Для правильности работы учреждения полезно установить общий распорядок его работ, т. е. не только часы занятий и перерывов, но и основной характер работы, выполняемой в каждый час. Вот, например, характерное расписание, которое я беру из одного американского руководства.
«В целях уменьшения до минимума перебоев в работе все служащие приглашаются возможно более точно следовать следующему расписанию работ:
8:45–9:30. Подготовительные шаги.
Чтение почты, разговоры по внутреннему телефону, беседы, которые предварительно не были назначены, и прочие подготовительные шаги.
9:30–12:30. Работа.
Работа, требующая особенного внимания и напряжения. Беседы с посетителями только по особому назначению. Никаких телефонных переговоров, за исключением случаев крайней необходимости.
12:30–2:15. Подготовительные шаги.
Завтрак, неформальные совещания, телефонные переговоры, беседы с посетителями.
2:15–4. Работа.
То же самое, как от 9:30–12:30. Сосредоточьтесь на вашей собственной работе и предоставьте возможность другим делать то же самое, уменьшив перерывы в работе до минимума.
4–5. Разное.
Подписание отправляемых бумаг, беседы с посетителями, неформальные совещания, подготовка работы для следующего дня и т. п.
Посещение учреждения посетителем должно быть особенно урегулировано во избежание непроизводительной траты времени и хаоса в работе. По дурной привычке, укоренившейся у нас, посетители толкутся в учреждении целые дни. Это происходит от того, что не имеется строго установленных часов для приема, а если такие часы есть, то они не выполняются. Это зависит и от того, что не только посетители, но даже и сами служащие учреждения не знают, с кем, по каким делам нужно говорить, когда его можно застать.
Какие меры тут нужно применить, совершенно ясно без особых пояснений. Главное – надо быть последовательным в их проведении. И нужно, конечно, приучиться и приучить других к умению вести всякие деловые разговоры кратко, быстро, по существу, не отвлекаясь в сторону, не предаваясь лирическим отступлениям. Принимающий посетителей должен научиться сам руководить беседой и заканчивать ее в намеченный срок… Для серьезных деловых бесед отводится 15–20 мин. Таким образом, заведующий фабрикой или крупным учреждением размещает часы своего приема так, чтобы в течение одного часа переговорить с тремя-четырьмя посетителями.
Порядок в бумагах и в учреждении вообще будет лишь в том случае, если каждый отдельный работник будет во всем следовать строгой системе. Конторка или стол служащего – то же самое, что станок или машина на заводе. Тут все должно быть рассчитано, все в порядке. Первое правило – чтобы всякой вещи или бумаге (на столе и в ящиках) было отведено определенное, постоянное место… Для каждой отводится место: и для разрезательного ножа, и для банки с клеем, для папки с текущей работой и пр. Работающий механически, не глядя, может найти рукой все, что ему нужно.
Такой же порядок применяется и к ящикам стола. В одном из ящиков размещены бумага, запасные перья, карандаши и пр.; в другом – всякого рода справочные материалы (например, инструкции, отчеты и доклады, статистические сводки, картограммы и пр.); в третьем – текущая, незаконченная работа; в четвертом – работа, отложенная на более отдаленное время.
Нужно всячески избегать папок с названием «разное». Они всегда имеют тенденцию чрезвычайно быстро разрастаться и нарушать весь порядок размещения бумаг.
Для текущей работы каждого дня полезно иметь папку с четырьмя-пятью подразделениями. Все поступающие бумаги после первого просмотра сразу распределяются по этой папке. В одном из подразделений поместятся бумаги, на которые сейчас же можно написать или продиктовать ответ; в другой – бумаги, о которых надлежит переговорить с таким-то лицом; в третьей – бумаги, о которых нужно наводить специальные справки. Эти основные категории сразу дадут первое направление бумагам и работе вообще.
Нужно следить, чтобы на столе или в ящиках не оставались какие-то неоформленные обломки работы истекшего дня. Не должно быть никакого хлама. Всякая бумага должна быть сразу помещена в определенное место, в известную папку…
Каждому учреждению грозит опасность бюрократизации, при которой бумага заслоняет живое дело. Поэтому руководителю и работникам учреждения необходимо все время ясно давать себе отчет о том деле, которое отражается в проходящих через их руки бумагах. Важно особенно, чтобы заведующий часто и непосредственно соприкасался с живым делом и конкретно представлял себе, что значат цифры и названия, которые ежедневно попадаются ему в бумагах.
Работа учреждения (как и всякая человеческая работа) должна быть по возможности механизирована. Всюду, где это возможно и выгодно, человеческий труд нужно заменить трудом машин. У нас в этом отношении дело обстоит чрезвычайно плохо. Мы не дошли даже до употребления элементарных машин, уже десятки лет существующих в западноевропейской практике, например, машины для печатания адресов, разрезания конвертов, счетных машин разных типов и т. д. До какой степени машина может облегчить работу – видно из такого примера. Американцы считают, что клерк, успевающий наклеить марки на 500 писем в час, работает непроизводительно, так как возможно довести это число до 3 тыс. писем в час. Между тем электрическая машина может заклеивать конверты, наклеивать на них марки и считать их в количестве от 7 до 15 тыс. конвертов в час.
Машины для статистических подсчетов сортируют до 18 тыс. карточек в час по любому признаку.
В заключение настоящего параграфа приводим несколько правил из одного английского руководства для работающих в учреждении и в конторе. Эти правила в равной мере относятся как к рядовому служащему, так и к ответственным лицам учреждения.
«Не полагайтесь целиком на вашу „верную правую руку“ (т. е. даже на ближайших, наиболее доверенных своих помощников). Кто допускает, чтобы левая рука не знала, что делает правая, тот лишается существенной и ценной поддержки. Левая рука должна учиться делать работу правой».
«Не диктуйте полностью адрес лица, кому вы пишете. Этот адрес имеется на письме, на которое вы отвечаете, и машинистка сама может списать его так же хорошо, как и вы. Диктуя, не забывайте возможно чаще делать абзацы. Это сохраняет ваше время и делает письмо более удобочитаемым».
«Не разбрасывайте орудия работы по двадцати различным ящикам и полкам. Для каждой вещи найдите определенное место на вашем столе или в ящиках стола или так близко, чтобы можно было достать рукой».
«Не принимайте активность за продуктивность и движения за действия. Очень легко быть занятым, ничего не делая, и многие быстрые работники очень медленно добиваются цели».
«Не бросайтесь на свою ежедневную работу вслепую. Накануне составьте определенный план вашей работы следующего дня, детально отметив, в какое время какая работа будет выполняться».
«Не тратьте времени, начиная и снова бросая работу. Первые полчаса рабочего дня должны быть самыми продуктивными. Используйте их с первой же минуты, как вы садитесь за стол: работайте не переставая вплоть до конца службы. Не приглашайте своих знакомых в гости на службу и не занимайтесь личными делами в течение рабочего дня»[20].