Чтобы увеличить потенциал компании, хорошо бы сначала организовать людей. Но как систематизировать постоянный поток документов, которые берут верх уже, кажется, во всех аспектах работы и личной жизни? Для обеспечения эффективности бизнеса управление потоками бумажных и электронных документов приобретает все большее значение. Разве мы не должны вообще избавиться от бумаг в офисе? Разве они не канут в Лету с появлением реактивных ранцев и робота Рози? С 1980 года потребление бумаги выросло на 50 %[761], и сегодня США используют 70 миллионов тонн бумаги в год[762]. Это 467 фунтов, или 12 000 листов на каждого мужчину, женщину и ребенка. Понадобилось бы шесть деревьев высотой более 12 м, чтобы восполнить это количество на одного человека[763]. Как мы пришли к этому и что можно сделать?

После середины XIX века, когда компании значительно укрупнились, а их сотрудники рассредоточились по разным городам и странам, предприятия сочли правильным хранить копии исходящей корреспонденции либо переписанными вручную, либо с помощью копировального метода, который назывался высокая, или типографская, печать[764]. Входящая корреспонденция, как правило, помещалась в ящиках стола или небольшом шкафчике, причем иногда она сортировалась, но чаще – нет. Определяющую информацию – имя отправителя, дату и тему – писали снаружи письма или папки и потом использовали для поиска. Поскольку входящей корреспонденции было мало, система легко управлялась: чтобы найти нужное письмо, требовалось просмотреть всего несколько букв. Это не занимало слишком много времени и было похоже на детскую карточную игру «Найди пару».

Детская забава появилась благодаря телевизионной игре, которую в 1960-е годы вел Хью Даунс. В оригинальной версии она начинается с того, что вы отбираете из двух колод одинаковые карты так, чтобы в игре у каждой карты была идентичная пара. Затем они раскладываются рубашкой вверх – шесть по горизонтали и пять по вертикали, чтобы всего получилось тридцать. Игроки по очереди переворачивают две карты. Если они совпадают, игрок их забирает. Если нет, снова переворачивает рубашкой вверх, и очередь переходит к следующему. Тот, кто запомнит точное положение ранее перевернутых карт, получает преимущество. Человек способен это сделать благодаря работе гиппокампа. Помните, я говорил о ней: это способность запоминать место; та разновидность памяти, которая развивается у водителей такси в Лондоне.

Все мы ежедневно пользуемся гиппокампальной пространственной памятью, когда ищем документ или какую-нибудь вещь. Часто мы четко представляем ее местоположение относительно других предметов. Система хранения документов когнитивного психолога Роджера Шепарда представляла собой просто стопки (целые горы) бумаг по всему кабинету. Шепард знал, в какой лежит определенный документ, и примерно понимал, насколько близко или далеко он от основания. Так ученый, используя пространственную память, смог сократить время поисков документа. Аналогичным образом ранняя система поиска несортированных писем, сложенных в бюро, опиралась на пространственную память офисного служащего, который примерно помнил, где что лежит. Пространственная память может быть очень хорошей. Например, белки могут найти сотни спрятанных ими орехов – и не просто по запаху[765]. Эксперименты показывают, что они главным образом ищут те схроны, которые сами же и сделали, и не разыскивают кладовые сородичей. Тем не менее в XIX веке при наличии большого количества документов или корреспонденции поиск нужной бумаги отнимал уйму времени и сил.

Система хранения бумаг в специальных гнездах бюро была одной из первых современных попыток создать внешнюю память и расширить обрабатывающую способность человеческого мозга.

Важную информацию записывали, и затем с ней можно было свериться при поиске письма. Ограничение состояло в том, что для обнаружения места хранения документа все равно было не обойтись без использования памяти.

Следующим шагом в системе хранения документов в бюро было появление… еще большего количества гнезд! Реклама стола Вутона (запатентованная в 1874 году разновидность секретера) обещала бизнесмену, что он станет «хозяином положения», а сам стол имел более ста ячеек и ящичков для хранения. Если бы кто-нибудь смог догадаться и упорядоченно промаркировать их (например, по фамилии клиента, по дате заказа или по какой-либо другой логической схеме), система работала бы очень хорошо.

