Без минуты девять. Еле волоча ноги, вы наконец подходите к своему рабочему месту и падаете в кресло. Телефон разрывается от нескончаемых уведомлений. Со вчерашнего дня остались непрочитанные письма, на которые нужно ответить; в мессенджерах висят сообщения, которые вы боитесь открывать, потому что они наверняка добавят вам головной боли; скоро нужно будет сдавать проекты, которые вы еще не доделали, а еще сегодня вас ждет несколько совещаний, к которым вы даже еще не начали готовиться. Не имея четкого плана действий, вы решаете первый час тяжелого рабочего дня посвятить ответам на сообщения в мессенджере. Сначала нужно ответить самым важным и нетерпеливым людям. Но вот вы смотрите на часы – 15:00, уже через два часа вам забирать детей из школы, идти на встречу с другом или готовить ужин дома. А что вы вообще успели сделать за сегодня? Ничегошеньки, только разгребли электронную почту. Каждый из нас был в похожих ситуациях – когда мы полностью забываем о своих приоритетах из-за постоянных, непредсказуемых и всепоглощающих требований извне. Чтобы этого избежать, предлагаю вам каждый рабочий день начинать с «утреннего совещания».

Утреннее совещание – короткое совещание с самим собой, которое должно помочь вам привести мысли в порядок перед началом работы. Для того чтобы не дать электронной почте захватить все ваше внимание, напишите все, что необходимо сделать, на листке бумаги и определите, что важно сделать именно сегодня. Утреннее совещание необязательно должно быть долгим – его можно провести и за одну бодрую песенку (слушать веселую музыку тоже необязательно, но рекомендуется; лучше всего для этого подойдет нестареющая классика вроде песни «Smooth» группы Santana). Утреннее совещание – отличный способ навести порядок в делах, что позволит вам более осознанно отвечать на запросы коллег и начальства.

Когда список дел будет готов, можете использовать одну из трех систем расстановки приоритетов, чтобы его оптимизировать.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод применим практически к любой сфере жизни, а популярным он стал благодаря бестселлеру Стивена Р. Кови «Семь навыков высокоэффективных людей»[128]. Если вы в восторге от тайм-менеджмента, то, скорее всего, уже слышали о нем. Матрица Эйзенхауэра позволяет разделить задачи по степени срочности и важности.

Эта таблица – ваши страховочные колеса при работе с приоритетами. Она поможет вам развить одну очень полезную привычку: услышав просьбу, сразу же задумываться о том, насколько она важна и насколько срочно ее нужно удовлетворить.

Не все дела одинаково важны и срочны. Именно вера в то, что все на свете важно и срочно, заставляет нас, выгоревших людей, думать, что нам всегда нужно выполнять множество задач.

После использования этой матрицы вы через какое-то время обнаружите, что в идеале должны уделять больше времени делам, которые попадают в верхнюю ее половину. В первую очередь вы выполняете задачи в квадрате «срочно/важно» и параллельно планируете, что будете делать с тем, что расположено в квадрате «важно/несрочно». Срочные и неважные дела обычно приносят больше всего проблем, потому что мешают заниматься более важными вещами. Справиться со стрессом от столкновения со «срочной/неважной» задачей вы можете, выполнив ее, делегировав ее, отложив на потом и/или изменив ожидания людей, чтобы они больше вас не доставали. Если вы часто становитесь жертвой плохого тайм-менеджмента другого человека и вынуждены выполнять его просьбы в последнюю минуту, вам следует поговорить с ним об этом, потому что из-за него страдает вся ваша работа. Старайтесь никогда не тратить свою энергию и время на неважные/несрочные дела – автоматизируйте их, отдайте на аутсорс, минимизируйте, делегируйте, отложите на потом или вовсе исключите. Подробнее об этих инструментах управления временем мы поговорим в разделе о реализации.

В случае если вы не можете позволить себе уделять меньше времени несрочным/неважным заданиям – возможно, ваше положение в компании не дает вам это сделать или выполнение таких поручений входит в ваши прямые обязанности, – я рекомендую вам ограничивать, планировать и помнить.

Давайте начнем с ограничения. Сгруппируйте все свои утомительные дела так, чтобы вам не казалось, что им нет ни конца ни края. Например, если вам не нравится, когда весь ваш день проходит в совещаниях, попробуйте назначать все рабочие встречи на утро. Когда вам придет следующий запрос на проведение совещания, напишите себе напоминалку организовать его следующим утром.

Планируйте. Назначьте время для выполнения монотонных задач, чтобы перестать раздражаться из-за них. Например, отвечайте на электронные письма и сообщения в мессенджерах не сразу же, а в конце каждого часа. Так вы будете меньше отвлекаться от работы, а процесс станет более предсказуемым.

