С помощью границ можно влиять на показатели эффективности труда. Но для начала давайте поговорим о том, как связаны внимание и время продуктивной работы сотрудников.
Каждый пятиминутный звонок или посторонний разговор съедает примерно 23 минуты[19]. Ровно столько офисный сотрудник восстанавливает фокус внимания после того, как отвлекся. Только представьте: кто-то подошел с пустяковым вопросом, а человек потом полчаса собирается с мыслями, чтобы вернуться к работе. А теперь посчитайте, сколько раз за день такое происходит.
Время работы сотрудников в потоке, когда они не отвлекаются, – один из важнейших показателей их эффективности.
В книге «Человеческий фактор: успешные проекты и команды» Тома ДеМарко и Тимоти Листера его называют фактором среды, или просто фактором «С». Чтобы его рассчитать, нужны всего два значения: длительность непрерывной работы и общая продолжительность рабочего времени.
Формула выглядит так: фактор «С» = время в потоке / рабочее время присутствия.
Если фактор «С» больше 0,4, значит, условия в офисе достаточно благоприятны и позволяют людям работать в потоке. Если меньше, то, скорее всего, ваши сотрудники часто отвлекаются и раздражаются. Из-за этого их эффективность снижается. Фактор «С» – показатель динамический и может меняться в пределах одной организации. Поэтому, если будете его считать, делайте расчет для каждого отдела. Так вы точно узнаете, где нужны улучшения.
Я попросила знакомых, работающих в разных организациях, понаблюдать, как часто им приходится отвлекаться. Сотрудники обеих компаний работают в современных открытых офисах, в которых коллеги из того же или смежного отдела находятся в прилегающих зонах общего пространства.
В компании А между отделами установлены высокие перегородки и используются акустические решения разных типов. Для разговоров по телефону и встреч установлены акустические кабинки.
В компании Б пространство состоит из трех зон, где перегородки и акустические решения не используются. Несмотря на то, что постоянно в офисе находится только половина сотрудников, за 3,5 часа работы было зафиксировано семь отвлечений. Они совсем короткие, но мы уже знаем, что возвращение в состояние потока в среднем занимает 23 минуты. В результате фактор «С» для этой организации составил 0,12.
В компании А фактор «С» для руководителя отдела маркетинга, которого отвлекали чаще других коллег, составил 0,47. Разница почти в четыре раза. Такой внушительный показатель можно получить благодаря работе с пространством.
Посчитали эффективность своего офиса? Если она у вас недостаточно высокая, самое время разобраться, как ее повысить.
Используйте стены и перегородки, чтобы создать зоны, где сотрудники могут сосредоточиться. Причем можно обойтись без сложных ремонтных работ даже в открытом помещении.
Есть более простые, но эффективные способы.
Например, бесконечные грядки столов, где кто-то постоянно маячит перед глазами, шумит, отвлекает и снижает то самое время в потоке, можно сделать более защищенными, разделив их перегородками. Используйте фронтальные и боковые настольные экраны с высоким уровнем звукопоглощения, чтобы устранить или значительно снизить помехи. Это визуально ограничит пространство и добавит приватности. Сотрудники смогут проще сосредоточиваться, меньше отвлекаться и гораздо продуктивнее выполнять свою работу.
Но есть важный нюанс. Не делайте очень высокие перегородки, чтобы не переборщить с шумопоглощением и сохранить привычный звуковой фон. Абсолютная тишина настолько непривычна, что может восприниматься оглушительно. Находиться в ней так же неприятно, как и упираться взглядом в глухую стену.
Права на изображение: Мелекесцева Ольга
Кстати, об этом. Когда человек сосредоточенно работает, его взгляд направлен на экран компьютера или в стол. Чтобы дать глазам отдохнуть, их время от времени нужно поднимать и смотреть вдаль. В этот момент важно, чтобы впереди была не глухая стена, а свободное открытое пространство. Иначе магии не произойдет, а усталость и напряжение будут копиться.
