Вы прочли эту книгу и, скорее всего, уже по-новому смотрите на свой офис. Замечаете тонкости и нюансы, видите, где не хватает перегородки, а где нелогично организовано движение информации между командами. Как использовать пространство эффективнее и сделать его комфортнее.
Не теряйте момент. Проведите еще более глубокое исследование. Станьте антропологом, начните изучать индивидуальные особенности коллег, поведение и влияние окружающей среды на их деятельность. Сформулируйте гипотезы о том, что именно нужно изменить в пространстве. Поставьте под сомнение рутину. Заметьте, какие задачи и потребности обслуживают привычные процессы.
А затем определитесь, какие задачи хотели бы решить. Насколько радикальными будут перемены и готовы ли вы к ним прямо сейчас. Будут ли эти изменения мягкими и постепенными или настало время глубокой трансформации?
После того, как определите процессы, в которых требуются изменения, сформулируйте главный вопрос о том, как ваш офис вам в этом поможет.
Например: как существующий офис будет помогать обучению новых сотрудников?
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Соберите коллег на креативную сессию, посвященную дизайну вдохновляющего офиса. Так вы не только сформулируете видение вашего нового пространства, но и прокачаете творческий потенциал команды. Инновации и творчество – навыки, которые можно и нужно тренировать. Проведите сессию в формате дизайн-мышления.
Не ищите правильные ответы заранее. Подарите свободу фантазии, оставьте место для непредсказуемости и сюрпризов. Не дайте существующим убеждениям перекрыть доступ к новой информации. Разумные ограничения лучше включать на этапе конвергенции.
Используйте различные гипотезы и тщательно проверяйте их прежде, чем делать выводы. Попросите руководителей дать возможность сначала высказаться подчиненным. Не форматируйте их мнение более авторитетным. И не огорчайтесь, если вдруг выяснится, что оно сильно отличается от представлений руководства. Или что люди не особо ценят ваш прекрасный офис. Разные мнения – не проблема, а источник новых идей. Эти открытия дадут вам возможность улучшить то, что есть сейчас, и получить выгоду от изменений в будущем.
Права на изображение: Александр Михайлик
Если планировали поддержать взаимодействие, а оказалось, что сотрудникам важно создать комфорт и условия для сосредоточенной работы – начинайте там, где болит сейчас. Но не забывайте о перспективе. Помните о том, куда вы хотите прийти через пять и десять лет. И думайте, как новое пространство может вам в этом помочь.
Создайте команду, в которой есть место для маркетологов и финансистов, интровертов и экстравертов, разных поколений, тревожных и избегающих, ярких одиночек и многодетных матерей. Пообщайтесь с пользователями с радикальными мнениями и потребностями. Учитесь задавать вопросы, фиксируя все точки зрения и предложения без оценочных суждений и выводов.
Такой подход позволит узнать много нового, увидеть повседневные процессы и потребности, не принимаемые ранее в расчет, глазами коллег, с которыми вы раньше не общались. Их картинка будет сильно отличаться от вашей. Она может стать источником вдохновения и развития.
Примеры, которые мы разбирали в книге, необязательно будут работать для вас. Ваш бизнес может быть уникальным. И решения для него тоже нужны уникальные. Но чтобы найти их и реализовать, у вас теперь есть достаточно знаний и возможностей. Тренируйтесь, экспериментируйте и тогда ваш офис станет вдохновлять и тех, кто его создавал, и тех, кто в нем работает.
Ну и напоследок хочу дать вам список вопросов, которые помогут понять, какие характеристики вашего пространства будут вам полезны.
Чтобы знания, полученные из этой книги, лучше усвоились и нашли практическое применение, предлагаю сделать домашнюю работу.
Для начала ответьте на несколько вопросов, определяющих потребность в изменениях и цели изменений.
1. Вы довольны вашим офисом?
2. Какие основные задачи он решает сейчас?
3. Какие задачи ваш офис не решает сейчас?
4. Какие задачи будет полезно решить?
