 Записи о доходах и расходах.

Страховки:

 Медицинские документы.

 Договоры о страховании жизни, автомобиля и жилья.

Разное:

 Документы по серьезным покупкам и ремонтам.

 Гарантийные талоны.

 Инструкции.

 Документы об образовании.

 Трудовые договоры.

А теперь запомните золотое правило документооборота (как минимум для правительства): не выбрасывать бумаги в течение семи лет. Даже если вы не последуете этому совету, положите прошлогодние бумаги в коробку, которая будет храниться еще несколько лет.

Наконец, установив эту систему папок, соблюдайте следующую последовательность действий всякий раз, когда разбираете бумаги.

1. Кладите счета (и другие бумаги, требующие дальнейшей работы с ними) в папку, которую вы проверяете раз в неделю. Раскладывайте все важные бумаги по соответствующим папкам.

2. Выделите в отдельную группу рекламу и купоны, интересующие вас. Кладите их в папку, которую будете просматривать раз или два в месяц.

3. Рвите остальную рекламу, предложения по кредитным картам и прочую почтовую макулатуру или собирайте ее в папку, которая напомнит вам о необходимости отказаться от рассылок (см. привычку № 17).

4. Читайте открытки и личные письма. Кладите их туда, где они не потеряются и откуда вам будет легко достать их для ответа.

Предотвратить возникновение бумажных завалов не-- сложно. Сложно другое: делать это изо дня в день и из недели в неделю. Но вышеупомянутые шаги помогут вам справиться с этой задачей.

№ 84. Сканируйте документы

Тип: «слоновья» привычка.

Оптимальное время: любое.

Регулярность: каждый день или каждую неделю.

Польза: в том, чтобы хранить бумаги в обычных папках, нет ничего дурного. Однако, если у вас будут только печатные экземпляры, вы рискуете потерять их навсегда в случае пожара или наводнения. А если вы имеете дело со множеством важных документов, имеет смысл сканировать их и хранить в цифровом формате на одном из «облачных» сервисов.

Описание: для начала советую воспользоваться высокоскоростным сканером. Это упростит процесс: можно сразу отсканировать большой объем бумаг, а не постранично (как с более дешевыми устройствами). Кроме того, файлы допускают поиск текста. А значит, по ключевым словам или тегам можно будет легко найти нужную информацию.

Оцифровав документы, закачайте их на один из «облач-ных» сервисов (вроде Dropbox, Box, Google Drive). В ка-кую бы точку земного шара вы ни отправились, у вас будет доступ ко всем важным файлам.

Далее. Если у вас огромное количество бумаг или вы создаете систему оцифрованного архива с нуля, это гигантский проект, который может занять немало времени. Поэтому лучше завести «слоновью» привычку заниматься сканированием по 5–10 минут в день. Задача, разбитая на множество мелких отрезков, уже не будет казаться скучной и монотонной.

Рекомендую следующий процесс сканирования документов:

 Всегда сохраняйте физические копии важных документов (налоговых деклараций, свидетельств о браке, свидетельств о рождении, страховок, завещаний, инвестиционных договоров и так далее).

 Сделайте цифровые копии бумаг с помощью высокоскоростных сканеров. В зависимости от модели сканера и количества документов это может занять от нескольких дней до месяца. Но продолжайте до тех пор, пока не оцифруете все бумаги.

 Используйте один и тот же способ наименования файлов, чтобы не запутаться в них. Помимо даты получения документа, можно дать его описание. Например: Чек_Costco_2_7_17.

Нет необходимости тонуть в папках. Документы, которые вы получаете каждый день, вполне можно хранить и в цифровом формате. Это не только избавит вас от завалов, но и создаст организованную систему, позволяющую быстро найти любой важный документ.

№ 85. Используйте стандартный способ наименования файлов

Тип: поддерживающая привычка.

Оптимальное время: любое.

Регулярность: каждый день.

Польза: терпеть не могу получать файлы без ясного названия (скажем, фотографию, озаглавленную IMG07663). Я храню на своем компьютере много документов, а потому часто пользуюсь функцией поиска (если не могу сразу найти нужный в соответствующей папке).

Безликие названия раздражают тем, что из-за этого документы легко теряются в папках… если только не привести их в нормальный вид. Вот почему я рекомендую взять себе за правило выработать стандартное обозначение файлов.

Описание: предлагаю три простых правила для именования новых материалов на вашем компьютере.

1. Укажите проект, с которым данный файл связан: например, работа, хобби или налоги.

2. Укажите, для чего нужен документ: например, ипотечная декларация, запись в блоге, глава из книги, план тренировки к марафону.