Есть и другая причина смотреть вдаль. Таким образом включается процесс генерации идей или поиска решений. Это особенно важно учесть, если вы и ваша команда выполняете много творческих и креативных задач: пишете тексты, придумываете рекламные кампании, создаете новые продукты.
А должно ли быть что-то за спиной у человека? Стена или перегородка помогает чувствовать себя уютно и безопасно.
Особенно это полезно в больших открытых пространствах. Но как обеспечить такой эффект в отсутствии стен? Во-первых, использовать напольные перегородки или мебель. Они прекрасно играют роль стен. Во-вторых, удобным решением станут кресла с высокой спинкой и боковинами. В таких креслах комфортно работать, как и за столом, что особенно актуально в опенспейсах. Высокая спинка создаст ощущение защищенности, необходимое для психологического комфорта.
Права на изображение: Александр Михайлик
Удобно, если кресла поворачиваются в любую сторону. Для сосредоточенной работы располагаем их лицом к окну, чтобы не отвлекаться на коллег, а для общения – друг к другу.
В таких местах хорошо думать, анализировать и создавать контент. Их выбирают, когда не хотят уходить в закрытый кабинет, при этом для выполнения задачи нужно уединиться и сконцентрироваться. Я там люблю читать, писать тексты или делать презентации. Эти кресла совершенно незвукоизолированы, но боковые перегородки устраняют визуальные помехи, чего вполне достаточно для такого типа сосредоточенной работы.
Самый распространенный отвлекающий фактор в офисе – шум. В первую очередь сотрудники жалуются именно на него. И с помощью границ мы можем его снизить.
Давайте мысленно зайдем в отдел продаж или клиентского сервиса. Что вы представляете? Я сразу подумала про улей, футбольный матч, городской вокзал или оживленный бар в час пик. В большинстве компаний – это самая горячая, шумная и токсичная зона. Требовательные клиенты, коллеги из других отделов, руководители, недовольные результатами работы, ищут решения именно здесь. После нескольких часов в таком месте у многих разболится голова. Из-за гама и негатива сотрудники этих отделов быстрее устают и сильнее других страдают от стресса.
Здесь нужны надежные жесткие границы. Во-первых, чтобы отгородиться внутри отдела друг от друга и снизить уровень шума. А во-вторых, чтобы не мешать другим отделам. Если эти зоны не изолировать, то раздражение и усталость быстро перетекают на прилегающие территории и накрывают находящихся там сотрудников.
Снизить распространение шума и негатива можно с помощью качественных акустических перегородок. В зависимости от их размера и высоты можно создать бо́льшую или меньшую изолированность. Главное – с ней не перестараться.
В одном офисе мы установили на столы высокие акустические перегородки в 80 сантиметров, отгородили каждое рабочее место спереди и сбоку. Через какое-то время люди начали жаловаться на тишину. Они чувствовали себя слишком изолированно. Им не хватало воздуха и пространства. Тогда мы заменили перегородки на 40-сантиметровые. И стало комфортно.
А для колл-центра, где сотрудники постоянно говорят по телефону и мало взаимодействуют между собой, полезны перегородки повыше.
Помимо настольных перегородок используйте напольные, отделите ими одну функциональную зону или группу от другой. Так можно отойти в сторону от работающих сосредоточенно коллег, чтобы обсудить срочный вопрос и не занимать переговорную. Еще раз обращу внимание, что речь идет об АКУСТИЧЕСКИХ перегородках, которые изготовлены из специальных шумопоглощающих материалов.
Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс»
Когда нужна полная изоляция, выбирайте глухие стены или закрытый кабинет. Он как незакрепленное место серьезной работы или телефонных переговоров подходит для кратковременного пребывания и требует бронирования. Альтернативой послужит закрытая кабинка. Ее преимущество в мобильности – в отличие от стен кабинета, можно разбирать и перемещать по офису, а при переезде в другое помещение использовать снова.
