Это известное правило: если вы хотите решить много дел в условиях ограниченного времени, то нужно применять последовательный подход. Задача решится быстро, когда все имеющиеся ресурсы будут направлены на ее решение. В этом правиле есть еще пара возможностей увеличить скорость, о которых не говорят.
• Экономия времени на переключении между периодами однозадачности.
• Увеличение производительности с подключением рутинной многозадачности.
За что не любят многозадачность? За те потери времени и сил, которые происходят при переключении между разными задачами. Мы можем думать в один момент времени только над одним вопросом. Даже если мы полагаем, что обдумываем несколько тем, то нам это только кажется. Наш мозг в это время мечется между разными мыслями, тратя силы на эти «перескоки». Когда нам говорят «нужно практиковать однозадачность», подразумевают «нужно сократить количество переходов от темы к теме». Переключение воспринимается, как неизбежное зло, потеря энергии и сил.
Но у нас есть возможность правильно использовать «последовательную многозадачность». Нужно освоить важный навык – концентрацию внимания, вашу скоростную «коробку переключения внимания». Пока у нас слабая способность концентрировать внимание, мы теряем много энергии на переходах от одной задачи к другой. Мы начинаем новое дело, находясь в предыдущем. Мы не отключились от одного вопроса, а уже схватились за решение другого.
Мы прекрасно понимаем, что нам нужно время, чтобы «включиться» в новую задачу. Обычно достаточно нескольких минут, чтобы отключиться от предыдущего дела и сосредоточиться на новом. Почему же нам так сложно использовать небольшие пустоты в нашем распорядке? Вроде бы все здорово звучит: «У нас есть масса небольших промежутков времени, которые мы можем использовать». А на деле получается, что нам этого маленького промежутка свободного времени не хватает, чтобы даже включиться в задачу. Мы видим, что времени мало, и решаем не использовать его.
Вам помогут прокачать «коробку передач» внимания осознанные прерывания. Прерывания в контексте продуктивности обычно описывают, как негативный фактор – они отвлекают наше внимание, снижают скорость, расходуют энергию. От незапланированных прерываний нужно ограждаться, защищать свою рабочую зону и продуктивное мышление. К ним сформировалось отношение, как к холестерину – объекту, с которым нужно бороться. Но и холестерин, и прерывания приносят нам пользу. Когда заканчивается любое дело, любая задача, нужно остановиться и «выдохнуть». Прерваться в своей умственной деятельности.
Я использую технику прерывания из 5 шагов.
1. Закончил дело – не хватайся за следующее, остановись.
2. Выдохни, прижми ладони к столу, ступни поставь ровно на пол. Закрой глаза, почувствуй дыхание, сделай 2–3 глубоких вдоха и выдоха.
3. Ответь на вопросы: «Что я только что закончил делать? Что я сделал? Доволен ли я результатом?» Зафиксируй.
• Сделай запись в дневник кейсов.
• Отметь продолжительность в календаре. Подтверди результат.
• Если дело не закончено, определи следующий шаг по этой задаче, уточни желаемый результат, скопируй слот в календаре, перенеси на следующий день.
4. Ответь на вопросы: «Что я буду делать сейчас? Сколько у меня есть времени? Какой мне нужен результат?»
5. Запусти таймеры (Toggl и AppleWatch) и приступи к следующему делу.
Чем дольше я практикую эти пять шагов, тем меньше времени мне нужно, чтобы переключиться между задачами. Тем быстрее сознание выходит из предыдущего дела и настраивается на следующее.
Чтобы научиться останавливаться, нужно развивать способность управлять своим вниманием. Я считаю, что «управление вниманием» – это тема, достойная отдельной книги, навык, который нужно целенаправленно совершенствовать. Когда мы можем эффективно управлять своим вниманием, развивать его силу, защищать от поглотителей, тогда перед нами открываются возможности во многих направлениях.
• Можем быстро и эффективно учиться, развивать навыки, осваивать новые способности, увеличивать свою полезность и востребованность.
• Держим фокус внимания на ценностях и планах, поэтому быстрее достигаем целей.
