В этой главе я хочу поделиться подборкой приемов, которые помогут вам подойти к любой задаче с максимальной отдачей – независимо от того, требует ли ваша работа проницательности, мудрости и других интеллектуальных усилий. Сначала я расскажу о трех способах сформулировать задачу таким образом, чтобы ее можно было лучше обдумать. Затем покажу, как использовать некоторые из концепций, которых мы касались ранее в этой книге, для повышения эффективности вашей работы.
Решение сложных проблем часто превращается в интересную задачу, и в случае успеха заряжает нас энергией и дофамином. Но поначалу, когда не сразу понятен выход, легко почувствовать себя немного напряженно. Если мы беспокоимся о трудностях или не знаем ответа на вопрос, то автоматическая система воспринимает это как угрозу нашему чувству компетентности и социальному положению. Важно предотвратить последующую реакцию «бей – беги – замри». Иначе легко совершить неосмотрительные, безрассудные действия или перейти к черно-белому мышлению. И это в тот момент, когда мы хотим оставаться вдумчивыми и мудрыми! Другими словами, наша преднамеренная система отказывает именно тогда, когда мы больше всего в ней нуждаемся.
Как же повысить качество мышления при решении важных задач? Хитрость заключается в том, чтобы нейтрализовать ощущение угрозы и оставаться в режиме открытия, а не защиты. Для этого достаточно лишь на мгновение сосредоточиться на чем-то интересном. Так, некоторые исследователи предлагали добровольцам головоломку, в которой нужно было провести маленькую мышку через лабиринт. Все, что требовалось испытуемым для лучшего решения задачи – увидеть рядом с выходом изображение сыра вместо назойливой совы[159]. Этот метафорический «сыр» может принимать форму размышлений о положительных аспектах текущей работы, признания достигнутых успехов или даже просто воспоминаний о лучших моментах прошедшего дня. Такие способы переключат внимание с угрозы на переподготовку, и мы способны использовать весь спектр когнитивных ресурсов.
Роз, руководитель высшего звена в сфере здравоохранения, с которой мы познакомились в главе 10, начинает каждое совещание именно с этого. «У нас огромный проект, который в целом идет хорошо, за исключением трех аспектов, – говорит она. – Я вижу, как моя команда напрягается, когда мы говорим о неудачах. Поэтому теперь я всегда упоминаю наши достижения в начале каждой встречи. И вижу, как это успокаивает людей и помогает им мыслить более ясно». Она подчеркивает, что «речь идет не о том, чтобы пытаться отмахнуться от проблем. Но если начать с того, что хорошо работает, то все будут настроены более открыто. А значит, мы сможем посмотреть на проблемы спокойно, без перехода в режим защиты».
Обратите внимание, что цель не в том, чтобы расслабиться и игнорировать трудности и «слепые пятна» вроде предубеждений, группового мышления, мышления по умолчанию, повторения сценариев, эффекта придатка и беглости процесса. Но если мы можем говорить на сложные темы, оставаясь в режиме открытия, нам легче конструктивно обсудить потенциальные сложности. Мы будем спокойны, но при этом достаточно строги, чтобы довести свои идеи до ума.
Вот несколько практических способов убедиться в том, что даже самую сложную и кризисную работу вы выполняете в режиме открытия:
➨ Прежде чем приступить к детальному рассмотрению задачи, подведите итоги недавних позитивных событий. Вы можете сделать это самостоятельно или вместе с другими в начале встречи. Например:
– Найдите время, чтобы вспомнить пару случаев за сегодня или за последнюю неделю. Не страшно, если это маленькие победы или они не связаны с вашей текущей работой. Возможно, кто-то неожиданно принес вам кофе сегодня утром. В буквальном смысле слова, важна сама мысль.
– Если это что-то, над чем вы работали раньше, проанализируйте недавний прогресс и определите, что помогло вам добиться успехов.
➨ Представьте себе идеальный результат. Легко впасть в уныние, если при решении сложной задачи сосредоточиться исключительно на потенциальных препятствиях. Попробуйте на мгновение отложить их в сторону и спросить себя:
– Как выглядит идеальный результат?
– Какие первые шаги приведут к нему?