Но все же самая большая проблема таилась в другом: каждый отдельный документ нужно было сложить таким образом, чтобы он поместился в ячейку, а значит, затем его приходилось развернуть, чтобы прочитать. В конце 1880-х годов был сделан первый серьезный шаг к лучшему: появилась возможность хранения бумаг в развернутом виде[766]. Документы укладывали в ящики, переплетали в тома или складывали в шкафчик или стол. Теперь бумаги занимали меньший объем, а их поиск значительно упростился. Документы иногда скрепляли по несколько штук, а иногда нет. Если скрепляли, то обычно в хронологическом порядке, а значит, чтобы найти нужный лист, требовалось знать, когда примерно он был создан. Гораздо проще было обращаться с бумагами, когда они свободно хранились в коробках и ящиках; это позволяло их упорядочивать, переставлять и удалять по мере необходимости, как карточки 7×12, которые предпочитал Федр (как и многие Очень Успешные Люди) в главе 2.

В конце XIX века последним словом техники для хранения бумаг стала система ящичков размером как раз с письмо, аналогичных тем, что сейчас можно купить в любом канцелярском магазине. Корреспонденцию вшивали, вклеивали или иным способом вставляли в алфавитном или хронологическом порядке. К 1868 году появились комоды для бумаг. Это были невысокие хранилища с нескольким десятком узких ящиков размером с развернутое письмо, что-то вроде больших библиотечных шкафов для каталогов. Ящики можно было организовать любым упомянутым способом: обычно в хронологическом порядке, по алфавиту или по темам; их содержимое было организовано аналогично. Часто бумаги в комоде оставались неотсортированными, тогда для поиска нужного документа необходимо было просмотреть все содержимое. Джоан Йейтс – профессор кафедры организационных исследований Массачусетского технологического института и эксперт с мировым именем в области делового общения – формулирует эти проблемы так:

«Чтобы найти корреспонденцию в открывающейся папке-регистре или горизонтальном комоде для бумаг, нужно поднять все бумаги, лежащие поверх искомого документа. Поскольку ящики комода – пронумерованные или обозначенные буквами алфавита – заполнялись с разной скоростью, корреспонденция из текущих документов передавалась в архив также с разной скоростью. И в ящиках не скапливалось слишком много бумаг, потому что их можно было защемить или порвать при выдвигании. Коробки с письмами приходилось снимать с полки и открывать; и если скапливалось много бумаг, это была трудоемкая операция»[767].

При этом Йейтс отмечает, что, отслеживая документы таким образом, нельзя было определенно сказать, каким считался конкретный экземпляр или целая стопка – активным либо архивным. Кроме того, если пользователь хотел расширить хранилище, нужно было последовательно перенести содержимое одной коробки в другую, а для этого требовались десятки коробок: их приходилось перемещать вниз, чтобы освободить место для новых.

Чтобы не терять документы и хранить их в получившемся порядке, около 1881 года придумали систему крепления бумаг в папке с помощью колец, похожую на современную[768]. Преимущества такого архивирования были существенными, потому что давали доступ к любому случайному документу (как система карточек 7×12 Федра) и сводили к минимуму риск потери. При этом папки на кольцах не стали основной формой хранения. В течение следующих пятидесяти лет стандартом организации бумаг в конторах были горизонтальные папки и книги-файлы (как переплетенные, так и на клею). Вертикальные папки, похожие на используемые сегодня, были впервые применены в 1898 году и обрели популярность благодаря стечению обстоятельств[769]. Технология копирования совершенствовалась, увеличивалось количество сохраняемых документов; «организованное движение управления» требовало роста объемов документации и корреспонденции. Введенная в 1876 году и используемая для каталогизации библиотечных книг десятичная классификация Дьюи[770] опиралась на индексные карточки, которые хранились в ящиках, так что мебель для вертикальных документов уже была знакома пользователю. Изобретение печатной машинки увеличило скорость подготовки документов и, следовательно, число бумаг, которые необходимо было куда-то девать. Основанное Дьюи Библиотечное бюро создало систему хранения и организации документов из вертикальных папок, указателей, этикеток, папок и специального шкафчика. Эта система получила золотую медаль Всемирной чикагской выставки 1893 года.