• Видим больше подсказок и вводных, поэтому легче находим решения в жизненных, деловых, творческих и технических задачах.
• Умеем внимательно прислушиваться к себе, чувствуем мельчайшие изменения настроения и легко управляем эмоциями.
• Наблюдаем за своими действиями и проще создаем новые нужные привычки.
• Не отвлекаемся от собеседников, наблюдаем за их поведением, поэтому получаем более значимые результаты в переговорах.
• Улавливаем проявления своих слабостей, поэтому легче противодействуем манипуляциям.
• Умеем слушать не только себя, но и возможных покупателей, поэтому проще «продаем» свои желания, идеи, предложения – клиентам, руководителям, коллегам, инвесторам, детям, родителям, кому угодно.
• Внимание к желаниям, настроениям, чаяниям близких и любимых людей, друзей, приятелей и знакомых помогает развивать глубокие и ценные отношения.
• Ведем осознанную жизнь, чувствуем и понимаем, что с нами происходит: что мы делаем, к чему идем и какие следы оставляем за собой.
Вся книга – про управление вниманием в любом состоянии времени.
• Внимание к будущему описывается во всех разделах о планировании.
• Внимание к прошлому раскрывается в разделах о рефлексии.
• Внимание к настоящему – в разделах про осознанность.
Что мне помогает фокусировать внимание? Я прокачиваю два навыка.
1. Уменьшение влияния внешних поглотителей.
2. Увеличение внутренней силы внимания.
Давайте разберемся с ними чуть подробнее.
• Окружающая среда.
Новости, реклама, шум, чужие разговоры, песни по радио и голоса из телевизора, ленты социальных сетей. Любой входящий сигнал отвлекает наши мыслительные ресурсы, даже если мы не замечаем. В разделе «Сила трения сильнее желания» мы обсудим, почему именно мелкий «песок» затормаживает нас сильнее, чем крупные препятствия. «Незаметные» раздражители забирают у нас гораздо больше сил, чем навязчивый яркий объект, который мы можем «взять и убрать». А вот мелочь вычищать гораздо сложнее: гул голосов в офисе, рекламные объявления в интернет-приложениях, фоном звучащее радио, бликующие поверхности, шум с улицы – все это по чуть-чуть, незаметно съедает наши ресурсы.
Нужно целенаправленно избавляться от них, ограждать свое рабочее и жизненное пространство. Распрощаться с телевизором. Выключить радио. Надеть наушники с шумоподавлением и без музыки. Убрать со смартфона новостные приложения, спрятать на дальние экраны иконки социальных сетей. Отписаться от половины или даже от всех рассылок. Отключить уведомления мессенджеров. Оплатить полезный ресурс, чтобы пользоваться им без рекламы. Создать комфортное рабочее место, закрытое от внешних раздражителей.
• Окружающие нас люди (и животные).
Все, кто приходит к нам с вопросами, просьбами, разговорами, претензиями, отвлекают наше внимание от задачи, на которой мы хотим сосредоточиться. Мы – социальные существа, поэтому нельзя просто сказать «прекратите общаться». Нужно настроить взаимодействие так, чтобы другие люди не отвлекали внимание, когда оно особенно нужно.
Договоритесь с близкими и коллегами, что у вас будет время «самоизоляции»: для решения рабочих задач, медитации, для творчества или спорта. Поставьте на стол табличку «Меня нет», повесьте на дверь карточку «Не беспокоить».
А есть еще наши питомцы, которые, безусловно, требуют нашего внимания: поесть, погулять, освободить место, погладить. С ними не договоришься, поэтому приходится мириться с их желаниями – мы в ответе за тех, кого приручили.
• Коммуникации.
Продолжение межличностных коммуникаций: звонки, сообщения, уведомления, письма. Способы уменьшения их влияния мы рассмотрим в разделе «Сила трения сильнее желания», а пока просто отметим: чтобы не терять внимание, нужно отключать устройства коммуникаций, хотя бы на время сосредоточенной работы с задачей. А еще лучше – оставлять в другом помещении, чтобы их не было перед глазами. Если в вашем смартфоне стоят приложения, которые могут понадобиться при работе, то поставьте авиарежим, а сам смартфон уберите из поля зрения. Например, я кладу его за экран ноутбука: если понадобится воспользоваться каким-то особенным приложением – достану.