3. Укажите номер версии, если ваш текст предполагает несколько набросков: например, первый вариант, второй вариант, окончательный вариант.

Приведу пример. Вот, как называется файл, над которым я сейчас работаю: Блоки_привычек_часть_9_первый_вариант.

Как вы понимаете, папка, в которой я храню эти файлы, полна документов. Однако поиск занимает лишь несколько секунд. (А если я случайно сохраню файл в неправильную папку, я могу быстро найти его через функцию поиска.)

У вас нет необходимости пользоваться моей системой именования файлов. Можете создать свою. Главное, чтобы она была. Это облегчит поиск всех важных цифровых документов.

№ 86. Наводите порядок в смартфоне

Тип: «слоновья» привычка.

Оптимальное время: любое.

Регулярность: каждую неделю или каждый месяц.

Польза: хотя объем памяти смартфонов все время увеличивается, его то и дело не хватает. Если вы хотите, чтобы все работало и не желаете получать сообщение об ошибке («память телефона заполнена»), следует подумать об избавлении от электронного мусора, который накапливался годами.

Описание: есть простая процедура, еженедельная или ежемесячная (в зависимости от того, как часто вы нагружаете смартфон информацией). Она поддерживает гаджет в рабочем состоянии и свободным от беспорядка.

1. Закрывайте приложения. Не все люди понимают, что, когда они открывают новое приложение, старые работают в фоновом режиме. Это увеличивает потреб-ление энергии и приводит к быстрой разрядке батареи. Предлагаю сформировать привычку ежедневно (или еженедельно) закрывать все приложения.

2. Удаляйте ненужные приложения. Если вы понятия не имеете, зачем и когда установили себе приложение, избавьтесь от него. Скорее всего, жалеть не придется.

3. Избавляйтесь от контента, включая фотографии, видео и документы. Можете хранить их в «облачном» сервисе (например, Dropbox). Пусть на смартфоне остается лишь та информация, которой вы пользуетесь постоянно (скажем, любимые видео или фотографии ваших детей).

4. Удаляйте старые подкасты и аудиокниги. Наверняка вы так же, как и я, слушаете много аудио-контента. Но, увы, эти файлы съедают массу места и не удаляются самостоятельно, когда вы их дослушали. Поэтому время от времени открывайте приложения для подкастов и аудиокниг и избавляйтесь от ненужных файлов.

5. Наведите порядок в музыке. Файлы с музыкой также занимают много места. Возможно, имеет смысл загружать их не в смартфон, а в стриминговые сервисы вроде Pandora, Spotify и Apple Music.

Сейчас сотовые телефоны есть почти у всех. К сожалению, поскольку этот девайс цифровой, его захламленность незаметна. Вот на него и скачивают все новые и новые приложения, фотографии и файлы. Это замедляет скорость его работы и перегружает память.

Вот какая проблема: когда места на смартфоне не хватает, вы думаете, что «надо» покупать новую модель. Разоряетесь на более современный гаджет. А ведь путем самых простых и нечастых — раз в неделю или в месяц — действий можно избавлять смартфон от лишней информации.

№ 87. Держите список дел в «облачном» сервисе

Тип: поддерживающая привычка.

Оптимальное время: любое.

Регулярность: каждый день.

Польза: если вы используете для составления списков дел случайные бумажки и стикеры, не ждите порядка. Такие перечни надо хранить в «облачном» сервисе: это позволит легко добавлять, пересматривать и вычеркивать ежедневные задачи.

КПД повысится, а доступ к списку будет возможен с разных гаджетов (телефона, планшета, компьютера), что существенно облегчит жизнь.

Описание: это простая задача. Всего лишь скачайте одно из этих приложений и используйте его для всех своих ежедневных дел и забот:

 Todoist (это мое любимое приложение),

 Omni Focus,

 Nozbe,

 Remember the Milk,

 Wunderlist.

Установив одно из этих приложений, заносите в него свои задачи и проекты. (На бесплатном сопроводительном сайте я коротко объясняю, как пользуюсь Todoist.)

№ 88. Записывайте великие идеи

Тип: краеугольная привычка.

Оптимальное время: любое.

Регулярность: каждый день.

Польза: всех нас иногда посещают блестящие идеи. Но записываем мы их на чем попало, даже на каких-то клочках. И напрасно, ведь: 1) бумажки легко теряются; 2) трудно анализировать идеи, когда нет четкой системы.

Советую использовать для фиксации всех ваших мыслей и идей какой-нибудь простой девайс. Как только придет вдохновение, берите его и только его. Впоследствии вы легко найдете нужную информацию.