«Я всегда стараюсь приступать к работе в хорошем настроении, – говорит Пегги, наш рекламный арт-директор. – Просто очень трудно придумать что-то умное, когда ты расстроен, зол или устал. Вы не можете работать, когда чувствуете угрозу». Ее любимый прием – уделить время чему-то позитивному прежде, чем погрузиться в проект. «Например, я думаю о том, что могу каждый день делать разные вещи. Мне нравится узнавать новое, и я успела поработать над рекламой в области фармацевтики, безалкогольных напитков, пива, да много чего еще». Этот момент благодарности помогает Пегги настроиться на нужный лад и войти в режим открытий, чтобы быть готовой к предстоящим задачам.
Вы устали. Работа тяжелая. Пытаетесь мыслить здраво, но не ощущаете, что добились чего-то полезного. Чувствуете раздражение или тревогу, а может быть, и то и другое сразу. Так часто бывает, когда ваша преднамеренная система перегружена. Помогите себе. Придайте задаче определенную структуру, чтобы заняться только одной ее частью за раз, а не стараться решить всю проблему разом.
Позвольте мне привести пример. Представьте, что вы занимаетесь ландшафтным дизайном, но не получаете той прибыли, на которую рассчитывали. Вы не знаете, как улучшить ситуацию и избежать кредитов. Один из вариантов – перестать пользоваться услугами наемного работника, который время от времени помогает вам (назовем его Фрэнком.) Иногда вам нужен человек для более тяжелой работы. Порой приходится отказываться от крупных проектов, которые приносят наибольший доход.
Обдумайте проблему поэтапно. Сначала запишите вопрос, над которым бьетесь: «Как увеличить прибыль?» Логично предположить, какие пути вы можете выбрать? Прибыль – это выручка минус затраты. Значит, вы можете увеличить выручку или сократить расходы. А может быть, и то и другое. Запишите это в виде дерева с двумя ветвями, отходящими от вашего главного вопроса. Это не принесет вам Нобелевскую премию по экономике, но немного прояснит ситуацию.
Теперь отложите на время ветку «сокращение расходов» и сосредоточьтесь на «увеличении доходов». Каковы основные способы получить больше денег? Вы можете назначить более высокую цену за тот же объем работы. Или увеличить количество проектов.
Затем переключите свое внимание на ветку «сокращение расходов». Одна из основных статей расходов – наемные работники. Но в расходы входят и материалы, и затраты на транспорт, и маркетинг. Нарисуйте все ветки.
Сейчас кажется, что появилось несколько разных направлений, которые можно исследовать. Нет уже нескончаемого вихря проблем, в которых сложно разобраться. По очереди рассмотрите каждую ветку и при желании разбейте ее на части.
Теперь у вас есть богатый список идей для тестирования. Не все из них вам нравятся, есть и «дыры». Но мысли стали яснее, потому что на каждом этапе вы думаете только об одной или двух вещах одновременно. И в результате начинаете видеть несколько хороших вариантов. Например, закупать материалы оптом, попросить существующих клиентов порекомендовать вас, а также проверить расценки конкурентов, чтобы понять, не занижаете ли вы стоимость своих услуг.
Это одна из тех хитростей, которые мы с коллегами использовали в McKinsey. Наша консалтинговая компания славится тем, что умеет быстро разбирать сложные темы. Подобное дерево проблем мы использовали одними из первых, когда начинали думать над сложной темой. Иногда даже не нужно рисовать целое дерево – достаточно первой или второй ветки. В прошлой главе я рассказала о том, как Наян, финансовый директор банка, столкнулся с трудным решением в отношении своего коллеги. Он нарисовал дерево проблем с ветками «уволить его»/«не уволить его» и нашел множество идей для варианта «не уволить». А все потому, что систематизировал задачу и проанализировал каждую ее часть.
Как я уже говорила в третьей части, человек – существо глубоко социальное. Даже самые занудные из нас тратят удивительное количество когнитивной энергии на оценку мотивов и восприятия других людей. Во внутреннем монологе постоянно звучат такие вещи, как: «Этот человек в неоновой шапке – строитель или модник? Почему он надел ее в лифте? Что он собой представляет?» Мы не только замечаем одежду людей, но и наблюдаем за их поведением, оцениваем контекст, решаем, что о них думаем, и прогнозируем, что они подумают о нас. И все это происходит до того, как мы открыли рот, чтобы сказать: «Мне нравится ваша шляпа».