• Сложность задач.
Нам нужно сосредоточиться на задаче, но никак не получается сфокусировать на ней свое внимание. Внутри самой задачи могут прятаться два «отталкивающих» фактора: скука и тревога. Когда вы не можете сконцентрироваться, нужно оценить: к чему ближе ваше состояние, а затем решить, что делать.
Если задача слишком легкая, то мы быстро теряем к ней интерес, и наше внимание пытается переключиться на что-то более увлекательное. В таких случаях нужно усложнить задачу: сократить сроки, повысить требования к качеству, придумать, как сделать чужими руками, настроить алгоритм решения, применить противоречия ТРИЗ. Как только задача перестанет быть слишком простой, внимание вернется.
Если задача слишком сложная, то внимание может убегать из-за появляющегося чувства тревоги. В таких случаях нужно упрощать задачу: дробить на части, увеличивать сроки, привлекать помощь, повышать свою квалификацию, развивать дисциплину. Подробнее об управлении вниманием с помощью этой методики написано в книге Люси Джо Палладино «Максимальная концентрация», рекомендую к прочтению.
Оградить себя от внешних раздражителей недостаточно, ресурсы внимания должны поддерживаться и «прокачиваться» изнутри.
• Питание:
Мозг – самый энергозатратный орган нашего тела. Внимание – это его «продукт». Поэтому если мы залили в «бак» мало топлива или топливо низкого качества, то неизбежно пострадает сила внимания. Полноценный полезный завтрак, умеренный обед и легкий ужин дают мозгу энергию тогда, когда это нужно. В книге «Биохакинг мозга» очень много внимания уделяется питанию – что дает мозгу энергию, а что ее забирает.
• Сон:
Еще одно базовое средство восстановления сил. Если мы не выспались, то не можем сосредоточиться, наше внимание легко рассеивается. И наоборот. О том, как правильно высыпаться, мы поговорили в главе о разнообразии энергий. Надеюсь, что вы уже внедряете в практику грамотную подготовку ко сну в течение всего дня.
• Закрепление вопросов:
Внимание – это постоянно звучащие в голове вопросы: «Что я чувствую, о чем я думаю, что я делаю? Что я хочу почувствовать? О чем важно подумать? Что я должен сделать?»
Чтобы закрепить их в голове, нужно регулярно их повторять. Мне помогает фрирайтинг по утрам и рефлексия по вечерам. Каждое утро я письменно отвечаю на вопросы: «Каким я сделаю сегодняшний день?», «Что для меня важно?», «К каким целям я продвигаюсь?», «Что меня сегодня порадует?». Каждый вечер я открываю приложение и записываю, что я сделал для саморазвития, для продвижения к целям, для отношений в семье, для здоровья, для других людей, что я узнал нового, какие ошибки совершил и как их предупредить в будущем. Такие практики помогают поселить эти вопросы в голове, чтобы они удерживали мое внимание в течение дня. В приложении в конце книги вы можете прочитать полный перечень вопросов, которые я регулярно задаю себе.
• Таймеры и уведомления:
Человек может усиливать себя с помощью внешних инструментов, которые становятся его частью. Мне в развитии внимания помогают приложения в смартфоне. Таймеры помогают отслеживать время, которое нужно инвестировать в ту или иную задачу.
Чем чаще пользуешься таймером, тем быстрее обостряется чувство времени
Ты начинаешь его видеть, ощущать, осязать так же, как расстояние, температуру, поверхности. Время начинает обретать плотность. Ты чувствуешь, сколько прошло времени, даже если находился в состоянии потока. Ты можешь легко в течение дня определить точное время «плюс-минус 5 минут», не глядя на часы.