Система вертикального хранения документов лучше всего работает, когда документы сложены в алфавитном порядке, и одна из причин, почему ее не изобрели раньше, – до XVIII века алфавит знали далеко не все. Историк Джеймс Глик отмечает: «В конце XVII века регулярно покупающий книги грамотный англичанин мог за всю жизнь ни разу не столкнуться с данными, организованными в алфавитном порядке»[771]. Таким образом, алфавитная маркировка не стала первой пришедшей в голову схемой организации документации по простой причине: среднестатистический пользователь мог не знать, что Д следует за Г. Сейчас мы воспринимаем это как должное, потому что алфавиту учат всех школьников. Кроме того, до XVIII и XIX веков понятия «правильно» и «неправильно» в орфографии еще не были общепризнанными, поэтому знание алфавита не стало необходимым навыком. При составлении первых словарей возникла загадочная проблема: как группировать слова. Когда вертикальное хранение документов стало использоваться повсеместно (примерно в начале XX века), а в 1941 году появились изобретенные Фрэнком Джонасом потомки вертикальных папок – подвесные, в организации документооборота возник ряд преимуществ, которые, сейчас, скорее всего, покажутся очевидными, но на протяжении сотни лет представлялись серьезным новшеством:

• Бумаги можно не складывать и оставлять развернутыми, поэтому их содержимое легко проверяется.

• Легче обращаться и найти нужную бумагу: документы, лежащие с краю, было проще обрабатывать; документы, лежащие перед ними, не нужно было вынимать, чтобы достать нужные.

• Документы, связанные друг с другом, можно хранить в одной папке, а уже внутри нее разделять на категории (например, по дате или в алфавитном порядке, по теме или автору).

• Из шкафчика можно достать сразу все папки, что упрощало использование.

• В отличие от системы, где документы прочно скреплялись вместе, здесь можно было достать каждый отдельно и использовать неоднократно (принцип Федра).

• Когда папки заполнялись, их содержимое можно было легко распределить по другим папкам.

• Систему можно было легко расширить при необходимости, добавив папки.

• Информация стала открыта: при правильной маркировке документами мог воспользоваться любой человек, даже впервые столкнувшийся с системой.

Конечно, вертикальное хранение не решает всех проблем. Нам необходимо решить, как организовать документы и папки, не говоря уже о том, как структурировать ящики в картотеке, а если у вас несколько шкафчиков, то как привести в систему и их. Можно промаркировать все папки в шкафчиках строго по алфавиту, это хорошо работает, если каждая отсортирована по имени (как в поликлинике). Но что делать, если вы, предположим, хотите упорядочить несхожие вещи? У вас могут быть отдельные папки для клиентов и поставщиков, и было бы гораздо удобнее разделить их на разные шкафы.

Очень Успешные Люди обычно организуют документы, используя иерархическую или гнездовую (вложенную) систему, в которой атрибуты – тема, человек, компания или хронология – встроены в другую схему организации. Например, некоторые компании организуют папки по географическому принципу, то есть по регионам или странам, а затем по темам, людям, компаниям или по хронологии.

Как бы выглядела гнездовая система сегодня в средней по размеру компании? Предположим, вы управляете организацией по производству автозапчастей и доставляете товар в 48 штатов континентальной части США. По каким-то причинам у вас разные условия для северо-востока, юго-востока, западного побережья и центральной части страны. Это может быть вызвано различиями в стоимости доставки или особенностями выбора продукции для этих территорий. Можно начать с комода для бумаг на четыре ящика, каждый из которых предназначен для одного региона. В ящике у вас будут папки для клиентов, расположенные в алфавитном порядке по их фамилиям или названиям компаний. По мере расширения бизнеса может понадобиться отдельный комод для каждой территории, где в одном ящике будут клиенты с А по Д, во втором – с Е по К и так далее. Не обязательно на этом останавливаться, и можно иерархически распределить документы в каждой папке. Как это сделать? Например, в обратном хронологическом порядке, где новые документы сверху.