В открытом пространстве закрытые изолированные помещения или кабинки лучше размещать рядом с индивидуальными рабочими местами, чтобы не тратить время на перемещение туда и обратно, когда потребуется приватность. При частой смене активностей это сэкономит время.
Выбирая кабинки, обращайте внимание на уровень шумоизоляции. Проверяйте наличие качественной системы вентиляции и освещения. Хорошая циркуляция свежего воздуха и отсутствие посторонних запахов позволят находиться в кабинке, даже если звонок затянулся. Рекомендую обязательно заранее протестировать выбранный вариант, чтобы оценить все достоинства и недостатки.
Чтобы в кабинке можно было сидеть за компьютером или разговаривать достаточно долго, оборудуйте ее подставкой для техники и удобным креслом. Убедитесь, что все розетки работают, иначе телефон сядет в самый неподходящий момент, что прервет важный разговор.
Права на изображение: Дмитрий Цыренщиков, офис Авиасейлс, модульные функциональные панели VIZL. Дизайнер: Александр Михайлик
Если в офисе они происходят часто, то нужно больше личного пространства и физических барьеров для сотрудников. Так они будут чувствовать себя комфортнее и спокойнее.
Решать конфликты в открытом помещении сложнее, чем в отдельном. Когда это происходит на глазах у других, усиливается паника и стресс. Не говоря уже о том, что все перестают работать. В таких ситуациях лучше сначала сделать перерыв, а потом продолжить обсуждение в закрытом конфиденциальном пространстве. Это могут быть те же самые кабинки или отдельная закрытая переговорная. Лучше с низкими мягкими креслами или диванами. Они создают ощущение заземленности, снижают моторику, располагают к созерцанию и размышлению, понижают градус конфликта.
Используйте в таких кабинках или помещениях акустические панели. Они сгладят повышенные тона, сохранят конфиденциальность, защитят окружающих от стресса. Конечно, это не избавит в ту же минуту от конфликта, не заменит психологического комфорта и поддержки коллег, но позволит проходить подобные ситуации мягче и спокойнее.
В сложных ситуациях поддержка коллег крайне важна. Когда есть уверенность в том, что они отнесутся с сочувствием и пониманием в болезненных ситуациях, порог стрессоустойчивости вырастает.
Расширение сети контактов и установление связей с другими позволяют чувствовать себя на работе устойчивее. Устанавливая неформальные связи, люди быстрее решают проблемы и чаще обращаются друг к другу за помощью.
Границы влияют на взаимодействие сотрудников. Если уберете границы, то повысится уровень взаимодействия, а расставите – появятся препятствия. Работает это просто: когда люди друг друга видят, им гораздо легче начать разговор. Заметили, например, кого-то полезного и обратились к нему с вопросом. И вот вы уже обсуждаете важную задачу или идею, про которую неожиданно вспомнили. Не заметили бы случайно – не спросили.
Итак, мы разобрали, что такое границы, какие они бывают и как их грамотно использовать, чтобы сделать офис уютнее, эффективнее, комфортнее. Теперь вы знаете, как повысить концентрацию сотрудников, увеличить время работы в потоке, снизить уровень шума и повлиять на взаимодействие людей.
Права на изображение: Алексей Санин, офис T-Space, Москва
Чтобы проще разобраться, где, как и какие границы расположить в своем офисе, помните: обратная связь и открытое обсуждение – вот основной источник информации для анализа и принятия решений при организации пространства. В конце книги я дам вам инструменты, которые помогут собрать информацию самостоятельно.
А вот для большой организации лучше пригласить консультантов. Они не только выслушают и зафиксируют ваши идеи, но и помогут их проанализировать, согласовать различные точки зрения и принять важные решения. С этим анализом вы расставите по местам все элементы и создадите такую планировку, которая сделает офис действительно функциональным.
С границами разобрались. Перейдем к следующему уровню планирования и проектирования пространства. Поговорим о его разделении на функциональные зоны, отвечающие целям, задачам и технологическим особенностям разнообразных рабочих процессов, индивидуальным потребностям сотрудников и команд.
Об этом и пойдет речь далее.