Тайм-блокинг – это широко распространенная техника тайм-менеджмента, в основе которой лежит разделение дня на временные блоки. Каждый из этих блоков посвящен выполнению одной или нескольких однотипных задач, что позволяет легче достичь состояния deep work и уделить выполняемой задаче все свое внимание. Имя создателя методики не сохранилось, но хорошо известно, что одним из ее ярых адептов был сам Бенджамин Франклин. Отец-основатель разбивал свой день на шесть четырехчасовых временных блоков и на протяжении каждого из них не отвлекался на то, что не входило в намеченный план.

Без отдыха – никуда. Даже пять минут отдыха от умственных усилий повышают мотивацию и концентрацию

Последователи этой методики уверяют, что успевают с ее помощью сделать намного больше, а ее главный популяризатор Кэл Ньюпорт и вовсе утверждает, что приверженцы тайм-блокинга на 50 процентов продуктивнее, чем те, кто не пользуется данной техникой. Она не только повышает сосредоточенность и организованность, но и предоставляет четкую структуру распорядка дня, что в свою очередь понижает уровень стресса. Она будет особенно полезна тем, кто реактивно реагирует на все, что происходит в течение рабочего дня, а также тем, кто имеет привычку распыляться, самозабвенно практикуя многозадачность. Что, как известно, ведет к понижению продуктивности и ухудшению качества работы.

Суть тайм-блокинга – разбить свой день на временные блоки, длящиеся от получаса до четырех часов, и чередовать их таким образом, чтобы всему в итоге оказывалось достаточное внимание. Например, если вам требуется написать статью и вы планируете уделить этому три часа, лучше отвести этому отдельный блок, вместо того чтобы выкраивать по десять или двадцать минут там или сям на протяжении всего рабочего дня. Занимаясь одним и тем же делом на протяжении всего тайм-блока, вы сохраняете остроту внимания и вам не приходится по несколько раз в день снова вникать в тему.

Следует сразу отметить, что людям, лишенным умения быстро вносить поправки в свои планы под влиянием непредвиденных обстоятельств, эта техника вряд ли подойдет. В течение дня могут возникать разного рода отвлекающие факторы, требующие к себе внимания, и успех операции зависит от того, насколько просто вы относитесь к подобным вторжениям в ваш идеально расписанный график.

Тайм-блокинг – любимая техника тайм-менеджмента наиболее занятых и успешных людей. Ею пользуются Билл Гейтс и Джефф Безос, а в свое время применял и Стив Джобс

Оптимального и подходящего каждому «размера» тайм-блока не существует – все зависит от того, что удобно именно вам. Исследователи лишь советуют не превышать отметку в 90 минут, считая, что человеческий мозг не способен концентрироваться на более длительный срок без перерыва. Если ваш род деятельности позволяет работать с полногабаритными трех- или четырехчасовыми блоками или вам, наоборот, комфортнее жонглировать большим количеством часовых блоков, значит, так тому и быть. Главное – делать 15-минутный перерыв каждые полтора часа.

Существует практика так называемых тематических дней. Например, у предпринимателя понедельник посвящается менеджменту, вторник – дизайну, среда – маркетингу, четверг – работе с партнерами, а пятница – компании и культуре

Единственное занятие, которое можно разбить на более мелкие тайм-блоки и без вреда распределить по всему дню, – электронная переписка. На нее можно отвести час или полтора в день, в зависимости от количества получаемой вами корреспонденции, и разделить это время на несколько получасовых подходов. Так вы всегда будете в курсе последних новостей, но не будете при этом заглядывать в свой электронный почтовый ящик по двадцать раз на дню.

В 2018 году тайм-боксинг возглавил список 100 самых эффективных техник по повышению продуктивности

Чтобы эффективно использовать эту методику, требуется соблюдать определенный алгоритм.

• Определите свои задачи и составьте список дел на день или неделю вперед. Затем отсортируйте их по важности и срочности. Можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Эксперты советуют уделять этому по 10–15 минут каждый день.

• Сформулируйте тайм-блоки и расставьте их по своим местам, учитывая часы, когда вы наиболее продуктивны. Не стоит назначать на это время проверку электронной почты или рутинное составление отчетов – его предпочтительнее уделить задачам, требующим сосредоточенности и высокой мозговой активности.

• Придерживайтесь намеченного плана. Если вам не удалось закончить то, что вы планировали, не заезжайте на следующий, не имеющий к нему отношения блок, а отложите это на следующий раз. Несоблюдение расписания может быстро войти в привычку!

• Подведите итоги выполненной работы в конце рабочего дня. Если что-то не было сделано или возникли новые непредвиденные задачи, включите их в план на следующий день или подкорректируйте уже существующий.

• И наконец, возьмите на вооружение несколько советов, благодаря которым тайм-блокинг принесет вам еще больше пользы:

• Группируйте задачи. Если в вашем расписании много мелких задач, постарайтесь сгруппировать их в тематические блоки. Например, запланируйте вместе электронную переписку и проверку социальных сетей вашего бизнеса.

• Введите тематические дни. Эта система подходит далеко не всем, но некоторые очень ею довольны. Методика позволяет назначать для каждого дня недели свою тематику (встречи, творческая работа, поисковая работа и так далее) и работать весь день без перерыва и надобности постоянно переключаться между разными задачами.

• Не переоценивайте себя. Составляйте план исходя из реалистичных оценок времени, не пытаясь вписать в один тайм-блок слишком много дел. Последствием частых недочетов в планировании становятся пониженная самооценка и самобичевание.

• Не забывайте об отдыхе. Включайте в свое расписание мини-блоки для отдыха и восстановления сил и не пытайтесь компенсировать неуспеваемость за их счет.

• Предусматривайте время для форс-мажорных ситуаций. Наличие небольших буферных зон позволит заняться выполнением непредвиденных задач или закончить то, с чем не удалось уложиться в другой тайм-блок. Неиспользованные дополнительные блоки можно использовать для досуга или продвижения сложных проектов.

• Будьте гибче. Даже самый стройный план может развалиться под натиском непредвиденных обстоятельств. Если это произошло, не расстраивайтесь и постарайтесь сохранить спокойствие и минимизировать ущерб.