Способность нашего мозга к социальному расчету очень хорошо развита. Мы запоминаем и обрабатываем информацию лучше, если она закодирована социально – то есть если факты вписаны в контекст поведения и чувств людей[160]. Вот почему мы легко запоминаем сплетни, но не номера телефонов или длинные списки инструкций. Соответственно, мы часто можем дать себе (и другим) больше шансов понять непростые темы, если найдем способ добавить к ним человеческую историю.
Я замечала это всякий раз, когда объясняла сложное тренировочное упражнение клиентам или коллегам. Порой давала инструкцию в абстрактных терминах – например, просила людей разбиться на группы по три человека, чтобы двое задавали вопросы третьему в течение 15 минут, а затем менялись ролями. В моей голове последовательность действий была совершенно ясной. Но другие люди недоуменно переспрашивали, что им нужно делать. Так было до тех пор, пока я не стала рассказывать то же самое, но используя реальные имена и мотивы: «Представьте, что вы, я и принцесса Диана собрались в группу и сидим вместе». Тогда вдруг все становилось ясно.
Доказано, что мы лучше справляемся с тестами на чистую логику, когда они проходят в социальном контексте. Для демонстрации этого исследователи взяли головоломку, известную как «задача выбора Уэйсона»[161]. Добровольцам показывали четыре карточки и просили проверить, соблюдается ли следующее правило: если на одной стороне карточки есть буква D, то на другой стороне должна быть цифра 3. Какую карту (карты) вам обязательно нужно перевернуть, чтобы проверить соблюдение правила?
Понятно? Ответ – не только D. И не D и 3, потому что в правиле не сказано, что у тройки должна быть D на обороте. Ответ – D и 7: если бы вы перевернули 7, а на ней была бы D, вы бы показали, что правило было нарушено. Если для вас это не очевидно, не волнуйтесь – по крайней мере 75 процентов людей ошибаются.
А теперь попробуйте следующее: Вы – бармен, и должны следить за тем, что покупателям пива уже исполнился 21 год. Иначе вы можете лишиться лицензии. На каждой из карточек ниже представлена информация о четырех ваших посетителях. На одной стороне указано, что они пьют, а на другой – их реальный возраст. Какую карточку или карточки нужно перевернуть, чтобы проверить, не нарушается ли правило «21 и старше»?
Ответ? Вам нужно перевернуть карточки с надписями «пиво» и «16». Другими словами, если вы видите, что кто-то пьет пиво, вы проверяете его возраст; если вы видите кого-то, кто выглядит несовершеннолетним, вы проверяете, что он пьет. Структура теста та же, что и у предыдущего, но примерно 75 % людей правильно отвечают на этот вопрос (и вы, вероятно, в их числе)[162]. То есть количество правильных ответов возрастает в три раза, стоит лишь добавить социальный контекст.
Когда вы столкнетесь со сложной аналитической или концептуальной задачей, переформулируйте ее в социальных терминах. Вот несколько способов:
➨ Превратите компоненты проблемы в реальных людей и представьте их взаимодействие. Например, вы пытаетесь решить, как продукция фабрики А должна попасть в производственный график фабрики Б. Представьте фабрики как Анну и Боба, которые пытаются скоординировать свою нагрузку.
➨ Подумайте о реальном человеке в конкретной ситуации. Например, вы ищете способы улучшить обслуживание клиентов. Представьте, что через каждый этап взаимодействия с компанией проходит ваш друг. Что бы он или она нашли разочаровывающим или трудным?
Подобные социальные рамки дадут дополнительный ресурс для размышлений, по крайней мере, откроют перспективы, о которых вы раньше не задумывались.
Я уже упоминала о планировании блоков времени для глубоких размышлений, проектировании своего окружения, определении приоритетов сна и о коротких аэробных упражнениях. Сейчас обратимся к ним снова и рассмотрим более подробно.
