО КВИНТЭССЕНЦИЯ ВСЕХ ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ – АКТ СОЗДАНИЯ ТОЙ САМОЙ ДОБАВОЧНОЙ СТОИМОСТИ И ЦЕННОСТИ ДЛЯ КОНЕЧНОГО ПОТРЕБИТЕЛЯ.
Административные и вспомогательные подразделения не производят продукт. Они только снабжают ресурсами один отдел – операционный.
Именно поэтому он стоит в авангарде всего бизнеса. Это может быть как отдел продаж, если речь про реализацию товара, так и отдел аналитики, если организация продает аналитические данные, и даже несколько подразделений: в IT-компании целая группа отделов будет операционной структурой, если все они участвуют в создании конечного продукта.
Можно провести аналогию: это как военный отряд. Чтобы он мог эффективно выполнять задачи, кто-то должен был набрать и обучить солдат, кто-то вооружить, накормить, одеть, обуть. И вот это уже задачи тыловых, вспомогательных подразделений.
Контуры операционного отдела легко обнаружить. Достаточно понять, кто непосредственно создает продукт: за какую ценность компания получает деньги.
Сложно?
ОПЕРАЦИОНКА – ЭТО ВЕСЬМА СПЕЦИФИЧЕСКОЕ, НО ТВОРЧЕСТВО.
Если речь идет о структуре большой компании, то операционный отдел обязан следовать жестким стандартам и правилам, ибо масштабирование возможно только при их наличии. И чем больше бизнес, тем больше регламентов и политик потребуется.
Со временем управлять таким количеством информации все сложнее. Понадобится сочетание жестких правил с постоянной адаптацией к изменяющимся требованиям внешней среды. Внутри появятся структуры, которые управляют уже не самим процессом, а информацией, его обслуживающей, – отделы обучения, стандартизации, контроля и так далее.
Где же взять операционистов – этих весьма специфичных, уникальных и многозадачных людей, которые могут этим всем управлять?
Продолжая аналогию с военным подразделением, эффективные менеджеры операционного отдела – это люди с особыми качествами, схожие с офицерами. Умение сочетать строгое следование стандартам (читайте – уставу) с предпринимательским подходом (читайте – находчивостью). Им свойственны решительность, требовательность, жесткость с одной стороны и рачительный подход, внимательное отношение к людям – с другой. Важно умение разумно распорядиться предоставленными ресурсами, суметь найти оптимальное решение даже в ограниченном режиме.
Неотъемлемая часть работы операционных лидеров – умение добыть максимальное количество информации для принятия решений, рассчитать их рентабельность и долгосрочный эффект, добиться выполнения и взять на себя ответственность за результат. Добавим в список постоянное самосовершенствование и адаптацию к изменяющимся условиям рынка.
Плохая новость – таких людей в природе мало. На фоне тенденций рынка труда это и вовсе вымирающий вид. Хорошая новость – их можно подготовить самим.
Для начала важно составить четкое представление: кто такой операционный менеджер в вашей компании? Какие задачи и вопросы он должен решать, какие качества ему необходимы? Насколько важны в человеке скрупулезность в выполнении существующих процессов или, наоборот, тяга к адаптации процессов, улучшению и, стало быть, умение управлять изменениями.
В стартапе или в кризисной ситуации роль операциониста близка к роли самого основателя, поэтому особенное значение приобретают такие его навыки, как стремление экспериментировать, поиск свежих идей, быстрая реакция, умение работать в режиме идеального шторма. Тут уже не подойдет дисциплинированный и рафинированный белый воротничок, привыкший действовать по инструкции.
Итак – жесткий администратор, «достигатор» или стартапер? Между этими категориями масса полутонов, оговорок, оттенков. Кто нужен вам?
Есть и незыблемые требования к операционисту: талант в коммуникации, харизматичность, лидерские задатки, готовность брать ответственность, честность с собой и с командой, устойчивая психика.
После того как профиль обрисован, начинаем искать таких людей.
Первый вариант – среди действующих сотрудников.
Из доводов в пользу этого решения – кандидат в курсе тонкостей, сильных и слабых сторон бизнеса. Мы тоже много знаем про него, поэтому и выбор будет максимально взвешенным. Минус в том, что такой человек движется внутри одного информационного поля, поэтому высока вероятность, что у него ограничен профессиональный кругозор и узкая линейка наработанных решений. При таком методе, скорее всего, не найдется много претендентов – только те, кто есть.
Второй вариант – взять готовых специалистов из другого бизнеса или у конкурентов. Бывает и так, как говорится. Особенно на старте. Но убедитесь, что требования внутри вашей компании аналогичны тем, в каких работает менеджер. В противном случае процесс адаптации может быть не короче обучения с нуля.
