Лия открывает почту и тут же начинает ворчать себе под нос. Ричард за утро успел отправить ей уже двадцать четыре письма! Это уже ни в какие рамки не лезет! Ну зачем он, отвечая на рассылки, выбирает именно «Ответить всем»? Зачем рассылает шутки всему коллективу? Лие уже в почту даже заходить не хочется. Ей и без того дел хватает, а тут еще письма Ричарда разгребать.

Пользоваться электронной почтой и чатами следует вдумчиво: отправлять и пересылать только то, что необходимо. Однако многие этим пренебрегают. Их хлебом не корми – дай завалить коллег сообщениями. Спамеры рассылают коллегам огромные цепочки писем, даже не задумываясь: а другим это вообще нужно? Пишут в теме письма слова, из-за которых оно кажется важным – и коллегам приходится его открывать, а то вдруг что пропустят. В самом письме – растекаются мыслью по древу, хотя можно было ограничиться парой слов. Выбирают «Ответить всем» вместо «Ответить». Пересылают неуместные шутки, «письма счастья», фото детей и прочую ерунду в рабочие чаты, хотя у коллег и без того на работе завал. Если в вашем коллективе есть такой спамер, то вы наверняка часто кивали, пока читали абзац.

Поступать с кучей писем и сообщений в мессенджерах можно по-разному. Как вариант – удалять письма не читая или отфильтровывать в папку «спам». Только это чревато последствиями, ведь среди кучи посланий от непременно найдется парочка по-настоящему важных – а вы их пропустите. Можно открывать все его письма и сначала просматривать их мельком, но на это уходит драгоценное время. А еще со спамером можно поговорить – втолковать ему правила деловой переписки.

Лия уже привыкла удалять письма от Ричарда пачками. Так она однажды и пропускает письмо, в котором содержались важные сведения. И на следующем совещании выясняется, что Лия, не подготовилась к обсуждению вопроса, о котором Ричард предупреждал – в том самом письме. Все совещание Лия краснеет от стыда. Теперь придется просматривать каждое письмо от Ричарда. Но сколько времени на это уйдет? А эти его шутки и прочая чепуха, которую он пересылает забавы ради…

Шаг первый. Сначала думаем

Значит, с Ричардом все-таки придется побеседовать. Причем важно говорить откровенно: объяснить, что Лии мешают лишние рассылки, и четко обозначить, какие письма она готова принимать.

Шаг второй. Изучаем обстановку

– Ричард, можно тебя на минутку? Хочу с тобой поговорить, – обращается Лия к Ричарду в конце рабочего дня.

– Если это и правда минутка, тогда давай. Мне еще почту разгребать, – отзывается тот.

– Именно об этом я и хотела поговорить. Мое рабочее время ограничено, однако мне слишком долго приходится разбираться в письмах, которые ты мне отправляешь. Я не успеваю выполнять основную работу, и это начинает угнетать. (Переживания).

– Нашла кому жаловаться! А я зато все эти письма, прежде чем переслать, досконально изучаю, – смеется Ричард. Кажется, он не осознал важности вопроса.

Шаг третий. Определяем причину

– Ричард, мне не до шуток, – говорит ему Лия. – Эти многочисленные сообщения мне мешают. Честно говоря, я даже начала удалять большую часть не глядя. Однако на прошлой неделе я из-за этого пропустила по-настоящему важное письмо и оказалась в нелепом положении. Признаю, моя оплошность. Однако и времени на то, чтобы разбирать столько писем, у меня нет. Возможно, тебе и не приходится потом, в конце дня, доделывать все впопыхах, а я стала задерживаться после работы.

– Я даже не думал, что могу кому-то мешать рассылками. Но теперь я понимаю, что увлекся, – соглашается Ричард. – Возможно, даже слишком увлекся. Но я пересылаю тебе шутки, потому что они забавные и поднимают настроение.

Шаг четвертый. Ищем решение

– Спасибо за заботу. Я понимаю, что ты так поступал из добрых побуждений. (Понимание). Я люблю посмеяться, вот только мне не смешно, когда наш чат и моя почта переполнены мемами. Предлагаю договориться, что мы друг другу пересылаем, а что нет. (Решение). – Кажется, теперь Ричард окончательно осознал, что́ делает не так. Лия уверенно продолжает: – Впредь, пожалуйста, пересылай мне только те письма, которые связаны с работой и которые непременно нужно прочесть. (Решение).

– Ладно, хорошо. Но как мне понять, что тебе нужно прочесть, а что нет? – уточняет Ричард.

Лия отвечает так:

– Тогда давай ты будешь пересылать мне все, что связано с работой. Но, если ты отвечаешь на общую рассылку, нажимай «Ответить», а не «Ответить всем». Если хочешь написать мне что-то не по работе, то пиши как можно короче. (Решение.)

Шаг пятый. Приходим к соглашению

Лия продолжает так:

– Согласен с такими условиями? (Договоренность).

– Несомненно. Пожалуй, я виноват в том, что пошел по пути наименьшего сопротивления и решил пересылать все подряд. Впредь буду как следует обдумывать, что пересылать, а что нет. Обещаю: больше никаких мемов. И я обязательно буду смотреть, нужно ли тебе вообще письмо, прежде чем его отправлять, – соглашается Ричард.

– Спасибо. Рада, что мы нашли решение. Возможно, теперь и у тебя будет больше времени на что-то кроме почты, – отвечает Лия. (Завершение.) – А если увидишь какую-нибудь по-настоящему смешную шутку, то можешь озвучить ее во время беседы за обедом.

Ричард смеется.

– Обязательно.

Почему так?

Сначала Лия решила удалять все письма от Ричарда, однако в итоге пришла неподготовленной на совещание и осознала, что необходимо действовать иначе. В итоге ей пришлось внимательно читать каждое электронное письмо – лишь бы не пропустить ничего важного. Вот только изучение каждого сообщения отнимало у нее слишком уж много времени. Лия доходчиво объяснила Ричарду, чем ее смущают ненужные рассылки. В итоге Ричард признал свою вину. Еще Лия заранее продумала, какие условия хочет поставить – то есть какие письма готова получать. Благодаря этому стороны достигли соглашения. Завершила беседу Лия миролюбиво: предложила Ричарду делиться шутками не по почте, а во время обеденного перерыва. И Ричард понял, что на него никто не собирается дуться.

Грамотно беседуем с коллегой

В общении со спамером руководствуйтесь следующими правилами:

• если ваш коллега постоянно строчит ненужные письма, удалять их – не выход. Вдруг пропустите что-то по-настоящему важное?

• если вам некогда изучать каждое сообщение от спамера, побеседуйте с ним;

• скажите, что вам некогда читать письма, которые не связаны с работой. Объясните, как это вам мешает. Добивайтесь того, чтобы к вам проявили понимание;

• ставьте четкие условия – говорите прямо, какие письма вам отправлять, а какие нет;

• не хотите, чтобы вам приходили ответы на общие рассылки? Прямо попросите удалять вас из списка адресатов копии письма;

• не переусердствуйте с ограничениями, а то коллега решит, что вам необходимо писать только в крайнем-прекрайнем случае.