Во второй главе мы обсуждали, что может быть лишним: очевидности, цитаты, дублирования, заклинания.
Как мы помним, просто взять и удалить эти пункты – плохой вариант. Нужно уточнить у других пользователей документа, какое значение имеет тот или иной пункт, как он применяется сейчас.
После обсуждения пунктов у нас появляется пятая категория – пункты, которые нужны в договоре, но сейчас непонятны. Их тоже нужно учесть в дальнейшей работе.
В процессе анализа может возникнуть страх удаления пункта: «А вдруг мы все чего-то не знаем и пункт на самом деле нужен? А вдруг когда-то это все же случится, а мы его удалили?»
Не надо стыдиться этого страха, он абсолютно естественен. Нужно просто научиться с ним правильно работать. Предложу следующие две техники:
1. Анализ рисков.
2. Игра в терминатора, консерватора и судью.
Помню первый раз, когда мы с крупным корпоративным клиентом начали обсуждать переработку договора. Я прочитал лекцию юристам, они заинтересовались подходом и решили пересмотреть свой договор по принципам юридического дизайна. Мы сели в переговорке с клиентом и начали по пунктам вычитывать договор в поисках удаления лишнего. Представитель клиента сразу захватил инициативу: читал пункт, комментировал, зачем он нужен, приходил к выводу о важности условия и двигался дальше. К концу чтения тринадцати страниц договора стало ясно, что все пункты совершенно нужны и никак не могут быть удалены из договора. Я сидел и чувствовал полную беспомощность – очевидно, что процесс шел как-то странно, совершенно точно там были не такие уж и нужные условия, но я не знал, как это правильно аргументировать.
С тех пор утекло много воды, и теперь я знаю правильный вариант организации процесса. Нужно задать четыре вопроса в отношении спорного пункта:
1. Какой риск закрывает этот пункт?
2. Какая стоимость риска в деньгах? (Сколько мы потеряем, если риск наступит.)
3. Какова вероятность наступления риска?
4. Есть ли репутационные издержки?
Эти вопросы магическим образом разворачивают обсуждение в нужную сторону. Вопросы просто не дают возможности для сакральных фраз «у нас всегда так было», «это может быть опасно для компании», «это стандарт отрасли», «у меня опыт работы 30 лет, и я уверен в нужности этого условия».
Обсуждение может закончиться уже на первом вопросе. Нет риска – так зачем пункт?
Особое внимание хочется обратить на вопросы 3 и 4.
Чаще всего определить риск и просчитать его последствия проще, чем вероятность наступления. Конечно, существуют специальные формулы для расчета, а банки содержат целые отделы рисковиков, но такой подход для наших целей кажется избыточным. Достаточно профессиональной оценки и анализа своего опыта. Вот вопросы, которые помогут решить задачу:
• как часто такая ситуация была в нашей компании?
• как часто такая ситуация была в отрасли?
• как давно были такие ситуации (если они были)?
• помогает ли пункт в решении данной ситуации?
Ответив на эти вопросы, можно будет дать намного более точную оценку, чем «а вдруг случится».
Зачем нужен вопрос про репутационные издержки? Потому что не все можно оценить в денежном выражении. Стоимость риска может быть всего 5000 рублей, но последствия в виде раздутой информационной волны приведут к издержкам в миллионы рублей убытков. Этот вопрос забывать тоже ни в коем случае не следует.
Эх, знал бы я тогда эти вопросы – дело бы пошло намного проще. Но я не знал, и тот договор в итоге переработать нам не пришлось.
При анализе текста можно разделиться на две команды: терминаторы и консерваторы.
Терминаторы стремятся к тому, чтобы удалить максимальное количество условий из договора. Со страстью революционеров они не терпят компромиссов и предлагают радикальные решения. Лозунг «меньше – значит лучше» должен освещать их путь.
Консерваторы в свою очередь стремятся сохранить максимальное количество условий, при этом у них есть желание защитить бизнес как можно лучше.
И та, и другая сторона должны приводить объективные и точные аргументы. Использование эмоциональных и абстрактных оценок не допускается, только факты.
Как же в итоге прийти к компромиссу? Нам нужна третья роль – судья. Чаще всего это будет человек, облеченный реальной властью в компании. Именно он может взять на себя ответственность за удаление условия.
В маленьких компаниях это может быть собственник или генеральный директор, в крупных корпорациях им может быть руководитель направления.
Так как это вечно занятой человек, то мы должны подойти к нему с вопросом, уже проработав всю подноготную, представить ему аргументы, почему нужен или не нужен тот или иной пункт. Сравнив аргументы «за» и «против», судья принимает управленческое решение – оставить или удалить пункт из договора.
Если вы работаете один, то эти роли можно разыграть последовательно у себя в голове. Сначала выписываем все аргументы в одну колонку, потом в другую, затем сравниваем.
Если вы работаете в команде, то не стоит забывать – это всего лишь игра. Сразу же после ее окончания надо сбросить «роль» и снова стать собой. Если вовремя не остановиться и продолжать спорить, то дело может закончиться серьезным разладом.
