Наводить порядок надо не только на рабочем столе, но и в голове. Метод GTD, или Getting Things Done, был описан консультантом в вопросах управления временем и личной продуктивности Дэвидом Алленом в его книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» в начале нулевых. GTD – это разносторонняя система организации и управления задачами, позволяющая повысить личную эффективность и навести порядок в делах, какими бы запущенными они ни были.

Исследователи определили, что человеческий мозг в среднем генерирует около 60 000 мыслей в сутки!

Методика основывается на утверждении, что человеческий мозг не приспособлен для хранения большого количества информации и что все необходимые рабочие данные предпочтительнее хранить во внешнем носителе. Например, в блокноте или ноутбуке. Применяя этот метод, можно «расхламить» мозг и позволить ему делать то, что удается лучше всего, – генерировать новые идеи, вместо того чтобы вечно переваривать старые. Методика предлагает освободить мозг от лишней и временами ненужной информации, попутно улучшая концентрацию внимания и понижая стресс.

Многие считают метод GTD слишком сложным и поэтому «облегчают» его, пропуская некоторые этапы и персонализируя технику под себя

Аллен разработал простую пятиэтапную систему, позволяющую «упорядочить хаос» в голове и сдвинуть дела с мертвой точки.

• Сбор информации. Записывайте новые идеи и важные и не очень задачи, которые следовало бы выполнить, как только они приходят вам в голову. При необходимости можно завести для этих целей специальную тетрадь или файл в компьютере, в которые вы сможете регулярно «сбрасывать» все, что плавает у вас в голове. В этот список входят мелкие задачи, на которые никогда не хватает времени, рутинные дела по дому, бизнес-концепции, напоминания и тому подобное. Не пытайтесь на этой стадии отструктурировать информацию – этот этап будет чуть позже.

• Сортировка и обработка. Просмотрите записанное и решите, что из всего этого заслуживает вашего внимания, а что – нет. Внимательно проанализируйте каждый отдельный пункт и спросите себя, можно ли и стоит ли что-то с ним делать. Если ответ – да, составьте список действий, которые требуются для его воплощения в жизнь, и поэтапно распишите все необходимые для этого шаги, от начала и до конца. А если ответ – нет, без сожаления вычеркните его из списка или переместите его в другой файл или блокнот, где хранятся дела и идеи «на потом».

• Организация. Расписав по пунктам жизнеспособные идеи и задачи, отсортируйте их по важности и срочности, назначьте каждой из них реалистичный дедлайн и включите их в свое расписание. Если перед вами «двухминутное» дело, расправьтесь с ним прямо сейчас, а проекты покрупнее запрограммируйте на потом, создав для каждого из них папку, в которой будет храниться вся необходимая информация. Нелишним также будет создать папку для одноэтапных дел, которые нельзя завершить за две минуты, но которые также не являются частью большого проекта, чтобы выполнять их по мере надобности или делегировать их коллеге или другому члену семьи.

• Обзор. Регулярно просматривайте свой список, обновляйте его и пересматривайте свои приоритеты. Это поможет вам оставаться в курсе всего и не упускать из виду то, что стоит в списке следующим по порядку.

• Действие. Теперь, когда у вас появился простой и понятный список дел, вам остается лишь приступить к их выполнению.

Метод Аллена, увы, подходит не всем. Тех, у кого в голове слишком много разных мыслей и идей, эта методика может запутать еще больше. Да и тем, кому изначально трудно систематизировать свои задачи, эта техника тоже вряд ли поможет.