Календарь в смартфоне помогает удерживать внимание на запланированных делах. Экран самого телефона может превратиться в визуализацию цели. Дневники помогают в рефлексии, напоминают, о чем важно задуматься. Настроенные приложения возвращают меня в состояние «здесь и сейчас», выбрасывая напоминания с вопросами и уведомлениями: «Что ты делаешь?», «К какой цели двигаешься?», «Что ты хочешь изменить в текущем положении?», «Оглянись, что ты видишь?», «Улыбайтесь, господа, улыбайтесь!».
Важно научиться не игнорировать такие уведомления и честно отвечать на вопросы, которые ты увидел. Тогда они начинают закрепляться в памяти и сами собой всплывать «перед глазами», даже если смартфон помалкивает. В этом преимущество «когнитивного экзоскелета» – он делает нас сильнее, в отличие от «мускулатурного», который постепенно ослабляет нас. Это похоже на столбики или растяжки, которые поддерживают молодой саженец – ему нужно дать время, чтобы пустить корни, окрепнуть и стать сильным деревом. А потом от поддержки можно отказаться.
• Правила и ритуалы:
Мы часто сами позволяем себе отвлекаться, самонадеянно полагая, что легко вернемся в рабочее состояние. Практика показывает: сделав один шаг в сторону, очень легко потерять нужное направление. Начать вновь гораздо сложнее, чем не отвлекаться. Чтобы не позволять вниманию рассеиваться, я создаю личные правила работы с информацией. Например, сейчас они выглядят так:
♦ Разбор почты и уведомлений: два раза в день, не больше 30 минут за один подход, в строго установленное время.
♦ Разбираешь почту – занимайся разбором, не переходи к решению задач или переписке; отвечай на письмо, если это потратит не больше минуты. Задачи из писем превращай в дела в календаре; письма, требующие вдумчивого ответа на 10–15 минут, тоже делай отдельной задачей.
♦ Начался активный диалог в переписке – переводи в голосовой формат, назначай созвон: говорить быстрее, чем писать.
♦ Отключи все уведомления мессенджеров на компьютере (я часто работаю с интернет-источниками и онлайн-сервисами, поэтому отключить Wi-Fi на компьютере для концентрации внимания не получается).
♦ Увидел уведомление в мессенджерах на смартфоне – не трогай, если срочно, то позвонят. Разбор уведомлений в конце часовых слотов – не больше 5 минут.
♦ Нужно сосредоточиться на очень важной задаче или нужно резко ускориться – включай авиарежим, чтобы звонки не отвлекали.
♦ Соцсети только для проверки уведомлений и обратной связи к публикациям – 10 минут после обеда, по 5 минут после фитнес-разминок.
♦ Зашел в соцсеть – не листай ленту.
♦ Если увидел пропущенный звонок (сообщение, письмо) – не перезванивай сразу, на него можно ответить позже.
Правила могут превращаться в ритуалы, которые помогают настроить внимание на рутинные задачи. Например, описанная выше последовательность осознанного прерывания – это и есть ритуал завершения одной задачи и настройки на другую. Что и как вы делаете, приступая к одним и тем же задачам? Привычная последовательность сообщает вашему вниманию: сейчас мы будем заниматься разбором почты, работой над книгой, составлением презентации, звонками клиентам, расчетами сметы, спортивными упражнениями, будем завтракать-обедать-ужинать, начинать новый день, готовиться ко сну.
Что сделать прямо сейчас?
Запланируйте развитие концентрации внимания. Выберите что-то из перечисленного выше. Найдите книги по развитию умственных способностей, выполните упражнения по концентрации внимания. Создайте барьеры от внешних раздражителей. Потренируйте способность погружаться в нужное состояние. Тогда вам станет доступной «последовательная многозадачность» – моментальное переключение между делами без потери времени на переключения.
Поясню сразу: я против попыток решить несколько задач в один момент, потому что качество результата неизбежно падает. Многозадачность – зло, снижающее наши возможности. Но в этом вопросе не все так однозначно, как и с прерываниями. Мы же умеем совмещать два дела без ущерба для результата?
• Можно считать в уме на пробежке.
• Можно делать растяжку и смотреть любимую передачу.
• Можно стоять в планке и просматривать уведомления.
