Одним из самых мощных инструментов по организации рабочего пространства я считаю систему 5S. Не буду ее подробно пересказывать – в интернете масса информации и примеров. Но для тематики этой главы вспомню одно из важнейших правил системы: документы нужно хранить так, чтобы любой из них можно было найти не более чем за 30 секунд. Другими словами, мы говорим о построении ясной, недвусмысленной структуры хранения документов, для создания которой не потребуется специального обучения и которая не будет вызывать вопроса: «В какую папку положить это информационное письмо???»
Имеет смысл показать на примере, на какие принципы разделения тем стоит обратить внимание.
Если стоит задача установить правила для нескольких площадок, отличающихся друг от друга, то наверняка встанет вопрос, с какой глубины вложенности папки перестанут быть стандартными. Это нормально. Совершенно спокойно можно каждой команде позволить самостоятельно решать, как именно структурировать документы внутри стандартной папки, однако обязательно должно оставаться требование «30 секунд».
Итак, рассмотрим пример.
Еще раз повторю, что эта схема далеко не догма, и, возможно, есть типы документов, в ней совсем не учтенные. Грамотное структурирование папок поможет также эффективно организовать разделение прав доступа для разных отделов. Так к финансовой информации будут иметь доступ только те, кому она нужна для выполнения рабочих задач, а не все подряд.
Какую платформу выбрать для хранения электронных копий документов? Для ответа на этот вопрос стоит задуматься над следующими вещами.
1. Большая часть информации, скорее всего, будет использоваться в режиме только для чтения с редкими случаями обновления документов. И лишь к некоторым файлам, таким как бюджеты и отчеты, будет требоваться одновременный доступ на редактирование. Поэтому можно задуматься о хранении основной массы файлов на простом FTP-сервере или в подобной сетевой папке, а некоторые документы разместить в инструменты наподобие Microsoft Teams или Google Docs, позволяющие совместное редактирование. Однако стоит заранее тщательно изучить особенности выбранной платформы, так как может оказаться, что практическая реализация будет иметь такие недостатки, что пользователи просто не захотят в ней работать. В качестве примера расскажу, что одна из подобных платформ при доступе к файлу загружалась более трех минут. Конечно, раз в год можно и потерпеть, но очевидно, что регулярно пользоваться такой системой никто не захочет.
2. Следует точно понять, какие из хранимых документов являются критически важными (например, чертежи или отчеты о проведенных пусконаладочных работах), а какие – легко восстанавливаемыми (например, инструкции от производителя). Первую группу нужно обязательно регулярно архивировать, можно с использованием инкрементального архива, а вторую – необязательно.
3. Рекомендую обязательно протестировать процесс восстановления резервной копии и, конечно, его задокументировать. Встречались случаи, когда пользователи верили, что достаточно установить периодическое сохранение, но, когда дело дошло до восстановления, вернуть данные из копии не удалось.
4. Что касается резервирования – тут я целиком доверяюсь IT-специалистам. Они точно смогут выбрать метод дублирования серверов лучше инженеров.
В дополнение к FTP-серверу или его аналогу имеет смысл завести web-портал для внутренних, а возможно, и для внешних пользователей. На этой странице те, кто не сталкивается с работой датацентра на ежедневной основе, смогут получить ответы на возникшие вопросы. Например, по какому адресу находится датацентр, его реквизиты, как заказать пропуск для посещения, какой инструктаж нужно пройти перед посещением, с кем связаться по тому или иному вопросу и т. д. Также на странице можно поддерживать актуальную информацию о технических возможностях датацентра (например, количестве свободных стойко-мест) и наиболее часто востребованные материалы для маркетинга и технической поддержки продаж.
Более экзотичной возможностью являются организация и поддержание внутреннего или внешнего блога о жизни в датацентре. Эта идея обычно всем нравится, но нужно с самого начала четко оговорить правила игры – о чем стоит писать, а о чем нет – и определиться с ответственным за содержание и публикацию новостей.
А как лучше поступить с бумажными документами? Много раз наблюдал, мягко говоря, безалаберное отношение к их хранению: отсутствие удобной структуры, складирование в картонных коробках в углу, хранение всего подряд без разбора (даже просроченных рекламных купонов на скидку) – и все это без установленных сроков хранения. Иногда и оборудование уже демонтировано и утилизировано, а какие-то бумаги к нему все еще хранятся.