ЭТО ТОЛЬКО НА ПЕРВЫЙ ВЗГЛЯД ОПЕРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В ОДНОЙ СФЕРЕ ПОХОЖИ. ДВУХ ОДИНАКОВЫХ КОМПАНИЙ НЕ БЫВАЕТ, ПОТОМУ ЧТО КАЖДЫЙ СОБСТВЕННИК ЗАКЛАДЫВАЕТ В БИЗНЕС СВОИ СМЫСЛЫ И ПАРАДИГМЫ.
Нередки случаи, когда успешный опытный управляющий не может показать результат на новом месте. Но, с другой стороны, он привнесет в ваш бизнес именно те ингредиенты, которые откроют возможности для роста или помогут изменить принципы работы или взаимодействия внутри компании. Если есть понимание ценности специалиста и готовность мириться с возможными притираниями – берем.
В любом случае встретиться с ситуацией подбора операционного менеджера, скорее всего, придется. И не факт, что вы сможете продлить его желание работать на вас до момента вручения ему самовара при проводах на пенсию.
ОПЕРАЦИОННЫЙ ЛИДЕР – ВТОРОЙ ИЛИ ТРЕТИЙ ЧЕЛОВЕК В КОМПАНИИ ПО ЗНАЧИМОСТИ. КОГДА ОН РАБОТАЕТ ГОДАМИ И ПОТОМУ ЗНАЕТ, КАК ЗОВУТ ВНУКОВ СТОРОЖА, ЭТО И ПЛЮС, И МИНУС ОДНОВРЕМЕННО.
Потому что, повторю, развитие внутри одной структуры порождает стереотипность в подходах. Пришедший со стороны специалист приносит новшества, иные точки зрения, ноу-хау. Хотя не факт, что со сменой операционного лидера результаты непременно станут лучше.
Предположим, в результате наблюдения, сбора информации, собеседований, опроса по методу «360 градусов», тестов и прочего был найден кандидат, максимально отвечающий вашим требованиям.
Прежде всего следует четко сформулировать ему свои ожидания, границы его компетенций и, самое главное, полномочий и правил взаимодействия. Помните: в любом случае перед вами человек, который обязан принимать решения и не бояться этого. Чем больше рамок и гнета, тем меньше эффективность. Поэтому не ищите заместителя, а растите лидера.
И чтобы была уверенность в этом человеке, предстоит обучить его всем тонкостям бизнеса, погрузить во взаимосвязи процессов, движение денег и информации, обсудить причины, источники и важность стандартов в вашей компании и так далее. Не поленитесь расписать программу развития и адаптации по дням.
Я уже упоминал, что операционист по умолчанию – эмпатичная личность. Как бы высокопарно это ни звучало, обратите внимание на его кругозор и духовное развитие. Чем ярче харизма, больше мудрость и умение находить язык с коллективом, тем меньше будет затрат, связанных с текучкой кадров.
Еще один важный момент, который поможет человеку работать дольше и качественнее на вас: не скупитесь на курсы, книги, встречи, развитие. Оптимальный вариант – удержание и развитие операционного лидера с максимальными возможностями получать опыт извне.
Выше мы отметили, что операционная деятельность – это последний этап создания ценности для конечного потребителя.
Баланс между затраченными ресурсами и полученным результатом принято называть отчетом о прибылях и убытках. Необходимо разработать систему сбора данных, чтобы получать правильно построенный, детализированный документ. На его основе, вкупе с анализом входящих каналов денежных средств, вы быстро увидите, где избыток, а где недостаток ресурсов.
Счастлив тот руководитель или собственник, операционный менеджер которого видит эти тенденции, понимает причины, принимает решения, работает над постоянным улучшением этой сферы. В ином случае в вашем бизнесе постоянно будет зиять пробоинами упущенная прибыль. И что характерно, часто ее не замечают годами.
Чтобы настроить грамотную работу лидера, потребуется дополнительное обучение, мотивация и периодическая синхронизация с ожиданиями по деньгам – как личными, так и компании.
Со временем вы достигнете такого уровня, что управляющий будет работать в автономном режиме, а вы – каждое утро встречать на красивой яхте посреди лазурного океана…
Красивая мечта, но я бы не советовал медитировать на нее. Препятствиями на пути к этой картинке стоят изменения рынка, концептуальные противоречия, которые возникают внутри любого бизнеса, накапливающиеся токсины внутри компании (это же живой организм) и, самое главное, жизненный цикл компании.
Если подход сработал вчера, совершенно необязательно, что сработает и сегодня. А завтра будет совсем иная картина. Если бы операционный лидер мог справиться с наплывом этих факторов в одиночку, мог масштабно планировать за вас – очевидно, он бы давно открыл свой бизнес. Кстати, скорее всего, так оно и случится в конечном итоге.
Поэтому не стоит уходить из операционки обеими ногами. Все-таки управление бизнесом – дело командное, и вы – необходимый элемент.
Операционная деятельность – сложнейший и интереснейший процесс. В него можно погружаться бесконечно. Но, так или иначе, это всегда работа с людьми, созидание, постоянное стремление сегодня сделать лучше, чем вчера, и устремленность в завтра.