• Можно идти на мероприятие и по пути слушать подкаст или аудиокнигу.
• Можно красить ногти и делать покупки по телефону.
Деятельность в фоновом режиме вполне доступна нам при выполнении задач, требующих разных ресурсов: умственных или физических. Конечно же, при занятиях спортом тоже можно концентрировать мышление: осознавать, как двигается твое тело, направлять внимание на последовательность движений или на ощущения в мышцах. Но чем более «рутинна» физическая задача, тем больше ресурсов освобождается на умственную работу. Наверняка вам знакомо состояние «улетающих» мыслей, когда вы занимаетесь привычным делом.
Вы ведь не задумываетесь, как вы ходите? Конечно же, даже простую ходьбу можно превратить в упражнение осознанности и тренировки внимания. Но мы сейчас говорим о повседневности, когда рутинное дело становится возможностью увеличить производительность. Обычно вы не концентрируетесь на том, как работают мышцы ног, как опирается стопа на поверхность, насколько согнуты ваши колени, как вес тела переносится с одной ноги на другую, как держать равновесие. Вы просто идете. Как говорилось в одной шутке: когда сороконожку спросили, как она не запинается, она задумалась и запнулась.
Вот до такого же автоматизма можно довести многие процессы. У нас уже есть такой опыт: игра на музыкальных инструментах, танцы, боевые искусства, вождение автомобиля, спортивные навыки, завязывание шнурков. Многократные повторения помогли нам закрепить уверенные действия «на автомате». При выполнении такого рода задач даже рекомендуется отключать сознание, перестать задумываться, что делаешь, чтобы не испортить результат.
Многократное повторение одинаковой последовательности действий позволяет закрепить ее и не думать, что именно ты делаешь. Прежде чем переходить к осознанному созданию таких ритуальных последовательностей, нужно вспомнить, что вы умеете выполнять, не задумываясь:
• наводить порядок,
• готовить еду,
• ходить, бегать,
• вязать,
• выполнять спортивные упражнения,
• гладить белье,
• накрывать на стол,
• мыть посуду,
• чистить зубы,
• бриться.
Что сделать прямо сейчас?
Посмотрите на свой список, добавьте в него ваши персональные рутины. Только не добавляйте в него «принимать пищу» и «водить автомобиль». Еда – это слишком вкусно, чтобы отвлекаться, а вождение – слишком опасно. Вспомните примеры из главы «Эволюция устойчивее революции». Подумайте, какую необходимую умственную работу можно «наложить» на механические рутины?
• Делать упражнения на счет.
• Повторять иностранные слова.
• Учить стихотворения.
• Смотреть развлекательную или образовательную программу.
• Слушать подкаст или аудиокнигу.
• Надиктовывать тексты для постов или статей.
• Выполнять упражнения на развитие памяти.
• Планировать.
• Фокусировать внимание на мыслях, эмоциях, действиях.
• Играть в одиночку или с кем-то.
• Разговаривать лично или по громкой связи телефона.
• Отвечать на важные вопросы.
• Фиксировать важные моменты.
• Делать фото и снимать видео.
• Вести репортаж.
• Выполнять дыхательные упражнения.
• Выполнять упражнения на статическое напряжение.
После этого вы сможете создавать и новые «автоматизированные рутины»: порядок пробуждения и отхода ко сну, сбор на работу или выход из офиса домой, покупка продуктов в магазине, заправка автомобиля, разбор почты, наведение порядка в файлах. В найденных действиях важно определить постоянную последовательность, место совершения, количество повторений. Чем точнее вы будете повторяться, тем быстрее мозг освободит ресурс для дополнительных дел и увеличит возможности для принятия решений. Если вы не задумываетесь в рутинах, значит, вы не тратите «мыслетопливо» и оставляете его для более важных вопросов.
В бизнесе это привычная практика. Например, организации внедряют в работу сотрудников стандартизированные процессы и алгоритмы, которые помогают им освободить мышление и сосредоточиться на нестандартных действиях. Перевод простых действий «на автомат» позволяет нам освободить голову для других, более важных задач. Чем больше вы создадите нужных ритуалов, тем больше времени для осознанности у вас освободится.