Одним из проверенных решений стало полное избавление от бумажных документов на площадке, за исключением тех, что требуются по законодательству (например, журнала учета огнетушителей). Все документы были тщательно разобраны, и большая часть утилизирована. Остальные были признаны важными, отсканированы и перемещены для хранения на FTP-сервер. Для хранения важных документов была привлечена специализированная компания, которая, кстати, может и отсканировать переданные бумаги. В случае если службе эксплуатации нужен какой-либо документ из архива, он распечатывается из электронной копии. Если нужен документ большого формата, а плоттера нет, то компания распечатывает и привозит необходимое количество копий. Если же нужен именно оригинал, то и его компания может доставить в короткий срок по заказу. Таким образом, за сравнительно небольшие деньги можно полностью освободить себя от хранения шкафов бумаг, переведя работу с ними на современный уровень. Одновременно с этим понизится и пожарная нагрузка на помещение.
Однако такой категорический шаг может быть не всегда удобен в реальной работе. Переход к безбумажному делопроизводству, безусловно, актуальный шаг, но изучение однолинейной схемы объекта с планшета может оказаться настолько неудобным, что команда все равно сделает распечатку и будет ей пользоваться. Таким образом, может сформироваться комплект бумаг, которые снова потребуют локального хранения.
Для качественной работы с документацией, как в электронном, так и в бумажном виде, имеет смысл организовать специальное помещение. Назовем его «архивная». Я бы порекомендовал не слишком экономить на нем, чтобы работа с документами приносила удовольствие: это должно быть светлое помещение с позитивным дизайном, укомплектованное современными и удобными полками для хранения бумажных копий. Структура хранения бумажных документов может полностью повторять структуру папок электронных версий, но иногда бывает удобнее выделять отдельные полки для многотомных изданий от производителей оборудования. В любом случае правило «30 секунд» должно работать, и любой дежурный должен хорошо знать, что и где хранится.
Имеет смысл поинтересоваться, что сейчас предлагается на рынке для работы с чертежами. Для меня большим сюрпризом стали специальные стойки для компактного хранения чертежей больших форматов (например, А0) в развернутом виде на специальной планке. Такие стойки позволяют быстро найти нужный чертеж, легко его достать и немедленно приступить к изучению. В случае необходимости чертеж в планке заменяется на новую версию за считанные секунды. Конечно, для удобной работы и обсуждения чертежей больших форматов в помещении нужен большой стол, вокруг которого может собраться несколько человек.
В этой же комнате можно предусмотреть графическую станцию с большим монитором и плоттер для печатания чертежей. На компьютере можно установить лицензию для работы со специальным программным обеспечением, которым при необходимости сможет пользоваться любой сотрудник датацентра. Это, кстати, позволит существенно сократить затраты в случае, если корректировкой чертежей занимаются несколько человек, ведь иначе пришлось бы покупать лицензии каждому из них.
Для того чтобы в помещении и в документах всегда был порядок, следует назначить ответственного за документацию. В его обязанности следует добавить контроль бумажных документов: уничтожение старых версий и замену их новыми. Это сэкономит время, когда внезапно понадобится чертеж какой-то системы, которой никто не интересовался с момента завершения строительства.
Для обеспечения актуальности рекомендуется тщательно проверять всю исполнительную документацию от подрядчиков, а не просто перемещать ее сразу же на полку. Да, это может быть долго. Вполне разумно давать каждому из дежурных на смену одну-две папки, чтобы они в удобном для них режиме проверили 100 % входящей информации. Хорошо бы придумать какие-нибудь соревнования и поощрять обнаружение неточностей. Все это делается для того, чтобы исполнительная документация от подрядчиков была актуальной. Иначе она превращается в гору макулатуры, которая не только не поможет в нужный момент, но может и навредить, если содержит неверную информацию.
По этой же причине все, даже мелкие, работы в процессе эксплуатации датацентра должны быть в обязательном порядке задокументированы. Для этого нужно выбрать и обучить несколько специалистов из дежурной смены или инженерного состава.