В конце рабочего дня вы случайно бросаете взгляд на часы и поражаетесь: «О боже! Уже семь вечера, а ведь, казалось бы, только полчаса назад было десять утра!» Знакомая ситуация? Или целый год вы ждете встречи с близким человеком, которого давно не видели, считаете месяцы, дни, часы. Время в ожидании тянется бесконечно долго. И вот наконец – ура! – вы в объятиях друг друга. У вас целая неделя общения – вы счастливы. Но… лишь мгновенье! Время, проведенное вместе, пролетает до обидного незаметно быстро. Или другая ситуация: шеф кладет вам на стол несколько папок – все отчеты надо перелопатить за три дня. Вы считаете, что этого времени достаточно, чтобы справиться, и не спеша начинаете работу – ведь впереди столько времени. Но наступает дедлайн, когда нужно «сдаваться» шефу, и вы с ужасом понимаете, что эти дни промчались незаметно быстро, а просмотрена только половина папок…
Специалисты заметили, что многие из нас страдают «синдромом постоянной спешки» – так психологи называют феномен, когда человеку кажется, что он никуда не успевает. Делает сразу несколько дел и вечно торопится. Но при этом нас не покидает навязчивое ощущение, что время убегает прочь и медленно крадет нашу жизнь, мгновение за мгновением. Однако многие замечали, что в определенных ситуациях минуты могут казаться часами, а сутки – целой неделей. Как такое возможно?
Еще Эйнштейн говорил: «Люди вроде нас, верящие в физику, знают, что разница между прошлым, настоящим и будущим – всего лишь упрямая и стойкая иллюзия». Люди не могут ухватить время, потому что времени не существует. Даже специалисты, которые синхронизируют время во всем мире, знают, что мир управляется по произвольно установленным отметкам, поскольку часы вообще не способны измерить время.
Практика показывает: тот, кто научился правильно планировать свое время, экономит себе треть жизни. И это неудивительно. Ведь в жизни человека, умеющего управлять временем, нет спешки, нет авралов, он никуда не торопится, никогда не опаздывает. А значит, у него нет ни стрессов, ни депрессий. Он спокоен и уверен в себе, потому что знает, что у него всегда в запасе есть МАССА времени, чтобы выполнить МАССУ задач. Он знает, что все успеет. У него никогда нет катастрофической нехватки времени. А вечерами и в выходные он отдыхает на полную катушку. Такая волшебная жизнь наступает у каждого, кто активно пользуется тайм-менеджментом.
Суть его проста: так организовать свое время, чтобы всегда быть свободным. И здесь нет никакого парадокса! Ведь чем быстрее, четче, эффективней, профессиональней, результативней вы выполняете свои дела, тем быстрее они от вас уходят, оставляя место свободному времени. И наоборот – чем медленней, неохотней, ленивей, халтурней вы делаете свои дела, тем больше они «разбухают» и множатся. Ведь «косяки» приходится переделывать, а новые дела «наступают» на старые – недоделанные. Человек видит, что перед ним выросли горы дел. В такие-то моменты бедолага в отчаянии и восклицает: «У меня нет ни секунды свободного времени!» В итоге – психическое напряжение и нервный срыв. Кто-то впадает в ступор, кто-то заходится в истерике. И в завершение – глубокая депрессия, которая может дать толчок любому заболеванию. Как же успевать все и при этом еще иметь свободное время для любимых занятий?
Японцы говорят: «Прежде, чем подниматься по лестнице, убедись, к той ли стене она приставлена». То есть хорошенько подумайте, прежде чем куда-то двигаться. Надо четко себе представлять конечный пункт своего пути. Вы должны знать, чего вы хотите от жизни, каких высот достичь, что приобрести, кем стать. Менделеев хотел придумать периодическую таблицу химических элементов. Уолт Дисней желал создать свою киностудию. Стив Джобс мечтал о недорогих и совершенных компьютерах. Или, например, для выпускницы школы целью может стать желание поступить в вуз, для девушки – удачно выйти замуж, для будущей мамы – родить здорового малыша, для молодого специалиста – найти работу по душе, для профессионала – увеличить свой доход.
Именно к обозначенной точке на горизонте должно быть устремлено ваше движение, и именно поставленной цели должны быть подчинены все ваши действия.
Конечно, у некоторых людей может быть несколько целей. Но тогда их надо упорядочить: выделить первостепенную цель, а остальные поставить в очередь. Фокусировка на одной цели лучше мобилизует все ваши силы и весь ваш потенциал для ее достижения. Идя сразу к нескольким целям, вы можете «распылиться».
Чем более конкретно определитесь с целью, тем быстрее к ней придете. Поэтому каждая цель должна быть четко сформулированной и иметь определенный срок выполнения.
Именно четко составленный план наглядно отражает первоочередные задачи. Те, кто добился больших высот в жизни, всегда планировали свою жизнь на день, месяц, год и даже на пятилетку.
Практика показывает: когда человек строго следует составленному плану, производительность и продуктивность его времени увеличивается на 25 %. А 10 % времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90 % времени при ее решении.
Составляйте план на завтра вечером накануне. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Тогда утром, придя на работу, вы четко будете знать, что, как и сколько вам надо будет сделать. Расставьте приоритеты: на важные дела выделите много времени, на мелкие дела – мало. И избавляйтесь от ненужных дел!