Если у вас много отложенных заказов, для заполнения которых необходимо некоторое время, можно завести для них отдельную папку, поставив ее перед остальными в комоде для каждой территории. Сами заказы нужно разложить внутри нее в хронологическом порядке, чтобы быстро увидеть, как долго клиент не может получить заказ. Безусловно, существует бесконечное множество систем хранения бумаг. Вместо того чтобы отводить ящик определенному региону и раскладывать папки клиентов внутри, можно все верхние отделения промаркировать строго по алфавиту, а затем разделить каждое по регионам. Например, вы открываете ящик на A (для клиентов, чьи фамилии или названия компаний начинаются с A), и разделители внутри ящиков распределят содержимое по регионам: северо-восточный, юго-восточный, западное побережье и центральная часть страны. Не существует единого правила определения наиболее эффективной системы для какой-то компании. Успешная система – та, при которой вы тратите минимум времени на поиски, которая понятна каждому, кто входит в ваш кабинет. Ее легко описать. Опять же, эффективная система – та, которая дает возможность разгрузить как можно больше функций памяти вашего мозга и перенести их в хорошо маркированные и логически организованные внешние объекты.

Это может выглядеть как угодно, вы ограничены только своей фантазией и изобретательностью. Если обнаружили, что часто путаете одну папку с документами с другой, обозначьте их цветом, чтобы можно было отличить. Если работа компании связана с большим количеством звонков по телефону или Skype, а клиенты, коллеги или поставщики находятся в разных часовых поясах, можно организовать связанные с этими звонками материалы по часовым поясам, чтобы было видно, с кем в какое время суток соединяться. Юристы хранят материалы дел в пронумерованных переплетенных книгах или папках в соответствии с номером законодательного акта. Иногда проще запомнить простую и довольно причудливую организацию: например, в магазинах одежды документы, связанные с обувью, хранятся в нижнем ящике, со штанами – на ящик выше, с рубашками и куртками – еще выше, а со шляпами – в самом верхнем.

Линда описывает чрезвычайно функциональную систему, которую они с коллегами использовали в компании со штатом в 250 000 человек и оборотом в 8 миллиардов долларов. Различные документы хранились в кабинетах руководителей и отдельных шкафах. Один или несколько шкафов были отданы под кадровые документы, другие предназначались для информации об акционерах (включая годовые отчеты), бюджетах и расходах на разные товары, а также для переписки. Хранение писем – неотъемлемая часть системы.

«Система хранения корреспонденции заключалась в том, что я сохраняла бумажные копии всех писем в трех экземплярах. Один помещался в папку, где документы хранились в хронологическом порядке, второй – в тематическую папку, а третий – туда, где все было сложено в алфавитном порядке по имени того, кто вел переписку. Мы держали все письма в папках на кольцах, а внутри были алфавитные разделители, или, если папка была слишком большой или часто использовалась, мы делали указатели с именем сектора. Снаружи четко писали содержание»[772].

В дополнение к печатным копиям Линда сохраняла список всей корреспонденции с ключевыми словами в программе базы данных (она использовала FileMaker, но можно взять Excel). Когда нужно найти конкретный документ, она ищет его в компьютерной базе по ключевому слову. Так она определяет, в какой он папке (например, с хронологией за февраль 1987 года или в тематической подборке для проекта «Лиственницы», том 3). Если компьютеры ломались или она не могла найти его в базе данных, Линда почти всегда обнаруживала нужный документ, просматривая папки.

Эта система работала удивительно четко, и то время, которое тратилось на ее поддержание, с лихвой компенсировалось эффективностью поиска. В ней умело используется принцип ассоциативной памяти (см. пример с пожарной машиной из введения, базы контактов с примечаниями Роберта Шапиро и Крейга Коллмана), к которой можно получить доступ через множество сходящихся узлов. Мы не всегда все помним о событии, но если удается извлечь из памяти что-то одно (например, приблизительную дату, или где этот документ находится по отношению к другим бумагам, или какой человек был связан с ним), можем найти то, что ищем, используя ассоциативные сети.

