Первое, что вам нужно сделать, особенно если вы приняли новый отдел или недавно присоединились к компании, – выяснить скорость «сжигания» бюджета, то есть сколько обычно отдел тратит ежемесячно и ежегодно при нормальной работе. Одного числа тут недостаточно – нужно дополнить его контекстом таким образом, чтобы безболезненно обосновать эти расходы бизнесу.
Эффективная рабочая стратегия – разделить расходы на три части следующим образом:
• Разработка
• Эксплуатация
• Поддержка
В зависимости от компании также может иметь смысл разбить эти категории на линейки продуктов или группы, понятные бизнесу. Вам не нужен бухгалтер – подойдет простая электронная таблица, в которой перечислены все ваши расходы. Каждый раз, приобретая лицензию или подписку, записывайте приобретение и его ежемесячную стоимость в таблицу. Разберем каждую категорию.
Сюда входит все необходимое для производства того, что компания считает «продуктом», например:
• Расходы на персонал (зарплата и компьютеры).
• Лицензии на инструменты для разработки (IDE, инструменты управления проектами).
• Лицензии на ПО (базы данных, библиотеки).
• Оборудование / облако для разработки / тестирования.
• Сторонние поставщики, например подрядчики.
• Обучение (курсы, книги, конференции).
В расходы на персонал обычно включается только годовая заработная плата сотрудников, но лучше включать в бюджет 120–130 % зарплаты, чтобы учесть дополнительные расходы (например, льготы, оборудование, мебель и кофе).
Как проще планировать бюджет
Рассчитайте ежедневные расходы на каждую должность. Например: допустим, средняя зарплата веб-разработчика составляет 100 000 долларов (добавьте 20 % накладных расходов – 120 000 долларов), что составляет 10 000 долларов в месяц или 500 долларов в день (при условии, что в месяце 20 рабочих дней). Если для будущего проекта потребуется 14 дней работы этого специалиста, вам не придется выяснять или угадывать стоимость – это будет стоить 14 × 500 долларов. Ваш бюджет только что стал намного более обоснованным.
Зная, во сколько обходится производство продукта, вы сможете эффективнее спланировать бюджет и будущий рост. Когда ваш генеральный директор спросит, можно ли сделать что-то быстрее, вы будете понимать, во сколько эта дополнительная скорость обойдется компании. Опять же, ваши решения должны основываться на данных, а не на ощущениях (ощущения должны подтверждать то, что говорят данные).
Сюда входит все, что связано с предоставлением услуги клиенту, в том числе:
• Расходы на персонал (настройка конфигурации клиента или ввод клиентских данных).
• Стоимость оборудования/облака.
• Лицензии на программное обеспечение (базы данных, библиотеки).
• Сторонние сервисы (домены, API).
• Аудиты безопасности.
Популярные облачные сервисы, такие как AWS и Azure, упрощают маркировку ресурсов, что позволяет разделить затраты на эксплуатацию и разработку. Точно так же лицензии на ПО, используемое для обслуживания клиентов, обычно отличаются от лицензий на разработку и могут стоить значительно дороже. Расходов на персонал здесь может не быть в зависимости от особенностей вашего проекта, но если для подключения нового клиента требуются трудозатраты, то их необходимо учитывать.
В идеале должно получиться число, зависящее от количества клиентов. Это поможет бизнесу точнее рассчитывать стоимость эксплуатации и потенциальные затраты, если они решат привлекать больше клиентов. Некоторые организации достигают такого уровня детализации, что могут точно сказать, во сколько им обходится обслуживание каждого клиента и какую часть инфраструктуры каждый клиент использует.
И, наконец, поддержка. Когда что-то идет не так или клиенту нужна помощь, сколько это сто́ит? Сколько усилий тратится на обслуживание системы, например на мониторинг файлов журналов и проверку резервных копий?
Эти расходы должны соответствовать расходам на эксплуатацию, поэтому, когда они увеличиваются, растут и расходы на поддержку. Затраты на службу поддержки необходимо по возможности рассчитывать на почасовой основе, чтобы понимать, сколько стоит обработка каждого типа обращений /инцидентов.
Поддержка многих устаревших систем стоит очень дорого из-за отсутствия в них современного функционала. Для одной системы мы обнаружили, что 60 % всех обращений в поддержку были запросами на сброс пароля, и, зная почасовую стоимость поддержки, было несложно рассчитать реальные расходы на них. При составлении бюджета само собой было принято решение о внедрении механизма сброса пароля, и оно окупилось в первый месяц работы. Бюджетирование мы рассмотрим далее в этой главе.
Службы поддержки не всегда отслеживают все данные, полезные для анализа. Очень часто из виду упускается, к какому клиенту (или линейке продуктов) относится заявка. Здесь могут выясниться очень интересные вещи, например, что какому-то клиенту требуется гораздо больше поддержки, чем остальным.
Учитывайте время и усилия, необходимые для обслуживания запросов клиентов. Эти параметры помогают понять, как улучшить ваши системы и упростить общение с финансовым директором, чтобы снизить и затраты, и количество вопросов. Пример простого учета ежемесячных расходов на эксплуатацию приведен в табл. 2.1.
Таблица 2.1. Примерные ежемесячные расходы