В главе 4 шла речь о том, что многозадачность увеличивает количество ошибок, и поэтому важно сократить количество отвлекающих факторов. Если хотим быть на высоте, то нужно выделять время для работы над самыми сложными интеллектуальными задачами без перерывов. Возможно, сейчас вы удивитесь: разве воздействие новой информации не делает нас более креативными? Тем более, что в главе 8 мы обсуждали, что свежесть мышления возникает благодаря изучению новых перспектив и установлению новых связей. Но все зависит от того, как вы воспринимаете эту информацию. Разрозненное внимание не способствует подлинному озарению. Тереза Амабиле и ее коллеги из Гарвардской школы бизнеса проанализировали ежедневный режим работы более девяти тысяч человек. Все они трудились над проектами, которые требовали креативности и инноваций. Ученые обнаружили, что вероятность творческого мышления была выше, когда люди сосредоточивались на одном занятии в течение всего дня. И наоборот, если они проводили дни очень фрагментарно, способность мыслить креативно значительно снижалась[163]. Возможно, это связано с тем, что неврологи называют «подготовительным периодом» непосредственно перед моментом озарения, когда наша нейронная активность немного снижается[164]. Если в этот момент вы получаете уведомление по электронной почте, то умственное спокойствие испаряется – вместе с шансами совершить большой прорыв.
Как и многие люди, Пегги, наш рекламный арт-директор, часто работает в офисах с открытой планировкой, где сложнее избежать прерываний. Ее решение? «Если есть возможность, я иду в конференц-зал. Но даже в таких пространствах я избавляюсь от многих отвлекающих факторов: отключаю уведомления и ставлю телефон в режим «не беспокоить». Пегги также поняла, что ее ежедневный календарь быстро заполняется встречами. «Поэтому основная часть умственной работы приходится на конец дня, когда я уже устаю. Я решила вносить ее в расписание так же, как и любые другие встречи».
Если вы выделили время для целенаправленных размышлений и успешно защищаете его, стоит вознаградить себя после завершения работы – возможно, прогулкой или беседой с любимым коллегой. Вознаграждение облегчит повторение добродетельного сосредоточенного поведения в следующий раз.
В третьей главе я рассказывала о том, как небольшие сигналы окружающей среды подталкивают нас к выполнению своих намерений. Наш высокоассоциативный мозг с легкостью перезагружает старые связи, если ему дать полшанса. Например, если в ваших представлениях чистый стол и ясный ум связаны, то наведение порядка на рабочем месте подтоклнет к более продуктивным размышлениям. Пегги говорит: «Интересно, как разное окружение влияет на мою работу. Я обнаружила: когда у меня есть пространство для размышлений, то и идей становится больше. Поэтому мне нравится чистый стол и светлые люди вокруг, благодаря которым я чувствую себя более яркой. Люблю держать ручку в руках – она напоминает о моей готовности работать».
Такие небольшие уловки помогают Пегги оставаться сосредоточенной и открытой новым идеям. Она обращает внимание и на собственную одежду. «Как подрядчик, я часто работаю дома, где проще всего сидеть в пижаме. Какая разница, верно? Но я каждый день одеваюсь так, будто собираюсь в офис. Обувь, прическа, все дела. В пижаме чувствую себя неряшливой и даже немного сонной. А в деловом костюме за столом я морально готова к сложным вызовам». Для Пегги это еще один полезный триггер, стимулирующий высокоэффективное мышление. А для ученых – хороший пример того, что они называют «замкнутым познанием».
Так что подумайте, какие признаки рабочего места ассоциируются у вас с продуктивным мышлением, и найдите способ окружить себя некоторыми из них. Помните, у вас будут собственные уникальные ассоциации. Например, в отличие от Пегги, именно пижама и темнота вызовут прилив творчества, потому что когда-то именно в таком виде вы справились с самым инновационным проектом. В таком случае выключите свет и наденьте вдохновляющий халат.
