Мало просто выполнить свою работу хорошо. В современном мире любой продукт – это результат деятельности огромного количества людей. Управленец должен минимизировать вероятность ошибок. Для этого ему нужно рассматривать создание продукта как процесс, который можно оптимизировать, сделать более эффективным с точки зрения времени и трудозатрат.

В области организации процессов японцы действительно добились немалых высот. Плодами их трудов некоторые из нас пользуются на ежедневной основе. В следующих параграфах мы разберем три гигантских достижения японской мысли в сфере организации и оптимизации рабочих процессов: кайдзэн, канбан и just-in-time.

Думаю, большинство читателей знакомы со словом канбан в контексте современных процессов разработки. Принципам канбан для оптимизации процессов разработки программного обеспечения следует такой гигант, как Atlassian, компания, подарившая миру систему Jira. Trello – еще один софт, с которым знакомы офисные работники, – тоже результат применения канбан.

Мало кто задумывается, что на самом деле система канбан родилась совсем в другую эпоху и предназначена была для промышленности – производства автомобилей. Канбан – это карточки, которые сопровождают наряды на сборку. Они позволяют каждому участку производственной линии точно знать, что именно ему необходимо сделать.

Эту методику, как и многие другие приемы, позволяющие повысить эффективность рабочего времени и оптимизировать использование ресурсов, придумал Тайити Оно (1912–1990), который посвятил всю свою жизнь автомобильному производству компании Toyota. Начав с должности рядового сотрудника, Оно поднялся до поста председателя совета директоров Toyota Motors. Он создал не только систему канбан. Им также же были разработаны метод just-in-time и принципы бережливого производства.

Слово канбан стало настолько популярным, что вышло за пределы японского языка, и теперь его можно встретить то тут, то там в латинизированной или кириллической версии. Во многом благодаря Оно Toyota стала тем, чем она является сейчас: его инновации в сфере управления помогли компании пережить кризисы и флуктуации рынка во второй половине XX века.

Вот так выглядит канбан (карточка) на производстве[29]:

Так может выглядеть карточка канбан для производства автомобиля

Из этой краткой карточки можно узнать всю необходимую информацию: какие детали и в каком количестве требуются, куда их нужно поместить, с какого участка производства они поступили, куда их следует отправить дальше. На карточке также указан номер будущего автомобиля, рабочего места и завода. Конечно же карточка содержит штрихкод.

Таким образом, все ящики с деталями путешествуют по производству (аналогично тому, как задачи путешествуют в Jira от исполнителя к исполнителю). У каждого ящика есть карточка, которая служит своего рода «историей болезни». Благодаря ей понятно, откуда деталь поступила и куда направляется.

Поскольку карточки заполняются вручную, в любой момент можно внести изменения. Из-за того, что отмечены предыдущий и последующий процессы, можно сразу понять, на какой стадии закралась ошибка или появился брак, и вернуть задачу на доработку, пока не стало слишком поздно. А еще карточки канбан могут быть разных цветов. Цвет позволяет понять, на каком этапе находится тот или иной процесс.

Все необходимые для работы данные представлены на одном листе. Это гораздо удобнее, чем бесконечный поток служебных записок. Система канбан позволяет сотрудникам всегда иметь актуальную информацию о задачах и процессе работы. Она помогает снизить уровень бюрократии и сократить время, которое тратится на непроизводительные задачи. Кроме того, она помогает избежать перепроизводства. Взгляните на свои системы Jira и Trello: выполняют ли они эти функции на вашем рабочем месте?