Не упустите главную цель в погоне за производительностью.
Сделать быстрее рутину «на автомате», чтобы освободить время на отдых и восстановление
У созданных ритуалов, кроме увеличения производительности, есть еще один важный бонус: они позволяют чувствовать себя увереннее. Например, у меня есть свой сформированный утренний и вечерний ритуал: последовательность действий, которые я исполняю в одно и то же время после пробуждения и перед сном. И вот что я заметил: когда все идет не так, как надо, что-то не складывается, а за порогом тебя ждут одни неприятности, на такие ритуалы хочется забить.
Кажется, что не стоит тратить время на «бесполезные» действия, когда все идет наперекосяк. Что во время пожара нужно тушить его, а не прогуливаться «как вчера». Вот только настоящие пожары редко встречаются, чаще только так кажется. Когда все валится из рук, легко увлечься реактивным поведением: реагировать на происходящее и забыть о том, что нужно тебе самому. И именно личные ритуалы помогают в сложные моменты вернуть самообладание и уверенность в собственных силах.
Если мозг может «думать и делать» одновременно, то почему он не может «думать и думать» одновременно?
Рутинная многозадачность подсказывает нам: мозг умеет решать несколько дел сразу в «фоновом» режиме. Мы ведь не задумываемся о том, как дышать, держать равновесие, сокращать наше сердце и остальные внутренние органы. Точно так же мы можем поручить мозгу и другие задачи: «запустить» физическую программу, чтобы он ее выполнял, не отвлекаясь от умственной работы. Но что, если в голове есть еще ресурсы для параллельного мышления и мы можем «запускать» ментальные программы?
Представьте, что мы можем управлять несколькими потоками мыслей так же, как акробаты в цирке управляют предметами, поочередно подкидывая их в воздух? Что, если наше неумение жонглировать мыслями – всего лишь недостаток тренировки? И мы можем целенаправленно запускать одну мысль, отпускать ее, задумываться о другой, приходить в точку, куда вернулась первая, чтобы продолжить работать с ней? Но мы пока не умеем делать это эффективно, точно так же, как роняем все предметы, пытаясь повторить трюк циркача без подготовки.
У всех нас есть зачаточное «двухканальное мышление» – возможность думать в параллельном режиме. Мы можем разговаривать по телефону и размышлять, куда повернуть на перекрестке. Можем строить планы на завтра и следить за приготовлением обеда. Сидеть на совещании и отвечать на уведомления в мессенджерах. Говорить по телефону и просматривать почту. Чаще всего это приводит к рассеиванию внимания, неудачному «жонглированию». Но ведь вы так делаете иногда?
Мы не развиваем целенаправленно эту способность, а могли бы использовать ее на полную катушку. Когда я учился скорочтению, тренер давал мне упражнение на параллельное мышление, чтобы я мог читать с высокой скоростью и при этом обдумывать текст. От меня требовалось читать две книги параллельно – абзац из одной, абзац из другой – и удерживать в голове сразу две нити повествования. Так у меня «прокачивался» второй канал мышления: когда я вернулся к чтению одной книги вместо двух, я уже мог не только читать текст, а еще одновременно обдумывать его.
Кто знает? Может быть, мы находимся на определенном этапе развития нашего разума? Сейчас мы не умеем мыслить параллельно, режим многозадачности приводит к увеличению напряженности и снижению качества результатов. Но вдруг в будущем мы освоим этот навык, и наш мозг сможет работать в таком режиме. Можно даже предположить, что такие люди есть и сейчас – те, которые напряженно работали над собой и овладели такими способностями. Вы же можете выполнять несколько простых задач одновременно? Почему бы не справляться так же со сложными?
Сколько времени вам понадобится на выработку автоматизированных рутин: физических или ментальных, я не могу предсказать. Все зависит от ваших личных способностей и самодисциплины. Первый шаг к формированию – научиться создавать нужные привычки. О том, как привычки помогают нам ускоряться, поговорим в следующем разделе.