Пригласите ваших коллег принять участие в исследовании. Задайте им такие вопросы, или те, которые для вас сейчас более актуальны:
1. Оцените, насколько вы довольны существующим офисом по шкале от 1 до 10, где 1 – совершенно недоволен, а 10 – абсолютно доволен. _____________________
2. Отметьте задачи, которые ваш офис сейчас решает хорошо. Выберите три ответа, наиболее соответствующие текущей ситуации и обозначьте их приоритет цифрами от 1 до 3:
_____________ эффективный
_____________ помогает оптимизировать затраты
_____________ комфорт и хорошее самочувствие
_____________ гибкость и адаптивность
_____________ мобильность и поддержание виртуального взаимодействия
_____________ использование высоких технологий
_____________ обучение сотрудников
_____________ мотивирует и вдохновляет сотрудников
_____________ поддерживает инновации
_____________ другое (уточните)
3. Отметьте задачи, которые ваш офис сейчас решает хуже всего. Выберите три ответа, наиболее соответствующие текущей ситуации и обозначьте их приоритет цифрами от 1 до 3:
_____________ эффективный
_____________ помогает оптимизировать затраты
_____________ комфорт и хорошее самочувствие
_____________ гибкость и адаптивность
_____________ мобильность и поддержание виртуального взаимодействия
_____________ использование высоких технологий
_____________ обучение сотрудников
_____________ мотивирует и вдохновляет сотрудников
_____________ поддерживает инновации
_____________ другое (уточните)
Права на изображение: Максим Лоскутов, офис «Брусника»
4. Определите, какие изменения в вашем офисе смогут решить задачи и поддержать приоритеты, которые сейчас не выполняются, но важны для вашего бизнеса. Соберите идеи, как их улучшить.
5. Поиграйте с командой в стройку. Задача игры – создать прототип вашего нового офиса будущего. Это может быть игрушечный макет или рассказ, в котором вы напишете о том, как работает новый офис, помогая сотрудникам и бизнесу.
Присылайте ваши ответы, фото прототипов и рассказы мне на Tanya.designstrategy@gmail.com. Я помогу вам выбрать наиболее подходящие решения с учетом ваших данных.
1. Как вы оцениваете общий уровень комфорта в офисе?
______ Отлично
______ Хорошо
______ Удовлетворительно
______ Плохо
2. Что в офисе вызывает у вас дискомфорт?
_______________________________________________________________
3. Какие важные рабочие активности поддерживаются в вашем офисе?
___________ Сосредоточенная работа
___________ Формальные встречи
___________ Социализация и неформальное общение
___________ Обучение
___________ Восстановление и отдых
___________ Другое (укажите) _______________________________
Права на изображение: Алексей Санин, офис «Авито»
4. Какие важные рабочие активности не поддерживаются в офисе?
_______________________________________________________________
5. Как вы оцениваете физический комфорт в офисе? В % __________
6. Как вы оцениваете удобство мест для совместной работы? В % ________
7. Как вы оцениваете вашу удовлетворенность освещением? В % ________
8. Как вы оцениваете вашу удовлетворенность вентиляцией? В % ________
9. Как вы оцениваете вашу удовлетворенность уровнем шума? В %________
10. Как вы оцениваете вашу удовлетворенность технологиями и инструментами? В % ________
11. Укажите основные источники потери времени в течение рабочего дня?
_______________________________________________________________
12. Насколько эффективно работает обратная связь в вашей организации?
______ Отлично
______ Хорошо
______ Удовлетворительно
______ Плохо
– количество сотрудников в помещении;
– нормативы площади на человека;
– санитарные нормы и нормы безопасности;
– ожидаемая продолжительность пребывания в каждом помещении и частота использования;
– состав рабочего места или места взаимодействия;
– возможность работы удаленно и процент обязательного присутствия в офисе;
– техническое оснащение;
– мобильность технологий или их жесткая привязка к месту;
– требования к эргономике;
– тип и расположение источников света;
– системы хранения и дополнительное оборудование;
– уровень и тип изоляции и конфиденциальности;
– ожидаемый уровень подвижности, возможность менять положение тела или перемещаться;
– планируемый уровень трансформируемости границ и элементов.