Решение Линды перенести бумаги в папки на кольцах отражает фундаментальный принцип организации документов: не помещайте в файл больше, чем войдет, и вообще, пусть в каждой папке будет 20–50 страниц. Если данных много, эксперты рекомендуют разделить содержимое на вложенные папки. Если вам действительно нужно хранить документы, превышающие указанный объем, рассмотрите возможность перехода на папки с тремя кольцами. Преимущество этой системы в том, что страницы сохранены в том же порядке, причем они не падают и не вываливаются, и, по принципу Федра, есть доступ к любой из них, к тому же можно изменить порядок, если необходимо.

В дополнение к этим системам Очень Успешные Люди создают структуры для автоматического разделения документов и проектов во времени, исходя из того, насколько срочно ими нужно заняться. Совсем рядом находится категория «Сейчас», или то, с чем важно разобраться прежде всего. Затем – категория «Предстоящие»: сюда входит оставленное в стороне, возможно, в иной части кабинета или по коридору. Третья категория, справочных или архивных документов, может располагаться в отдалении, даже на другом этаже или за пределами здания[773]. К тому же, добавляет Линда, все, что требуется регулярно, должно лежать в специальной папке «Постоянно нужное», чтобы до этих документов было легко добраться. Это может быть журнал доставки, еженедельно обновляемая электронная таблица с данными о продажах или номера телефонов сотрудников.

Важным компонентом создания любой организационной системы в деловой среде становится учет вещей, которые остаются незамеченными, не вписываются ни в одну из категорий, – это папка «Разное» или ящик со всякими мелочами, примерно такой, как у вас на кухне. Если не удается придумать логическое место для чего-то, это не означает, что вы не способны мыслить или воображать, а говорит о сложной структуре взаимосвязанных задач и атрибутов нашей жизни, нечетких границах и перекрывающемся использовании вещей. Как говорит Линда, если вы завели папку «Разное» – это прогресс, а не шаг назад. Вы часто обращаетесь к этому списку документов? Поместите его в папку «Постоянно нужное» или «Разное», находящуюся в передней части ящика. Допустим, вы отправились посмотреть на офисные помещения, которые сдают в другом здании. Переезжать не планируете, но на всякий случай решили сохранить полученную при просмотре информационную брошюру. Скажем, в вашей файловой системе нет раздела «Переезд», «Аренда офиса» или «Матчасть», а формировать его слишком расточительно – если вы создадите папку для одного листа бумаги, где ее хранить?

Эд Литтлфилд (мой старый добрый босс из Utah International) был большим сторонником папок с названиями вроде «Не понимаю, где это хранить». Раз в месяц или около того он проверял содержимое такой папки, и когда в ней накапливалась критическая масса материалов с общей темой, можно было создавать для них отдельную. У одного успешного ученого (и члена Королевского общества) есть несколько «мусорных» ящиков, таких как «То, что я хочу прочитать», «Проекты, которые я хотел бы начать» и «Разные важные документы». Скажем, в магазине автозапчастей вам дают маленькую бутылочку краски, чтобы покрасить корпус после ремонта. У вас есть специальный ящик или полка для автомобильных расходных материалов? Если да, это самое очевидное место для нее. Если же у вас нет больше ничего, что можно отнести к этой категории, нет смысла создавать отдельное место для одного предмета. Лучше положить его в ящик для мелочей с другими трудно классифицируемыми вещами.

Конечно, директора компаний, судьи Верховного суда и прочие Очень Успешные Люди не должны делать все самостоятельно. Они просто просят своего помощника принести им папку с делами на завтра или, что чаще, помощник сам дает им файл с тем, что нужно сделать и когда. Однако ассистентам необходимо логически организовывать систему хранения, и тут всегда есть над чем работать. Смысл в том, чтобы сделать эту систему понятной, и если помощник уйдет на больничный, то любой человек, без специальных навыков, должен найти то, что нужно начальнику.