Описание: следует взять себе за правило (по принципу «если… то»): если у вас появляется идея, то вы записываете ее в определенном месте. Это должно стать привычкой.

Но вот незадача: XXI век предлагает разные возможности записи и хранения идей. На мой взгляд, в этом есть минус: в поисках необходимых данных приходится просматривать все применяемые программы. Лучше пользоваться простым сервисом вроде Evernote, который позволяет хранить весь контент в одном месте и обеспечивает доступ к нему из любой точки земного шара.

Есть и другие возможности. Например:

 блокноты Moleskin;

 программа Microsoft One Note;

 Google Docs;

 Nozbe.

У всех нас бывали гениальные идеи. Но реализовывать их трудно еще и потому, что нет системы для их хранения и обработки. Если вы сформируете привычку фиксировать все свои мысли в определенном месте, у вас будет постоянно пополняемый архив великих решений.

№ 89. Собирайте вещи с вечера

Тип: поддерживающая привычка.

Оптимальное время: вечер.

Регулярность: каждый день.

Польза: с психологической точки зрения очень плохо начинать день с суетливой беготни. Если вы утром мечетесь как полоумный в поисках то одного, то другого, вы создаете себе ненужный стресс, отрицательно влияющий на весь рабочий день.

К счастью, есть простое решение. Вечером соберите все вещи, которые понадобятся на следующий день, и положите их на видное место. Когда вы проснетесь утром, вам останется лишь подойти к этому месту и взять их.

Описание: ничего сложного здесь нет. В последний час перед сном подумайте, что вам потребуется на следующий день. Затем потратьте пять минут на то, чтобы сложить эти вещи.

Сюда могут входить:

 Документы.

 Портфель или рюкзак.

 Учебники.

 Ноутбук или планшет.

 Личные вещи (например, бумажник, ключи, кошелек, сотовый телефон).

 Обед, перекусы, бутылка с водой, термос.

 Спортивная одежда.

 Вещи для детей (игрушки, одежда, молочная смесь, сцеженное грудное молоко).

Сначала просмотрите календарь на следующий день, затем подумайте, что пригодится для каждого дела и каждой встречи. Положите эти вещи туда, куда вы кладете бумажник, кошелек и ключи от машины.

Эта вечерняя привычка избавит вас от стресса, который многие испытывают по утрам, собираясь на работу.

№ 90. Говорите «нет»

Тип: «слоновья» привычка.

Оптимальное время: любое.

Регулярность: каждый день.

Польза: многие люди — включая меня — с трудом говорят «нет». Отказывать бывает очень сложно: вы ведь не хотите вести себя грубо и нечутко. В то же время, если у вас много важных целей, подчас бывает необходимо отклонять предложения, которые не соответствуют желаемому результату. Тут не обойтись без слова «нет».

Как пишет Дерек Сиверс: «Если вы не говорите "ДА, ЕЩЕ БЫ!", говорите "нет"».

Описание: эта привычка нужна не всегда, а только тогда, когда вы сталкиваетесь с тем, что не соответствует вашим желаниям. Я разработал небольшой алгоритм тактичного отказа.

Во-первых, вы должны понять, что говорить «нет» — нормально. По моему опыту, большинство людей относятся к отказу с пониманием. А если человек злится на вас за отсутствие интереса к его инициативе, от него лучше держаться подальше.

Во-вторых, необходимо изучить теневые стороны каждого предложения. Я усвоил печальный урок: сказать чему-то «да» — значит сказать чему-то «нет». Если вы соглашаетесь взять на себя лишнюю задачу или проект, вы отнимаете это время у своей семьи, своих целей, своего здоровья и своих рабочих проектов. И к тому же получаете немало стресса и тревоги.

В-третьих, необходимо решить, каковы ваши критерии «да» и «нет». Скажем, в последние месяцы я выработал правило, что буду интересоваться только теми проектами, которые помогут мне писать и рекламировать мои книги. Все, что не соответствует данному требованию, забраковывается.

В-четвертых, вам не обязательно давать отказ в грубой форме. Рекомендую несколько простых правил переписки.

 Создайте буфер. Если вы получаете много откликов, создайте контактную страницу и четко объясните на ней, какие предложения вы готовы рассмотреть, а какие нет. (Один из примеров: раздел «Контакты» на моем сайте.)

 Объясняйте причины. Здесь вы не подыскиваете отговорки, а указываете реальнуюпричину, почему не можете ответить согласием. Обычно подойдет примерно такая формулировка: «Сейчас я занят в таком-то проекте и попросту не могу поработать с вами над…»