И наконец, всегда помните, что вы способны прекрасно справляться со своей работой, не принимая близко к сердцу связанный с ней стресс, и что так сильно вы будете загружены не всегда[129]. Проявите изобретательность, чтобы пережить этот период.

Метод временных блоков

Второй инструмент тайм-менеджмента позволяет визуализировать все, чему мы уделяем время, и определить, насколько наши занятия соответствуют нашим интересам. Покажите мне, на что вы тратите свое время, и я скажу вам, что у вас в приоритете.

Этот метод очень прост в использовании. Вам нужно лишь поразмыслить над своими приоритетами, а потом нарисовать временные блоки и в каждый из них вписать по задаче. Так у вас перед глазами будет наглядная схема того, как вы распоряжаетесь своим временем.

Метод временных блоков помогал людям задолго до изобретения календаря Outlook – считается, что этот инструмент придумал Бенджамин Франклин[130]. Временные блоки можно использовать как самостоятельно, так и вместе с матрицей Эйзенхауэра (в таком случае нужно распределить все задачи из квадратов матрицы по блокам настолько рационально, насколько возможно).

Кроме того, метод временных блоков поможет снизить нервозность от ожидания работы. Бывает ли такое, что после пробуждения вы сразу же начинаете думать обо всем, что вам предстоит сделать за этот день? Если у вас куча дел и вы не знаете, когда ими заниматься, вам может быть чересчур тяжело. Чтобы этого избежать, используйте «утренние совещания», которые помогут переварить все мысли, выделить самые важные задачи и расставить их по блокам распорядка дня. Если последуете этому совету, в следующий раз, когда будете тревожиться из-за своих обязанностей, вы сможете напомнить себе, что у вас на них выделено достаточно времени, поэтому переживать не стоит. В каком-то смысле это эквивалент ограничения: вы разделяете стрессор на части и ограничиваете его промежутком времени, который на него выделили.

Когда речь заходит о методе временных блоков, я часто сталкиваюсь с одними и теми же вопросами:

«Что, если мой распорядок дня постоянно меняется?»

Не бойтесь меняться вместе с обстоятельствами. Я понимаю, что вам очень неприятно, когда все идет не так, как вы хотели. Однако вместо того, чтобы использовать принцип «всё или ничего» и отменить все свои планы, лучше попытайтесь ответить на вопрос, который вы уже видели в разделе про минимумы: «Как мне поступить как можно лучше в этой ситуации?» Если обстоятельства поменялись и план А не сработал, перейдите к плану Б.

Подумайте, почему это происходит. Может быть, вы сами позволяете другим людям занять ваше время? Постарайтесь четко определить свои границы, чтобы лучше защитить свои временные блоки (подробнее об этом мы поговорим в главе 6). Если это не поможет, попытайтесь более креативно распределить временные блоки по своему расписанию – возможно, стоит самые важные вещи запланировать на утро или вечер, когда вас точно никто не будет трогать. Если и это не поможет (и вы по понятным причинам сильно расстроитесь), то, к сожалению, вам нужно принять то, что на работе никто не уважает ваше время. Решите для себя, сможете ли вы с этим нормально жить.

«А если у меня не получается уложиться в рамки временных блоков?»

Если вам постоянно нужно больше времени, чем вы себе даете, тогда либо увеличьте блоки, либо делайте паузы и завершайте начатое, когда у вас появится свободный час. Когда время блока подходит к концу, но у меня еще остается работа, я обычно записываю, на чем остановилась и что мне нужно будет сделать потом. Возвращаясь к этому блоку в следующий раз, я не трачу много времени на подготовку к работе, потому что быстро вспоминаю, с чего нужно начать.

Попробуйте недельку поработать с методом временных блоков. Планируйте все: от встреч и проектов до ответов на письма и даже обеденного перерыва. Лучше иметь четкий распорядок дня, чем просто знать, что нужно сделать, и думать, как все успеть.

Следующий инструмент особенно понравится перфекционистам, моим дорогим любителям списков. Это самый гибкий инструмент, потому что только от вас зависит то, как вы разделите свои дела на категории.

Старые добрые списки

Ответить на сообщение Джима, прочистить слив в ванне, сдать проект и позвонить маме – эти задачи из вашего списка дел не равнозначны. Сваливание всего в одну кучу мешает вам быть эффективными, поэтому важно правильно организовать список дел. Когда все задачи просто перечислены через запятую, вы начнете с той, которая кажется проще, больше вам нравится или просто стоит в списке на первом месте, хотя в действительности нужно в первую очередь делать то, что для вас важнее. Разбейте все рабочие обязанности на списки, которые будут отражать ваши приоритеты.