Если шеф дал вам дополнительные задания, вы должны определить их срочность, важность и объем и вставить в план, чтобы весь список дел был у вас перед глазами. И не бойтесь, что список разрастается. Представьте, с каким удовлетворенным чувством выполненного долга, нескрываемой радостью и гордостью собой вы будете вычеркивать черным маркером выполненные задания!
Кстати, для того чтобы избегнуть гнетущего эмоционального напряжения, никогда не откладывайте на потом самые тяжелые, самые неприятные, самые сложные дела. Специалисты советуют их делать с самого раннего утра. Тогда есть вероятность, что день пройдет без стресса – тихо и спокойно.
Эксперты также советуют записывать на полях ежедневника, где вы составляете свои планы, бесполезные занятия, которые отняли у вас время и, главное, сколько отняли. Когда подсчитаете – ужаснетесь тому, на какую ерунду в день у вас уходят целые часы, которые за год превращаются в недели. Целые недели пустого времени, ни на йоту не приближающего вас к вашей заветной цели. Избавляйтесь от пустяков, которые воруют ваше время!
Учитесь говорить «нет». Любой, даже самый крепкий, план может быть нарушен из-за форс-мажорных обстоятельств, ведь от непредвиденных ситуаций не застрахован никто. Поэтому если вы точно знаете, что не можете выполнить предложенную вам работу или помочь коллеге, другу, родственнику, научитесь говорить «нет» и быстро принимайте решение.
Если же вы начнете сомневаться – «а вдруг я все успею, и свое дело сделаю, и того парня?», – то возникнет большая вероятность того, что ваше важное дело отойдет на второй план, а решение «придет само собой», или его примет кто-нибудь за вас. Так вы потеряете контроль над своей жизнью, и вами можно будет легко манипулировать: навязать вам чужие планы, оторвать от задуманных действий, да и просто отвлечь пустой болтовней. Тогда время не только уйдет из-под вашего контроля, а будет работать против вас. То есть вам надо определиться: вы будете работать на свои цели или на цели других?
Кроме того, научитесь отказываться и от тех заданий, которые только время отнимают, а пользы не приносят. Вскоре вы сами убедитесь, как слово «нет» неожиданно сэкономит вам массу времени.
Но, отказывая, будьте тактичны, чтобы человек, который вас о чем-то просит, понял: вы отвергаете не его лично, а задачу.
Те, кто не умеет говорить «нет», как правило, погрязают в куче своих невыполненных дел, их планы рушатся, а цель становится практически недостижимой.
Отсеивайте ненужную информацию. Научитесь читать интернет по диагонали, достаточно вообще пробежаться глазами только по заголовкам. Научитесь проверять электронную почту в определенное время, например, в 11 часов утра и в 19 часов вечера. Если вы будете туда заглядывать каждые полчаса, то не сможете сосредоточиться на выполнении своих дел, что опять-таки отодвинет вас от поставленной цели. Отвечайте только на важные письма – коротко и ясно. В соцсетях можно «потрепаться» по дороге на работу и обратно – в метро, в автобусе, на машине в пробках. И ехать веселее, и время сами у себя не воруете.
Научитесь концентрировать свои усилия на важных делах и при этом отсекать от своей жизни все лишнее. Не хватайтесь сразу за несколько дел одновременно. Практика показывает: дела легко «разгребаются», когда вы сначала до конца делаете одно дело и только после него приступаете к следующему. Вообще, умение концентрироваться на одной задаче, не отвлекаться – качество всех деловых и удачливых людей, добившихся в жизни признания и успеха. Более того, наш мозг устроен таким образом, что ему легче продолжать какое-то одно дело, чем начинать что-то новое.
Но бывает, что дел в списке накапливается так много, что можно даже впасть в панику. В этом случае трудно сосредоточиться на чем-то одном. Это как раз тот случай, когда говорят: «Не знаю, за что хвататься!» Специалисты в этом случае советуют сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу». И опять-таки прибегнуть к проверенному способу – составить список всей кучи дел. Когда вы проанализируете все проблемы и рассортируете их по важности и объему, то поймете, что у вас есть время, чтобы сделать самые главные задачи.
Более того, во многих случаях можно перепоручить кому-то те дела, которые для вас кажутся не очень важными. На работе можно передать дела подчиненным, а дома – пригласить работника, чтобы тот помог справиться с рутинными проблемами.
Неудачники же часто терпят фиаско из-за того, что сами берутся выполнить сразу и быстро несколько задач, а в итоге одни дела остаются недоделанными, другие – плохо сделанными, а третьи требуют переделки. Как результат – человек топчется на месте, отдаляя приближение к своей цели.
А еще умейте разделять дела на очень важные и неважные. Причем не имеет значения, офисные они, домашние или очень личные. Например, в офисе вы должны определить первоочередные задачи, которые перед вами ставит начальство: составить план, написать отчет или провести совещание. Дома – или заняться уборкой, или съездить в супермаркет за продуктами, или записать ребенка в секцию. В личной жизни – сходить к косметологу или стоматологу, отдохнуть в бассейне или на йоге, навестить родственников или полежать на диване.
Конечно, сначала кажется, что все проблемы важные: за день мы хотим успеть и составить отчет, и съездить в магазин, и позаниматься с ребенком. Но в итоге ничего не успеваем, и многие дела оказываются выполненными лишь наполовину. Так происходит только потому, что мы не определились, что для нас в данный момент является действительно важным.