Дело близится к Новому году, но у Миши нет поводов для волнения: он недавно поставил товар по контракту, и денег, которые ему заплатят, должно хватить и на подарки, и на шампанское с икрой.
Вот-вот должны с ним рассчитаться, но что-то тянут. Миша хранит спокойствие: ну мало ли, закрутились там в бухгалтерии да забыли. Есть повод позвонить и напомнить о себе, пока не начались новогодние корпоративы – тогда уж точно не до оплаты будет.
– Какой такой товар? – отвечают ему. – У нас в бухгалтерии никакого товара не значится. На склад привезли? Со складом и выясняйте.
«Они там, что, отмечать уже начали?!» – возмутился про себя Миша.
Вечером он спросил Алёну:
– Что мне делать-то теперь?
– Я же тебе помогала товарную накладную оформлять, – говорит жена. – Она где?
– Так я отдал. Вместе с товаром и передал, как положено.
– Ну тогда звони им и ругайся. Пусть со склада трясут накладную, вместо того чтобы чаи с булками распивать.
На следующий день Миша так и сделал. Прямо с утра позвонил в бухгалтерию и начал ругаться.
– Я уже претензию вам пишу, неустойку выставляю!
– Да пожалуйста. Чем в суде доказывать будете, что вы нам документы-то передали?
– Призову кладовщика вашего, как там его фамилия, к ответу! Он у меня и товар принял, и документы!
– Ну идите, ищите его. Если найдете, привет передавайте. Он в запой ушел, на работу не ходит уже неделю.
Делать нечего: пришлось Мише все документы переделывать и лично везти в бухгалтерию. С трудом заставил главбуха расписаться на сопроводительном письме, что товарные накладные она получила в двух экземплярах.
Написать сопроводительное письмо Мишу научил отец – низкий поклон ему, – а то бухгалтерия вредная попалась, потом опять будут говорить, что ничего не получали.
Ну и хорошо, что всё хорошо кончается: документы оформлены надлежащим образом и переданы куда следует. Ох, в следующий раз Миша будет держать ухо востро с этими бухгалтерами! Осталось дело за малым: деньги получить…
Вы сделали по контракту всё, что нужно, и вроде бы можно расслабиться – скоро придет оплата. Но до этого вам еще необходимо пройти процесс приемки. Общий порядок приемки описан в главе 4.12. Перечитайте ее, чтобы освежить в памяти.
А сейчас сосредоточимся на документах, которые надо приготовить и передать заказчику лично, почтой, курьером или через ЕИС. Эти документы можно разделить на четыре группы.
Акт выполненных работ или товарные накладные (УПД). Обычно их подписывают в последнюю очередь – когда все проверки закончены и покупатель готов принять товар в свою собственность.
Всегда обращайте внимание на дату, указанную в этих бумагах. Предположим, в «шапке» документа вы поставили 3 сентября (костры рябин и вот это всё) и в тот же день передали пакет заказчику. Он проверял документы три рабочих дня, как указано в контракте, и расписался в накладной шестого числа. Если вы получили накладную с подписью, около которой вручную проставлена дата «06.09.20** г.», то именно она и будет считаться датой приемки. Если никаких особых пометок нет, то датой приемки считается та, что вы сами указали в документе.
Этот день нам крайне важен, поскольку с него начинается отсчет срока на оплату. Кроме того, именно с этого дня вашему покупателю по умолчанию переходит и право собственности на переданные ему товары, и риски их повреждения или гибели.
Приведу пример.
Однажды мой знакомый выполнял небольшой госконтракт – какой-то мелкий ремонт входной группы. Он завершил работы, передал в бухгалтерию документы и стал ждать их назад с подписью. Но вместо этого в тот же вечер ему позвонил сотрудник заказчика и рассказал, что вечером вандалы испортили дверь. Теперь подрядчику предлагалось «что-то придумать, а лучше поменять дверь». Представляете?
Ситуация, конечно, крайне неприятная. Но крыть ему было особенно нечем – приемка еще не состоялась, а значит, все риски остались на нем.
Это может быть какой-нибудь акт передачи по специальной форме, письменная инструкция для созданного сайта, гарантийный талон на оборудование, справка об отсутствии задолженности по коммунальным услугам на квартиру и так далее.
Всё это не тайна для вас – читайте договор заранее и готовьтесь.
Они важны в закупках, где применяются правила национального режима (вспомните главу 2.6). Это может быть выписка из реестра российской промышленной продукции или иного подобного списка, который можно скачать с сайта https://gisp.gov.ru/ бесплатно. В некоторых случаях придется предоставить сертификат СТ-1 (возьмите отсканированную копию у производителя товара).
А вот с этим надо бы разобраться.
У разных товаров разные правила «технического регулирования», то есть контроля их качества и соответствия стандартам.
Сейчас в нашей стране применяются две группы стандартов качества – ГОСТы и ТР ТС (технические регламенты Таможенного союза, членом которого является Россия).
Чтобы подтвердить соответствие изделия стандартам, производитель должен пройти процедуру обязательной сертификации продукции. Этим занимаются специальные организации. После проверки они выдают документ – сертификат соответствия или декларацию о соответствии.
Существуют закрытые перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации. Они установлены Правительством РФ и актами Таможенного союза. Если ваш товар не указан ни в одном из перечней, то вам и не нужно изобретать велосипед. Никакие сертификаты вы иметь не обязаны.
Проблема иногда бывает в том, что ни госзаказчик, ни поставщик толком не понимают, подлежит ли товар сертификации. Но если заказчику это простительно, то вам как поставщику точно следует с этим разобраться.
На моих консультациях множество бизнесменов озвучивают одну и ту же проблему: «Заказчик требует сертификат качества, а у меня его нет. Что делать?» Немного разобравшись в их вопросе, мы понимаем, что никакого сертификата и не нужно. Заказчик требует его, потому что в контракте есть типовая фраза о предоставлении вместе с товаром «сертификатов и иных документов, подтверждающих качество». И поставщику всего лишь надо аргументированно объяснить, что такого документа именно у этого товара в природе быть не может.
Иногда, чтобы убедить заказчика, поставщикам даже приходится заказывать так называемые отказные письма. В них специальная организация официально подтверждает, что такой-то товар не подлежит обязательной сертификации.
Кроме того, существует еще добровольная сертификация качества и разработка собственных технических стандартов (ТУ и подобных). Но нам они неинтересны: в госконтрактах заказчики не имеют права требовать документы, не обязательные по закону.
Помимо ГОСТов и ТР ТС есть и другие государственные системы контроля качества. Например, ряд пищевых продуктов (необработанное мясо, яйца и прочее) в обязательном порядке подвергаются ветеринарному контролю. Лекарства должны быть включены в единый реестр лекарственных средств.
Если вы работаете в конкретной бизнес-нише, то надо разбираться, какие документы сопровождают товары, которыми вы торгуете. Это ваша зона ответственности.
1. Внимательно читайте в проекте контракта раздел о порядке приемки. Обратите внимание на список нужных документов и начинайте готовить их заранее.
2. Фиксируйте дату передачи бумаг заказчику. С нее начинается отсчет времени, отведенного контрактом на проверку и приемку. А уже после подписания бухгалтерских документов можно будет считать дни до оплаты.
3. Помните о государственных стандартах качества и системах контроля. Если в техзадании указано, что товар должен соответствовать ГОСТ, то для приемки нужно будет предоставить документ о таком соответствии.