Список дел – то, что вы обязательно должны сделать сегодня. Ваши настоящие приоритеты.

Список фигни – то, что вам хочется или нужно сделать, но не срочно. Внесите в этот список все, что может отвлечь вас от действительно важных вещей. Ответить на сообщение, загрузить документ, о котором вы забыли, вернуть посылку – возможно, эти задачи кажутся вам легче или интереснее. Поэтому я вас и призываю всегда разграничивать важное и простое/развлекательное.

Когда мы неосознанно переключаемся между приоритетными задачами и делами из списка фигни, мы выходим из состояния потока. Работать в состоянии потока – значит быть полностью сконцентрированным на деле (исследователи даже составили карту того, как выглядит наш мозг в состоянии потока[131]). Чаще всего состояние потока описывают как длительное сосредоточение, в результате которого человек теряет счет времени. Нарушая состояние потока ради неважных дел, мы лишаем себя настоящей продуктивности. Следовательно, ваша цель – отложить задачи из списка фигни до более подходящего момента. Помните про фонд решений? Когда количество энергии ограниченно, мы должны сначала тратить ее на самые приоритетные цели, а потом уже на все остальное.

Пункты из списка фигни тоже нужно выстраивать в порядке от более к менее важным, чтобы, когда до них все-таки дойдет дело, вам было легче расставить приоритеты. В ходе одного исследования, в рамках которого изучали последствия отвлечений от работы[132], ученые выяснили, что уже после 20-минутного перерыва в рабочем процессе люди начинали испытывать больше стресса и разочарования и им приходилось прикладывать больше усилий, чтобы добиться нужного результата. Отвлечения – на список фигни или что бы то ни было еще – снижают эффективность и негативно сказываются на рабочей памяти[133]. Все потому, что рабочая память (в ней хранится вся информация, связанная с заданием, над которым мы работаем) перегружается, когда мы заваливаем ее всем, чем попало, – например, когда объясняем коллеге, как починить принтер, или отвечаем на короткий звонок. (Вы когда-нибудь слышали про «материнский мозг»? Этот термин используют для описания провалов в рабочей памяти матерей, которые, скорее всего, являются последствием постоянных отвлечений на уход за ребенком.) Согласно результатам исследований, часто переключаясь между задачами и пытаясь сделать несколько дел сразу, мы только теряем время[134] (нам нужно больше времени, чтобы снова сфокусироваться на том, с чего мы начали) и чаще совершаем ошибки (простите меня, любители многозадачности). Отвлечения серьезно влияют на отдачу от работы, потому что они не только снижают скорость и точность выполнения задания, но также портят наше впечатление от процесса. Именно поэтому сначала нужно уделять внимание приоритетам, а потом уже делам из списка фигни.

Cписок повседневных дел. В него входят все личные цели, которые важны для жизни. Позавтракать, погулять, сходить на тренировку, выпить 2 л воды в день, составить список покупок, перезвонить папе – все эти задачи не менее важны, чем профессиональные обязанности. Если в списке дел и списке фигни отражается качество работы, то этот список скорее относится к качеству жизни. Многие люди либо добавляют свои повседневные задачи в обычный список дел, либо вообще нигде их не фиксируют, думая, что это излишне. Однако лучше всего поместить их в отдельный список, потому что так снижается вероятность того, что вы о них забудете. Чаще всего именно эти, казалось бы, мелочи и определяют наше самочувствие в конце дня.

Я также настоятельно рекомендую вам завести список «на потом». В него можно включить все, что необязательно делать в ближайшее время. Задачи наподобие наведения порядка в кладовой могут оставаться в списке дел целую вечность. Этого нужно избегать, потому что список дел не должен быть длинным. Если вам нужно разобраться с каким-то вопросом до определенной даты, поставьте себе напоминалку проверить свой прогресс; если дело не сдвинулось с мертвой точки, перенесите эту цель из списка дел в список «на потом», чтобы она не висела мертвым грузом и не вызывала у вас чувство вины, которое вам совсем ни к чему.

Эти методы расстановки приоритетов – прекрасный выбор для человека, который хочет избавиться от тяжелого бремени перегруженности. Выберите комбинацию инструментов, исходя из текущих обстоятельств, и оттачивайте свое мастерство владения ими.

Следующий шаг – понять, как вам работается лучше всего. Рабочие условия бывают разные, поэтому я предлагаю вам определиться с тем, в какой обстановке вы максимально продуктивны. Я не буду выносить оценочных суждений и приму любое ваше мнение – даже если вы мне скажете, что лучше всего вам работается, когда вы лежите на пляже с бокалом «Маргариты» в руке.