По словам Линды, самое важное при обучении старшего ассистента – «помнить, что наша задача – организовать не папки и документы, а людей. Нужно хорошенько изучить, как выстроен рабочий день начальника: может, он складывает бумаги в кучу, и вам нужно их регулярно просматривать, или придется делать копии всех документов, потому что он постоянно их теряет. Если вы работаете не на одного человека или ваш босс взаимодействует со многими людьми, неплохо иметь отдельную папку для каждого из них, чтобы, если кто-то внезапно заглянет, все необходимое было у вас под рукой».

Совет Линды по поводу управления временем, о котором я писал в главе 5, стоит еще раз пересмотреть здесь. «Для проектов с жесткими сроками полезен документ с напоминалками. Например, как только вы узнаёте о каком-либо сроке, нужно поговорить об этом с начальством и выяснить, сколько времени ему понадобится. Затем в календаре указать день, когда нужно начать работу над проектом». Некоторые помощники и ассистенты ставят напоминание за несколько дней до финальной даты, чтобы шеф подготовился.

«В офисе, как правило, упорядочивания требуют следующие вещи: корреспонденция, деловая документация, презентации, все необходимое для встреч (включая информацию, которую нужно просмотреть заранее), списки дел, календарь, контакты, книги и журналы», – добавляет Линда. Первые четыре лучше всего систематизировать в файлах, коробках или больших папках на кольцах. Что касается списков дел, календарей и контактов, это все тоже очень важно, поэтому Линда рекомендует даже небольшую избыточность: сохранять их и на бумаге, и в компьютере. Это работает только в том случае, если количество контактов скромное и помещается на бумаге. Например Крейг Коллман, CEO компании Atlantic Records, у которого 14 000 контактов, должен полагаться на компьютер, где держит весь список, а часто используемые хранит в мобильном телефоне. Если бы он записывал больше номеров на бумаге, искать в громоздком перечне было бы довольно тяжело.

Очень много времени отнимают сортировка и организация электронной почты, поскольку многие Очень Успешные Люди получают сотни писем в день даже после того, как спам-фильтр убрал все ненужное. Крейгу Коллману приходит около шестисот посланий ежедневно. Если бы он тратил на каждое всего по одной минуте, ему потребовалось бы десять часов в день. Чтобы успеть больше, он занимается этим в выходные и по возможности пересылает. Но, как и многие Очень Успешные Люди, он делает свою работу, потому что действительно любит ее. Делегирование проекта уменьшает долю участия в нем и радость, получаемую от работы, не говоря уже о том, что его опыт и знания часто нельзя заменить: проект только выиграет от его присутствия, но поток электронной почты, помимо телефонных звонков, обычной почты и встреч, отнимает слишком много времени.

Как организован обмен информацией в Белом доме? Начнем с того, что по соображениям национальной безопасности и у президента, и у вице-президента на столах не громоздятся кучи документов, и электронной почтой они не пользуются. Все сообщения проходят через ответственного секретаря, который решает, что приоритетно и над чем поработать прямо сейчас. Президент и вице-президент получают краткие отчеты по конкретным темам. Например, если глава государства хочет знать все о проекте строительства трубопровода в Миннесоте, сотрудники собирают информацию из телефонных звонков, встреч, электронной почты, факсов, писем и так далее и помещают в отдельную папку.

У каждого штатного сотрудника есть определенная свобода действий, чтобы решить, как именно сортировать или подавать документы и информацию, необходимые для работы. Не существует «стандарта Белого дома» или чего-то подобного. Специалист сам решает, как организовать те или иные сведения, относящиеся к его ведомству[774]. Такая распределенная структура – важное напоминание о том, что подход «сверху вниз» (как и на заводе GM во Фремонте) не всегда самый эффективный.