Если количество участников небольшое, то площадкой для обсуждения лишних и нужных условий может послужить сам файл договора. Там два-три человека в режиме комментариев могут быстро договориться, что делать с тем или иным пунктом договора: оставить его, изменить или убрать.
Совершенно обратная ситуация, когда договор перерабатывает крупная компания: множество отделов и заинтересованных лиц, сложные связи, запутанные условия.
Попытка начать переписывать договор без предварительного обсуждения, скорее всего, обернется крахом. Все запутаются – какие условия были удалены, а какие переписаны. Для ответа на вопрос: «Куда делся этот пункт» потребуется потратить часы детективной работы, соотнося исходный и переработанный вариант. Все это не добавляет симпатии к новому документу. Вероятность того, что он будет принят в компании как новый шаблон, существенно снижается.
Именно в связи с этим я настоятельно рекомендую сделать матрицу условий договора.
Весь договор мы переносим в таблицу в «Экселе» со следующими колонками:
1. Смысловой блок.
2. Условие.
3. Юридический риск.
4. Стилистические замечания.
5. Предложения.
6. Комментарии.
Выглядеть это будет примерно так:
В колонке «смысловой блок» мы пишем, к чему относится то или иное условие договора. Это поможет нам на этапе формирования структуры быстро поставить похожие условия рядом, даже если исходно они находятся в разных разделах. В колонке «условие» мы пишем пункты договора в исходном порядке. Не стоит забывать указывать их нумерацию, она поможет ориентироваться с тем, где исходно находилось условие.
В колонке «юридический риск» указываем, есть ли замечания или претензии к формулировке пункта, которая провоцирует риски для компании. В колонке «стилистические замечания» предлагаем, что можно скорректировать в части понятности.
В колонке «предложение» пишем итоговые действия, которые предлагаем сделать с пунктом. Здесь же можно написать вопрос о замысле того или иного пункта.
В колонке «комментарии» получаем обратную связь от коллег – владельцев пунктов.
Это вариант таблицы, которую чаще всего использует «Рунетлекс» в работе со своими заказчиками. Вы, конечно же, можете ее адаптировать под себя. Главное – сохранить где-то обсуждение, чтобы всегда можно было «откатить» историю работы с документом на исходный этап и вспомнить, почему было сделано то или иное действие.
Полноценный анализ всех условий договора позволяет выявить не только лишнее или непонятное, но и обнаружить другие забавные артефакты.
Как-то раз в ходе составления матрицы мы с юристами клиента обнаружили, что уже несколько лет ряд процессов по поставке сильно отличается от того, что написано в договоре. В одном случае менеджеры просто «не так поняли» условия договора, а в другом забыли сообщить, что теперь работают иначе.
Поэтому все пункты, которые касаются процесса, тоже следует уточнять. Здесь можно ориентироваться на следующие два вопроса:
• Мы на самом деле работаем так, как написано в договоре, или как-то иначе?
• Есть ли что-то, что нам надо скорректировать или добавить, исходя из реальной практики?
Ответы мы тоже включаем в табличку и учитываем при переработке документов.
Напомню, что лучше не измерять понятность текста в страницах, а ориентироваться на скорость чтения документа.
Если количество текста незначительно уменьшилось, осталось таким же или даже стало чуточку больше, но при этом скорость чтения возросла, а вопросов по документу задается меньше, – ваш документ стал понятнее. Не нужно ставить какие-то ориентиры, если нет жесткой необходимости. В ином случае фокус внимания будет направлен в неправильную сторону.
Как-то раз на обучении мы обсуждали с юристами, что бизнес поставил им задачу максимально сократить договор аренды для ретейлера. Юристы переживали, что могут исчезнуть нужные условия, и находились в некотором ступоре – как же выполнить требования бизнеса, но при этом и защитить его интересы? Когда мы стали разбираться, почему была поставлена именно такая задача, то оказалось следующее: менеджер взял на себя обязательство открывать определенное количество новых магазинов за период времени.
Одним из узких горлышек в процессе оказался договор аренды, который ретейлер предлагал контрагентам. Менеджер дал логичное, на его взгляд, указание юристам – сократить количество страниц, ведь в его логике, чем меньше страниц, тем быстрее будет скорость согласования.
Как мы знаем, это не так. Выявив причину такой постановки задачи, мы обсудили, что нужно перефокусироваться в работе именно на читаемость документа. Менеджеру не важно количество страниц – ему важен результат, который позволит достичь цели. Если документ станут быстрее согласовывать, то довольны будут все.
Однажды юристы похвастались мне, что смогли переделать договор для фрилансера и теперь он занимает всего две страницы. На мой вопрос «зачем?» они пояснили, что так кажется намного удобнее – документ можно распечатать с двух сторон, очень компактно. После этого мы стали выяснять, как они подписывают документы с фрилансерами. Оказалась, что вся работа уже переведена в ЭДО и ничего на бумаге не подписывается. Так в чем же была суть привязывать к двум страницам? Увы, ответа мы не нашли.
После того как выполнена кропотливая работа по выявлению и обсуждению лишних, нужных, непонятно сформулированных, неактуальных условий, можно переходить непосредственно к работе с текстом документа.