Как правило, при покупке или модернизации программного обеспечения клинику интересуют три функции МИС, которые долго обсуждают с будущим исполнителем.

1. Ведение базы пациентов и взаимодействие с базой.

Регистрация пациентов – базовая функция даже самой примитивной МИС, но она требует пристального внимания, потому что именно в карточке пациента чаще всего встречаются некорректно внесенные данные, что в результате отражается на достоверности отчетных данных.

Как безошибочно разработать карточку пациента?

• Составьте список всех полей, которые должны быть в карточке пациента. Важно понимать, что в ней не должно быть переменных полей, таких как полученная услуга или диагноз, там должны быть только постоянные данные (ФИО, адрес, источник информации, дата рождения и т. д.).

• Продумайте, какие из этих полей вам будут необходимы для анализа и принятия решений, с какими данными и по какому принципу будут формироваться отчеты.

• Распишите, как именно данные о пациенте будут заноситься в карточку. Чем больше данных будет подгружаться автоматически, тем меньше будет ошибок, связанных с человеческим фактором. Так, например, номер телефона может вноситься автоматически при условии интеграции с АТС, паспорт – методом сканирования, договор – подгружаться автоматически, если будет создаваться в этой же программе, адрес – вноситься из справочника адресов, источник информации также будет выбираться из списка и т. д.

• Разработайте порядок заполнения карточки пациента и зафиксируйте этот документ в бизнес-процессе работы с пациентом для регистратуры и контактного центра.

Важно сразу предусмотреть, будут ли в вашей клинике электронные медицинские карты. Если да, то форма карты установлена Минздравом РФ, но контактные данные и ФИО пациента могут автоматически подгружаться из карточки пациента.

Как можно использовать данные из медицинской карты и карточки пациента?

1. Сегментировать пациентов в зависимости от задачи с целью воздействия. Все зависит от цели воздействия: можно сегментироваться по возрасту, географии или даже диагнозу.

2. Сегментировать базу по источнику обращения в целях контроля эффективности рекламных кампаний и просчета стоимости приема и лечения одного пациента.

3. Сегментировать пациентов по дате создания карточки пациента и анализа первичного прироста пациентов.

4. Разработать условия для стандартных сервисных воздействий: резюме разговора, напоминание о приеме, адрес клиники и варианты общественного транспорта, которым можно добраться до клиники.

В целом у вас может быть куда больше причин использовать карточку пациента и его медицинскую карту, но самое важное – обеспечить корректность внесения данных. Автоматическое взаимодействие с базой – это тоже действие с условиями. Вам остается только продумать сценарии: при каких условиях будут совершаться те или иные действия. МИС – это гибкая система, а значит, действия, которые вы предприняли сегодня, могут отменяться или корректироваться в зависимости от задач, которые стоят перед клиникой.

2. Вариации интеграций.

Это АТС, бухгалтерия, касса и интеграция с сайтом (для обеспечения самостоятельной записи пациента на прием) и сайтами-агрегаторами (с той же целью).

Интеграция – это неизбежная необходимость, которая в разной степени касается любого программного обеспечения.

Есть стандартные интеграции, к которым мы уже привыкли: касса, телефония, бухгалтерия, CRM, сайт и т. д., т. е. интеграции, которые обеспечивают регистрацию пациента и сервисное обслуживание на разных этапах взаимодействия с клиникой.

Есть медицинские интеграции, которые максимально автоматизируют процесс оказания медицинской помощи, сокращают время приема и формируют историю болезни пациента: автоматическая выгрузка результатов исследований в карточку пациента. Сейчас уже не составляет труда автоматически подгружать результаты ультразвуковых исследований, МРТ, холтеровского мониторирования и др.

Каждая интеграция – это определенный сценарий работы, который необходимо прописать вместе с разработчиком, указав точный маршрут информации (откуда она должна выгружаться и куда поступать).

Главное на этапе проработки интеграций – понимание четких задач клиники в отношении работы с пациентом. Как только будут сформированы цели и задачи в работе с пациентами, интеграции сформируются сами собой.

3. Отчетность.

Аналитика является наиважнейшей функцией МИС для клиники, и этому типу отчетности уделяется пристальное внимание. На самом деле важно понимать, что качество, количество и полнота отчетов зависят не от возможности МИС, а от полноты и корректности исходной информации, а это уже вопрос внесения этой информации при условии, что она хранится в одной программе.

Проще говоря, задать условия для формирования отчета не составляет труда, если все необходимые для этого данные хранятся в одной программе в надлежащем виде. Поэтому если задача клиники – наладить отчетность, то это можно выполнить в рамках имеющегося программного обеспечения, не вкладывая средства в новую МИС. Понимание системы построения отчетов в МИС особенно важно для маркетолога, потому что позволяет сэкономить много времени на этапе формирования технического задания для вашего поставщика программного обеспечения, а иногда и в корне меняет ход событий.

В своей практике я неоднократно сталкивалась с ситуацией, когда заказчику было необходимо программное решение, которое бы объединило несколько разнопрофильных медицинских бизнес-подразделений. Общая цель такого объединения не ставилась, поэтому для каждого подразделения она была своей: для бухгалтерии – оптимизация отчетности, для маркетинга – использование базы пациентов в целях кросс-продаж, для контактного центра – единое расписание и интеграция с АТС, для производства – возможность учета материалов и регистрация логистики пациента, а для собственника все это в целом виделось как оптимизация всех бизнес-процессов за счет повсеместной автоматизации. К тому же следствием стал бы и рост прибыли. Но, поскольку на этапе отчетности постановка ТЗ сильно затягивалась, так как всем участникам казалось, что этот этап слишком сложный, а на очередном совещании обосновать явные выгоды для бизнеса от автоматизации никто не брался, поскольку у каждого была своя локальная цель, то проект замораживался. Жили ведь как-то без этой автоматизации столько лет, росли, развивались, вот и дальше проживем.

На одном из таких проектов, почти пять лет назад, я познакомилась с программистом, который занимался разработкой программных решений для клиник почти 20 лет и знал, как технически автоматизировать практически любое медицинское учреждение. А я много лет изучала различные программные решения для клиник и работала в найме в различных медицинских учреждениях, поэтому понимала, какие задачи собственники хотят решать с помощью программного обеспечения. Так началось наше сотрудничество. Спустя несколько лет мы объединили усилия и теперь являемся равноправными партнерами в компании Slavak-soft, которую создали исключительно в интересах медицинских учреждений, понимая, как важно для клиники быть правильно услышанной и воплотить в жизнь программные решения, которые позволят ей работать эффективнее.

Поэтому хочу еще раз подчеркнуть, что программное обеспечение в клинике – это не система учета и отчетности, но эффективный инструмент управления.

Отчетность в современном мире давно стала упорядоченными данными, и формирование этих данных не должно отнимать у сотрудника более 15 минут рабочего времени.

Программные решения могут быть разработаны под любые цели и задачи клиники. А нам с вами важно принять тот факт, что многие задачи уже давно можно ставить не человеку, а машине, на выходе это дешевле и эффективнее. А главное – удобнее для пациента!

Автоматизация клиники уже давно перестала быть чем-то «за гранью реальности»; любая автоматизация – это свод жестких алгоритмов, которые включаются в работу при заданных условиях, а условия задаем мы с вами.