Должность заместителя секретаря — это одно из средств демонстрации того, что комитет — это общее дело и внутри него есть распределение работы. Это один из способов поддержки секретаря в решении более серьёзных проблем и выполнении обязанностей.

Заместитель секретаря будет выполнять работу секретаря, если последний по какой-либо причине не может выполнять свои обязанности. Это гарантирует, что работа комитета не застопорится, в случае если секретарь не сможет осуществлять эффективное руководство.

Вполне достаточно иметь одного заместителя секретаря, если организация новая или небольшая. Когда организация растёт, растёт и количество её комитетов, их размеры и объём работы. Тогда правильно будет назначить заместителей секретаря в разные отделы работы. В зависимости от потребностей организации, мы можем назначить заместителей секретаря по организации, образованию, финансам и т. д.

Секретарь и заместитель секретаря составляют секретариат. Секретариат эффективно руководит повседневной деятельностью комитетов. Секретариат не отличается от остального руководства и не стоит над комитетом.