В P&G всё происходило на основе идей или инициатив, изложенных на одном листе бумаги. С самого первого дня от сотрудника требовали писать докладные четко и убедительно. Обычно приходилось одновременно работать над двумя-тремя докладными, чтобы предоставлять следующему уровню управления примерно по одной записке в неделю. Вы посылали докладную непосредственному начальнику, а тот возвращал ее с критическими комментариями, которые превышали по объему изначальный текст.

Вас учили начинать с ясного определения цели докладной записки. Это было еще одним свидетельством того, что вы четко понимаете задачу. Что это? Рекомендация начать новую рекламную кампанию? Общая сводка по результатам исследования? Предложение снизить цену? Цель требовалось обозначить с самого начала.

Другим элементом одностраничной докладной была группировка по три: три причины, по которым ваша идея имеет смысл, три ключевых вывода из отчета об исследованиях, всего по три. Помню, однажды я спросил, почему именно три, и ответ оказался очень прост: один или два – недостаточно убедительно; четыре и больше – перебор. Три оказалось идеальным числом. Я до сих пор продолжаю мыслить тройками.

Эффективная докладная предвосхищала возможные аргументы против инициативы и сразу же их опровергала, указывая на возможные риски и предлагая меры по их снижению.

Последним элементом идеальной одностраничной докладной было четкое изложение последующих шагов. Требовалась усидчивость, чтобы продумать, как будет внедряться инициатива. Например, если предлагалось создание новой рекламы, нужно было заранее проработать вопрос о том, какое именно рекламное агентство будет привлечено к его созданию, заинтересуется ли оно предложением, сколько времени уйдет на съемки, монтаж и, наконец, на внутреннее согласование и запуск рекламной кампании. Это привлекало внимание автора докладной к деталям и заставляло продумать, что может поставить под сомнение смету и расписание.

Двадцатидвухлетний парень, только что окончивший университет, совершенствуя одностраничные докладные записки, добился двух важнейших результатов. Первый из них – умение писать деловые документы. Предмет моей гордости, что часто начальник отправлял составленный мною документ на следующий уровень без каких-либо правок и комментариев. Разумеется, на то, чтобы до такой степени отточить навыки, потребовалось несколько месяцев. Но я был очень рад, когда сумел этого добиться.

Второй и более важный результат – ясность мышления, возникшая благодаря работе над идеальной докладной. Я научился оценивать общую картину и понимать, чего пытаюсь достичь. Научился быть убедительным. Научился искать информацию или внешние примеры, поддерживающие мои предложения, предугадывать вопросы и выступать с готовыми ответами; создавать подробный план действий по внедрению своего предложения.