Планирование — процесс трансформации целей в конкретные задачи с указанием срока реализации.

Планирование — это первая ступень к действию, не жалейте на этот этап времени. Первое, что потребуется сделать, — запланировать время для планирования. Как бы странно это ни звучало. В моем еженедельном календаре планирование занимает один час. Вечером в пятницу или утром в понедельник я распределяю ключевые задачи и мероприятия, формирую расписание. Это помогает начать новую рабочую неделю с ясным пониманием того, что предстоит сделать.

Приступайте к еженедельному планированию с повторения мечты, миссии, принципов и целей. Закройте глаза на несколько минут и представьте, как будете чувствовать себя при достижении мечты. Так вы сформируете связку между конкретной задачей и конечным результатом.

Зафиксировать задачи помогут два инструмента: недельный календарь в почтовом клиенте и простой список напоминаний в телефоне. Все задачи со сроком выполнения от 30 минут записывайте в календаре, чтобы видеть свою загрузку и равномерно распределять ее по всей неделе. Небольшие задачи — например, телефонные переговоры или работу с документами и письмами — лучше вносить в список напоминаний в телефоне, чтобы они всегда были под рукой. Назовем их «быстрыми победами», поскольку для их выполнения достаточно коротких свободных окошек (если рано закончилось совещание, если едете в такси, а не за рулем или ждете в очереди).

Не нужно создавать плотное расписание — лучше оставить свободу для маневра, иначе у вас будут разбегаться глаза и вы перестанете относиться к событиям в календаре как к чему-то обязательному.

Универсальных инструментов, удобных всем, не существует. Кто-то использует почтовый календарь, кто-то — бумажный блокнот, который держит всегда под рукой, кто-то — специальные приложения. Главное, чтобы выбранным инструментом именно вам было удобно пользоваться.

В календаре первым делом просматривайте уже зафиксированные на неделю события. Как правило, это встречи. Необходимо оценивать сложность каждой из них, выделять время на подготовку и, кроме того, закладывать время на дорогу.

Далее с учетом целей определите конкретные задачи и внесите в календарь на неделю. Если задача получилась громоздкой, разбейте ее на более мелкие.

Учитывайте дела, которые повторяются изо дня в день, например разбор электронной почты. Не запускайте рутинные задачи — накапливаясь, они отнимают больше ресурса.

Учитывайте в календаре время на обед, иначе придется перекусывать на ходу и даже переедать на ночь. Используйте обеденное время для встреч с коллегами и партнерами.

Оставляйте в календаре несколько свободных окошек для срочных и непредвиденных задач, а также для сложных дел, над которыми потребуется посидеть подольше.

И не забывайте, что вы не машина. Невозможно приниматься за новую задачу сразу после важной встречи. Обязательно закладывайте время на восстановление. Учитывайте свои особенности при формировании расписания.

Вносите в календарь личные события — так вы о них не только не забудете, но и разбавите плотный рабочий график. Тренировка в спортзале, поход в кинотеатр с детьми, в театр с супругой, встречи с друзьями — все это должно присутствовать в вашем расписании. По закону Паркинсона работа занимает все отведенное для нее время, поэтому лучше указать в календаре вечерние планы, чтобы завершить дела до них.

Не пытайтесь соблюдать баланс личного и рабочего. Его не существует. Невозможно 8 часов спать, 8 часов работать, 8 часов проводить с близкими. Каждый определяет комфортное соотношение для себя сам. Распределите время так, чтобы это было удобно вам и вашему окружению. Главное — не баланс, а качество.

Это правило относится не только к ежедневному или недельному планированию. В рамках месяца, квартала, года также должны четко прослеживаться смены активностей. Культурные выходы и семейные поездки добавляют жизни гармонии и заряжают на свершения.

Трудно давать советы, которым сам неспособен в полной мере следовать, но в отпуске нужно отдыхать. Недавно я услышал от сотрудника фразу: «Как раз в отпуске переберу залежавшиеся дела». Раньше я и сам так часто делал, но со стороны эти слова показались мне абсурдными, ведь не зря же отпуск положен человеку по трудовому законодательству. Наш организм настроен на цикличную работу, и, если не успеем отдохнуть в отведенные две недели, здоровье даст сбой в самый неподходящий момент.

В отпуске старайтесь больше отдыхать, при острой необходимости отвечайте только на звонки руководителя (чтобы было куда возвращаться из отпуска). Не забывайте: над важными задачами мозг работает в фоновом режиме. Именно тогда происходит и систематизация полученной информации, и выявление закономерностей, и поиск возможных решений.

Помимо еженедельного планирования, я выделяю по 15 минут ежедневно, чтобы посмотреть, не осталось ли долгов от предыдущего дня, и убедиться, что все запланированное выполнено. Если что-то повисло — вовремя скорректировать следующий день.

Вы можете подумать, что планирование отнимает слишком много времени. Сначала в течение часа надо строить расписание, потом по 15 минут тратить на просмотр и корректировку. Не лучше ли лишние два часа посвятить выполнению задач? Но как ни удивительно, именно планирование экономит время. За счет потраченных на него двух часов вы станете намного продуктивнее.

Человек склонен заниматься приятными задачами и откладывать все «сложное» на потом. Действуйте наоборот! Ставьте трудные дела на начало дня, тогда у вас не будет соблазна их отложить, а оставшееся время проведете с позитивным чувством выполненного долга.

Сегодня я рассортировал письма в электронной почте. Три самых важных от руководителя отложил на потом, хотя, по правде сказать, с них стоило начать; 57 писем переместил из «Входящих» в особую папку «Требует действий». В ней находятся прочитанные письма, но, чтобы ответить на них, необходимо выполнить ряд дополнительных действий: проверить информацию в документах, договориться о встрече с третьим лицом, провести анализ и так далее. Гораздо удобнее такие письма хранить отдельно, чтобы они не переполняли «Входящие». Поэтому я не жалею нескольких минут на сортировку.

Часть дел можно выполнять в дороге, во время командировок или длительных поездок. Мне, например, очень нравится читать и писать в поездах. Большую часть книг я написал в поездах Москва — Санкт-Петербург — Москва и Москва — Воронеж — Москва, а в самолетах, где нет Сети, я обычно разбираю фотографии.

С чего начать, если вы приступаете к планированию впервые или вернулись из отпуска и обнаружили гору скопившихся дел? Прежде чем действовать, рассортируйте задачи и внесите их в расписание.

Я сформировал матрицу, из которой задачи могут быть сразу импортированы в календарь. По горизонтали выделены основные блоки моей активности: работа в найме, бизнес, писательство, личное. По вертикали же идет следующее распределение.

Чек-лист «Планирование»

1

Используйте удобный для вас инструмент — почтовый клиент, блокнот, заметки в телефоне.

2

Вносите задачи в календарь, оставляя свободные окошки.

3

Учитывайте в расписании время на обед, на дорогу, время с семьей.

4

Комбинируйте занятия, чтобы экономить время.

5

Создайте удобную матрицу для наглядного распределения задач.