Собрания являются важной частью деятельности комитета. Именно на них принимаются решения о том, что делать для достижения целей организации. На собраниях комитет коллективно обсуждает принятие решений, планов и программ действий. Собрания дают жизнь коллективному руководству и единству комитета. Задача комитета — создать систему собраний и следовать ей.

Собрания должны проводиться регулярно по расписанию комитета. Избегайте проведения слишком частых собраний. Высшие органы будут оценивать работу организации, готовить отчёты, составлять программы и планы, а также делать другие необходимые дела. Мы также должны избегать длительных собраний. Такое может произойти, если организация проводит собрания редко; если собрания недостаточно подготовлены и/или неэффективно ведутся. При необходимости мы также можем проводить внеплановые собрания. Именно на этих особых собраниях мы должны решать внезапно возникающие вопросы, которые требуют безотлагательного решения.

Обеспечьте заблаговременное уведомление членов о собрании, убедитесь, что члены знают, чему посвящено собрание, чтобы они могли подготовить важные для собрания материалы и обеспечить своё присутствие.

Обеспечьте подготовку к собранию. Составьте повестку дня или список вопросов для обсуждения и сообщите членам о том, какие отчёты, исследования и чтения им необходимо подготовить. Собрания могут начинаться с первоначального обсуждения того, о чём идёт речь. Подготовка места для встречи, обеспечение безопасности, еды и т. д. также является важной частью подготовки.

Проводя собрания, вы должны быть уверены, что сразу же сосредотачиваетесь на главном вопросе/повестке. Вы не должны слишком задерживаться на второстепенных вопросах или вопросах, которые не являются важными. Сосредоточив внимание на важных обсуждениях, мы гарантируем своевременное завершение собрания и получение плодотворных результатов. Следите за тем, чтобы члены организации принимали равное участие в обсуждении и не допускайте монополии одних и тех же во время дискуссии. Всегда подводите итоги обсуждения, чтобы все знали, каких результатов достигло собрание.