Собрания не должны быть частыми и многолюдными, поскольку они сильно отвлекают от работы и занимают много времени. Если вы решили, что собрание необходимо, оно должно быть максимально продуктивным.

У хорошего собрания должен быть один или несколько вопросов для обсуждения (или план встречи) и понятная цель. Собрания могут быть отличным способом обмена информацией, идеями и предложениями. Тем не менее, если на них почти или совсем не ведутся записи, много ценной информации упускается – и это большая потеря.

Протоколы собраний, подробно описывающие историю принятия тех или иных решений, должны стать частью вашей базы знаний. Некоторые организации ведут отдельный «журнал решений», подробно описывающий, почему договорились что-то делать именно так.

На каждом собрании назначайте кого-то, кто будет вести заметки, и предусмотрите время для их обработки. Можно вести записи в Google Doc в режиме реального времени, фиксируя ключевые моменты и решения. Если это быстрое собрание, посвященное разбору конкретной задачи, зафиксируйте все договоренности в комментариях к тикету в виде списка.

В постпандемийном мире многие собрания перешли в онлайн и проходят в режиме видеоконференций. В таком формате удобно записывать и хранить все ключевые встречи, чтобы не пропустить важные решения.

Сообщения в чате (Slack, Microsoft Teams и т. д.) также могут содержать ценную информацию. Пусть члены команды копируют ее и добавляют или в основную базу знаний, или в тикеты. Можно даже настроить ботов или плагины, чтобы вы могли быстро пометить сообщения, которые нужно отправить в отдельное хранилище.