В начале книги я уже говорила о том, что для оптимальной работы мозга необходим полноценный отдых. Высыпайтесь, и вы дадите ему возможность собрать все ресурсы, когда они вам понадобятся. Плохой сон – и вы потеряете несколько пунктов IQ. Мэтью Уокер, заведующий лабораторией сна и нейровизуализации в Калифорнийском университете Беркли, провел несколько исследований и подтвердил эту суровую истину. В одном из экспериментов было обнаружено, что крепкий ночной сон в два раза повышает эффективность работы над сложными закономерностями в образовании[165]. В другом эксперименте люди решали на 30 % больше задач после периодов отдыха, включающих REM-сон[166][167].
Вы знаете, что способны продолжать работу, даже когда измотаны. Пока имеете дело только со знакомыми или предсказуемыми проблемами, то работаете на автопилоте[168]. А если вы действительно увлечены тем, что делаете, и готовы приложить дополнительные умственные усилия, чтобы не отвлекаться, то можете привлечь преднамеренную систему для кратковременного подъема. Но как только переходите к рутинному или скучному занятию, то есть почти ко всей обычной рабочей жизни, то не готовы работать с максимальной отдачей в состоянии усталости.
За ночь мы проходим несколько циклов сна продолжительностью 90–20 минут, в которых поочередно присутствуют периоды легкого, глубокого и REM-сна. Каждый тип играет свою роль в обработке впечатлений от мира: пересматривает события дня, вспоминает то, что мы узнали, укрепляет нейронные пути вокруг новой информации, чтобы ее было легче воспроизвести в будущем, или связывает только что полученные знания с уже имеющимися[169]. Ночной сон с большим количеством этих циклов позволяет проснуться с более глубоким пониманием того, что произошло накануне. В то же время короткая ночь означает, что мы создаем меньше долговременных воспоминаний и представлений. Другими словами, мы хуже запоминаем и учимся.
И все же многие из нас упорно считают, что это нормально. Каждый знает, как невыспавшийся водитель может разбить автомобиль, но почему-то думает, будто недосып не влияет на чисто интеллектуальную работу. Бессонные ночи в некоторых профессиях остаются обычным явлением из-за убеждения, что для продуктивности бодрствование полезнее отдыха. Однако никто не застрахован от последствий недостатка сна. Эндрю, инвестиционный банкир, рассказал об ошибках коллег, которые в разгар крупных сделок сидели в офисе круглые сутки. «Они настолько выматывались, что отправляли конфиденциальные электронные письма и звонили не тем людям. Порой говорили покупателю то, что должны были сказать продавцу. Результаты были плачевными».
Пегги научилась отдавать предпочтение сну, даже когда у нее поджимают сроки. «Я сижу допоздна, чтобы поскорее закончить проект. Но это не рецепт хорошей работы. Всегда наступает момент, когда я понимаю: если бы немного поспала, а утром вернулась к работе, то справилась бы быстрее, чем сейчас, когда не успеваю и расстраиваюсь».
Иногда мы ставим намерение выспаться, но не даем мозгу получить то, что ему нужно. Причины всем знакомы: длинные рабочие часы, ранние подъемы, чтобы собрать детей, бесконечные разъезды. Но часто упускают из виду такие вещи, как использование телефонов и планшетов в постели. Излучение от экранов – свет с большим содержанием синих волн, заставляет наш мозг думать, что сейчас середина дня. Такой свет подавляет мелатонин – гормон сна. Естественно, так нам сложнее заснуть. Исследование Гарвардского отделения медицины сна показало: когда перед сном испытуемым включали яркий, а не тусклый свет, то их организму требовалось еще девяносто минут, чтобы начать вырабатывать мелатонин. Соответственно, на это же время сокращался их ночной сон[170].
Вот несколько советов о том, как спать разумно:
➨ Расставьте приоритеты. Неважно, насколько хорошо, по вашему мнению, вы справляетесь с работой – вы будете более энергичными, когда выспитесь. Так что не засиживайтесь допоздна, особенно если не уверены, что справитесь. Лучше ложитесь спать. Утром вы встанете с ясными мыслями, будете лучше владеть фактами и видеть новые связи.
➨ Погрузитесь во тьму. Перед сном приглушите свет. Постарайтесь не использовать телефон в качестве будильника, чтобы не было соблазна смотреть на его экран. Если любите читать электронные книги, используйте устройство с рассеянным светом.
