«Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным»

Техника названа в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, которого небезосновательно называют самым продуктивным президентом за всю историю страны. Политический деятель ежедневно сталкивался с необходимостью принятия важных решений и со временем стал экспертом в искусстве не делать ничего лишнего. Эйзенхауэр руководил США с 1953 по 1961 год, стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе в 1950 году и дважды был избран человеком года по версии журнала Time.

Сегодня создателем этого метода принято считать именно Эйзенхауэра, но на самом деле это не так: матрица, популяризированная и, скорее всего, разработанная американским консультантом по организационному управлению Стивеном Кови, всего лишь основывается на знаменитом изречении президента: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные – всегда несрочные». Да и сам Эйзенхауэр как-то признался, что эта цитата была придумана не им, а президентом Северо-Западного университета Джеймсом Роско Миллером.

Кови изложил принцип матрицы в своем бестселлере «Семь навыков высокоэффективных людей», в котором советовал читателям быть проактивными, четко представлять себе конечную цель еще до начала работы, постоянно самосовершенствоваться и стремиться к творческому взаимовыгодному взаимодействию. Матрица Эйзенхауэра перекликается с изложенным чуть выше принципом Парето. Ее суть заключается в том, чтобы уделять максимум времени и внимания важным и срочным задачам, делегируя или вовсе ликвидируя те, что не попадают ни в ту, ни в другую категорию, которые принимают здесь форму четырех цветных квадратов.

БУДЬТЕ ОСТОРОЖНЫ!

Находясь в гуще событий, легко поддаться соблазну поместить в первый квадрат задачи, которым там не место: на первых порах вам может казаться, что все возникающие перед вами проблемы требуют вашего незамедлительного вмешательства, а это лишает методику смысла. Также существует риск пойти против правил и с головой уйти в решение срочных, но не особо важных задач

Метод призывает сортировать задачи в зависимости от их важности и срочности: в первый «квадрат» определяются срочные и важные дела, во второй – несрочные, но важные, в третий – срочные, но не особо важные, а в четвертый – несрочные и неважные. Задачи, попавшие в первую категорию, следует выполнить незамедлительно; те, что во второй, – запланировать на потом; те, что в третьей, – делегировать; а те, что в четвертой, – вовсе игнорировать. В четвертую категорию входят такие «пожиратели времени», как затянувшиеся перекуры или телефонные разговоры, не относящиеся к текущему проекту. Они не являются ни срочными, ни важными, зато мешают вам заниматься теми задачами, которые были отсортированы в другие категории и требуют вашего внимания.

Матрица может быть в бумажном или цифровом варианте: кому-то удобно пользоваться специальными приложениями, позволяющими присуждать добавленным задачам уровни срочности и важности, а другим важно, чтобы квадраты были аккуратно нарисованы в блокноте с использованием разных цветов и шрифтов. Тут каждый решает для себя. Главное, чтобы вам было наиболее комфортно работать с этим инструментом.

Согласно некоторым исследованиям, матрица Эйзенхауэра – один из лучших ныне доступных методов тайм-менеджмента. Люди, применяющие эту технику на практике, утверждают, что она помогает им держать рабочее время под контролем на протяжении всей рабочей недели или большей ее части.

Выбрав эту технику, следует учесть несколько важных моментов:

• Столкнувшись с новой задачей, сразу же определите ее в одну из четырех категорий матрицы. Отсортировав ее, вы освободите «оперативную память» для более важных дел.

• Старайтесь не вписывать в ту или иную категорию более восьми задач. Если на горизонте вырисовалась девятая, освободите в категории место, прежде чем вписывать ее туда.

• Используйте одну и ту же матрицу для работы и личной жизни. Так у вас не будет возможности пренебрегать той или другой, ссылаясь на сверхзанятость.

• Планируйте свой день с самого утра и не позволяйте другим решать за вас, что для вас срочно и важно. Суть методики заключается в том, что вы сами решаете, что лучше и выгоднее для вас и вашего бизнеса.