В предыдущей главе мы упомянули, что ставить на инвентарный учет запчасти не нужно, но учитывать их для целей эксплуатации обязательно. В этой главе мы разберем очень важную связку: закупки – склад – система учета запчастей. Ее грамотная реализация позволит избавиться от проблем, связанных с нехваткой запчастей, и упростит бюджетирование.

Прежде всего хочется сформулировать важное правило: все покупаемые в датацентр запчасти и расходные материалы должны проходить через систему учета (назовем ее СУЗ, но это также может быть модуль работы с расходными материалами из CMMS), то есть в идеале не должно быть ни одной позиции, купленной в обход по другим каналам и бюджетным строкам. Решается эта задача организационными методами и достаточно легко. В момент принятия решения о переходе на СУЗ нужно запретить закупщикам принимать заявки на покупку без ссылки на карточку запчасти в системе. Да, в первые дни команда эксплуатации столкнется с необходимостью заполнять карточки для каждой закупки, но это нужно будет сделать только один раз.

Какая информация может содержаться в карточке?

• Краткое наименование запчасти.

• Номенклатурный код.

• Название производителя (или продавца) и артикул.

• Альтернативные производители и артикулы.

• Фотография детали.

• Список оборудования, для которого деталь применима.

• Габариты и вес детали (опционально).

• Последняя стоимость приобретения детали (опционально).

Как видно, все поля не нуждаются в комментариях. При возможности интеграции СУЗ с программой складского учета можно импортировать следующие поля:

• наличие и количество на складе;

• место хранения;

• минимально допустимый остаток;

• рекомендуемый размер партии для приобретения;

• количество единиц в упаковке (опционально).

Если такой интеграции нет, то пользователь СУЗ должен по меньшей мере иметь доступ к программе складского учета, откуда он сможет получить эти данные.

Большую часть этой информации заполняет специалист команды эксплуатации. Данные по альтернативным поставщикам и ценам должен вносить специалист из команды закупок, а данные о состоянии склада – логист.

В ручном режиме инженер, ответственный за ту или иную подсистему, может отправить ссылку на карточку запчасти в отдел закупок и сообщить, какое количество ему необходимо. Это самый простой способ. Но есть и другие возможности, намного более интересные.

В одном из таких вариантов инженер эксплуатации указывает для каждой позиции минимально допустимый остаток на складе, ориентируясь на скорость использования запчасти, примерный срок поставки плюс некоторый запас на всякий случай. Логист делает выгрузку из программы складского учета и получает список всех позиций, которые на складе присутствуют в количестве менее необходимого. Этот список передается команде закупок. И на складе формируется некоторый запас запчастей. В процессе нормальной работы команда эксплуатации забирает со склада необходимые ей позиции, и, как только количество этих позиций на складе уменьшается, статус позиции меняется – «к закупке». Происходит это, например, раз в неделю – тут все зависит от величины склада, – логист формирует единый список всех запчастей со статусом «к закупке» и вновь отправляет список команде закупок. Процесс получается очень простой и довольно надежный. Время от времени имеет смысл проходить по всем позициям и смотреть, удачно ли выбрана величина минимально допустимого остатка: это поможет оптимизировать загрузку склада и затраты на поддержание запаса расходных материалов.

Анализируя все закупки за прошедшие периоды, мы получаем точные данные о потреблении запчастей и расходников и можем сделать вывод, например, об актуальной переменной части общей стоимости владения (Total Cost of Ownership – TCO) и о распределении затрат уже по подсистемам, а не из маркетинговых расчетов, поняв таким образом, во что обходится эксплуатация того или иного оборудования датацентра. Именно так интересно сравнить реальную стоимость обслуживания разных типов ИБП.

Следующим шагом может стать долгосрочное планирование потребления запчастей и расходных материалов. Для этого в каждом наряде на техническое обслуживание в CMMS должны быть указаны используемые запчасти и нормы их расхода. Очевидно, что при составлении плана ТО[25] на следующий год можно будет без особого труда составить график потребления «расходки» как по датам, так и по требуемому количеству. Наложив такой прогноз на отчет по состоянию склада, мы сможем точнее планировать закупку и поставку запчастей. А также, что немаловажно, проверять перед началом ТО, есть ли необходимое количество запчастей в наличии. А это, знаете ли, уже готовая ERP-система[26]!

В этой главе можно упомянуть о комплектации оборудования датацентра запчастями на момент передачи его в эксплуатацию.

С точки зрения компании, все равно, кто и когда будет приобретать ЗИП и расходные материалы, а вот для участников проекта строительства разница есть. Можно заранее определить, что все перечисленное относится к операционным расходам, поэтому должно покрываться бюджетом эксплуатации, равно как и сам процесс закупки должен инициироваться эксплуатацией. В этом есть логика, но такой подход почти всегда неудобен.

С практической стороны гораздо логичнее, если вопрос о количестве и ассортименте расходных материалов, необходимых для первого года обслуживания, а также рекомендуемом перечне хранимых запасных частей будет решен уже во время тендера и стоимость этого набора включена в стоимость поставки. Таким образом, можно будет получить все расходные материалы уже к моменту сдачи объекта и поверку всего необходимого можно начать на этапе пусконаладки.

У такого подхода есть, пожалуй, только один недостаток. Часто бюджет строительства начинает «перетрачиваться» уже с самого начала, и проектная команда может использовать средства, зарезервированные на закупку ЗИП, для латания дыр бюджета проекта, подразумевая, что команда эксплуатации все равно потом купит то, что ей будет необходимо. Это правда. Только, скажем так, это некрасиво – перекладывать свои «перетраты» на коллег. Чтобы подобной ситуации не происходило, можно выделять в тендере стоимость расходников и ЗИП в отдельную сумму и при первой же возможности учитывать ее при пересмотре бюджета эксплуатации.

Затем, при заключении договора на поставку, оформлять заказ из отдельного бюджета. При такой организации процесса конфликта удастся избежать, однако команде эксплуатации нужно постоянно быть внимательной, чтобы не пропустить большую закупку оборудования без запчастей.