Директор отдела корреспонденции Белого дома во времена первого президентского срока Обамы Майк Келлехер говорит, что каждую неделю в офис поступает 65 000 бумажных писем, 500 000 электронных писем, 5000 факсов и 15 000 телефонных звонков[775]. Чтобы тратить хотя бы минуту на каждую входящую единицу, потребуется 9750 человеко-часов, то есть 244 сотрудника, занятых полный рабочий день. Такие объемы предполагают быстрое разделение и расстановку приоритетов, которые Эд Литтлфилд использовал для сортировки своей почты, когда был членом правления компаний Wells Fargo, Chrysler и Utah International. В офисе Келлехера 49 штатных сотрудников, 25 стажеров и небольшая армия добровольцев. Бумажные письма в зависимости от получателя (первая леди, собака первой леди, дети, вице-президент, секретариаты кабинета министров, такие как министерство жилищного строительства, министерство транспорта или министерство обороны) раскладываются по ящичкам и гнездам сотен специальных шкафов, похожих на те, которые мы видим в помещении для почтовых служащих. С такими входящими объемами делегирование необходимо. Белый дом не может объявить, что не в состоянии справиться с электронной почтой[776], как предложил Лоренс Лессиг в главе 3. Можно представить, что сотни тысяч писем, обычных и электронных, адресованы президенту, при этом многие вопросы касаются дел, находящихся в юрисдикции определенных департаментов администрации или непосредственно входящих в их обязанности. Вопросы здравоохранения, экономической политики или ветеранских пособий направляются в соответствующие отделы. Большая часть входящей корреспонденции – это просьбы к президенту написать поздравления по самым разным поводам, например создание организации Американских скаутов, столетний юбилей, золотая свадьба и много других, которые Белый дом старается отмечать. Эти просьбы попадают в канцелярию президента. И опять же, не существует централизованных принципов и инструкций касательно сортировки и хранения электронной почты; сотрудники используют любые методы, которые считают приемлемыми, до тех пор, пока те должным образом могут обеспечивать работу.

Все чаще пользователи электронной почты заводят несколько отдельных учетных записей. У Очень Успешных Людей, кроме одного-двух личных адресов, могут быть два рабочих ящика: один для тех, с кем они регулярно общаются, а другой проверяют их помощники. Это помогает разбить дела на категории, а также меньше отрываться от работы: вы можете отключить все свои аккаунты на тот час, когда требуется трудиться с максимальной продуктивностью, за исключением разве что того адреса, который служит для срочной связи с помощником и начальником. Самый продуктивный способ применять несколько учетных записей – использовать одну компьютерную программу, куда будут приходить письма со всех адресов. Большинство программ для управления электронной почтой, включая Outlook, Apple Mail, Gmail и Yahoo! позволяют загружать в интерфейс любую почту с какого угодно сервиса. Преимущество заключается в том, что, если все ваши учетные записи отображаются в одном интерфейсе, легче найти искомое, потому что не нужно входить в несколько аккаунтов ради конкретного адреса или документа. Кроме того, между категориями нет четких границ. Приглашение на ужин от коллеги может появиться в рабочем ящике, но нужно согласовать его с женой, которая отправила свое расписание на ваш личный адрес.

Еще раз повторю то, о чем уже говорил в главе 3. Некоторые люди, особенно с синдромом дефицита внимания, паникуют, если не видят свои документы открытыми. Организация электронной почты на компьютере – процесс довольно напряженный, и поэтому часто необходимо распечатывать документы – система, которую предлагает Линда. Существуют открытые шкафчики и стенды для бумаг, так что их совсем не обязательно прятать в ящики. Некоторые просто не могут создавать или поддерживать системы хранения, не в силах понять идею помещения вещей в отсеки: либо им это невозможно осознать, либо это нарушает их творческий процесс. Это связано с разницей двух систем внимания, о которых я писал в главе 2. Творческие люди работают гораздо лучше, если отвлекаются на мечтания и фантазии. Чтобы распределять информацию по маленьким отсекам, требуется не только включенность, но и работа в центральном режиме исполнения. Напомним, что они работают как качели: если вы в одном режиме, вы не можете быть в другом. Следовательно, многие творческие люди сопротивляются описанным здесь странным системам, где все разбито на категории. Практически во всех сферах жизни, в науке и искусстве, в любой профессии, от юристов до врачей, найдутся те, кто сопротивляется структурированию. В этих случаях они либо нанимают помощников, чтобы те создавали за них систему хранения документов, либо объявляют о своей несостоятельности в этом вопросе, и тогда их дела повсюду начинают скапливаться грудами.