➨ Выработайте режим сна. Засыпание проходит быстрее, если у вас есть распорядок дня. Придумайте ритуал отхода ко сну и постарайтесь соблюдать его в одно и то же время. Ваш мозг свяжет эти действия с сигналом «пора спать».
Наконец, когда из-за рабочего графика или семейных обязанностей действительно не удается выспаться, не переживайте. НАСА провело множество исследований, посвященных эффекту так называемого «стратегического сна». В одном из них было обнаружено, что 25-минутный сон повышает работоспособность на 34 %, а бдительность – на 54 %[171]. Сон продолжительностью от 60 до 90 минут достаточен, чтобы улучшить память[172].
Именно поэтому такие компании, как Google, Huffington Post, Cisco, Nike и Procter & Gamble, выделили для своих сотрудников комнаты сна. Конечно, пока еще сравнительно редко можно встретить рабочие места, где можно поспать. Но я часто ношу с собой беруши и маску для глаз и не раз дремала, опустив голову на стол. Знаю и других людей, которые спят в машинах или устраиваются в небольших конференц-залах. Они иногда используют специальные подушки для сна (да, такие вещи существуют). Согласно международному исследованию, проведенному Национальным фондом сна, треть из нас регулярно дремлет, чтобы восполнить когнитивные ресурсы[173]. Среди таких людей и эксперт по продуктивности Дэвид Аллен, автор книги Getting Things Done. Он рассказал, что стремится прилечь на 25–45 минут каждый день после обеда. Это, по его словам, «работает гораздо лучше, чем кофе»[174].
И наконец, напомню о простом способе быстро повысить свою сообразительность: попрыгать. Множество исследований показывают, что физические упражнения улучшают концентрацию и память, ускоряют скорость реакции, повышают способность к обучению и планированию[175]. Так мы лучше справляемся со сложными задачами. В одном из экспериментов использовали тест Струпа, в котором испытуемые должны были взглянуть на слово «красный», напечатанное синими чернилами, и правильно ответить на вопрос, какого цвета эти чернила. Задание не настолько простое, каким кажется. Исследования показали, что физкультминутка помогает добровольцам набрать больше баллов.
Единственное, на что не способна физическая активность, так это ответить на все наши электронные письма. Хотя она повышает вероятность того, что после тренировки мы более эффективно пролистаем почтовый ящик.
Итак, физические упражнения затачивают пилу нашего разума. Но насколько остро нужно ее точить? Необходимо ли бегать? Задыхаться и потеть? Отличная новость: достаточно 20–30 минут умеренной аэробной активности. Исследователи из Арнольдской школы общественного здравоохранения обнаружили, что это можно сделать за два-три раза, например, быстро дойти до места встречи и обратно. Они заключают: «Некоторая активность лучше, чем ее отсутствие, а большая – лучше, чем некоторая. Даже легкая тренировка принесет пользу и более предпочтительна сидению на месте»[176]. Так что вам не нужно делать ничего сверхъестественного, чтобы вернуть остроту ума в процессе решения сложной задачи.
Пегги считает, что лучший способ поднять настроение – сесть на велосипед. «После одной особенно неудачной встречи я взяла велосипед и два с половиной часа каталась по Лос-Анджелесу. Это позволило мне спокойно вернуться к работе. Но обычно не нужно ехать так долго. Уже несколько минут помогают улучшить концентрацию».
Повышение мозговой активности
При решении важной задачи, когда необходимо мыслить наиболее ясно, используйте следующие приемы:
➨ Начните с позитивного настроя. Подумайте о чем-то хорошем, прежде чем приступать к сложному. Например, проанализируйте недавний прогресс или вспомните небольшой успех. Начните с идеала (отталкивайтесь от него).
➨ Нарисуйте древо проблем. Разбейте сложную задачу на составные части, чтобы сосредоточиться на одной из них и снизить нагрузку на мозг.
➨ Задействуйте свой социальный мозг. Представьте части вашей проблемы в виде людей; или вспомните знакомого, который прямо сейчас, как клиент или пользователь, проходит через возможные сложности.
➨ Позаботьтесь об основах. Устраните отвлекающие факторы; окружите себя сигналами, которые ассоциируются с продуктивностью; не экономьте на сне; занимайтесь физической активностью.