Возьмем, к примеру, Джеффа Моджайла – творческого и продуктивного генетика, исследующего поведение. Его система организации хранения безупречна: на столе всегда чисто, и единственное, что на нем лежит, – необходимые для работы вещи, причем сложенные аккуратными стопками. Другая крайность – Роджер Шепард, чей офис всегда выглядел так, будто там только что бушевало стихийное бедствие. Стол был завален грудами бумаг, причем они лежали там столько времени, что он даже не помнил, какого цвета стол. Кучи документов были везде, где находилось свободное место, включая журнальный столик, пол и подоконники. Едва можно было проложить себе путь от двери до стола. Но Шепард всегда знал, где что находится, благодаря удивительно развитой временной и пространственной памяти. «Эти груды здесь лежат уже пять лет, – сказал он, – а вот эта – всего месяц»[777]. Когда я был студентом, прогулка по коридору от кабинета Роджера Шепарда до комнаты Амоса Тверски была отрезвляющим наблюдением контрастов. У Амоса был такой чистый и опрятный офис, что посетители иногда невероятно пугались; на его столе никогда ничего не было. Годы спустя его ближайший сотрудник, Даниэль Канеман, признался: «Да, стол был чистым. Но вам никогда не захотелось бы заглянуть в его ящики и шкафы!»[778] Аккуратный человек и организованный – не обязательно одно и то же[779].

Изучающий психологию личности Лью Голдберг известен как открыватель «Большой пятерки черт личности», он также разработал систему хранения корреспонденции и оттисков статей других ученых. Коллекция перепечатанных статей состояла из 72 тематических категорий, и каждый материал был представлен, как вы догадались, на индексной карточке 7×12 см. Они «жили» в деревянных библиотечных каталогах и были связаны перекрестными ссылками по автору, названию и теме. Голдберг находил в каталоге нужную карточку, которая направляла его к одной из нескольких сотен папок на кольцах, занимающих всю стену в его кабинете, от пола до потолка. Эта система исправно работала долгих пятьдесят лет, но Лью признаёт, что она не для всех. Его коллега из Орегонского университета Стив Кил – один из первых, изучавших механизмы синхронизации мозга, – был в этом отношении похож на Роджера Шепарда: копил все кучами и грудами. «Стив был известен самым неряшливым кабинетом в мире, и все же он всегда мог найти там все. Повсюду лежали кучи, кучи и кучи вещей и бумаг. Например, вы входили к нему со словами: “Стив, я знаю, что это не ваша область, но мне вдруг стало интересно, как люди зацикливаются на движущейся визуальной цели”. И он отвечал: “О, у меня есть студент, который в 1975 году написал об этом статью, я еще не проверил ее, она… вот здесь”».

Однако есть кучи, а есть – кучи. Часто их создатели просто откладывают решение о том, что сохранить, а что выбросить; они не могут решить, актуально это или уже нет. Важно регулярно просматривать эти кучи, чтобы немного уменьшать их, сокращать количество, «причесывать» и перекладывать бумаги из одной в другую: не все в них востребовано.

Вспомните систему, позволяющую все хранить на компьютере, которую продвигал в главе 3 старший научный сотрудник Microsoft Малколм Слейни. Джейсон Рентфроу, ученый из Кембриджского университета, соглашается, добавляя, что «Gmail не организует ваши файлы, но при этом позволяет очень легко получить к ним доступ и возможность поиска. В некотором смысле это похоже на применение поисковика Google, равно как и на программу “Поиск”. Может, даже не стоит думать о том, чтобы складывать все в папки: заведите одну папку для всего, а затем используйте функции поиска, чтобы найти то, что хотите. Можно ограничить лишь дату, содержание, название и так далее».