Долгосрочные планы важны и незаменимы, но именно ежедневное планирование играет ключевую роль в конкретных действиях и достижении ощутимых результатов. При этом это самая сложная часть тайм-менеджмента.
Для реалистичного ежедневного планирования, которое позволит не перегружать день делами и при этом работать над достижением своих целей, давай рассмотрим метод ALPEN.
Эта концепция немецкого эксперта по тайм-менеджменту Лотара Зайверта. Она относительно проста, не требует много времени на реализацию и помогает создавать продуманные ежедневные планы.
Вот что включает в себя метод ALPEN:
A Записывай задачи и встречи.
L Оценивай длительность (продолжительность) действий.
P Планируй буферное время.
E Принимай решения.
N Не забывай про последующую проверку.
Таким образом, процесс планирования состоит из этих пяти небольших шагов.
Вот несколько примеров.
Сначала составь простой список всех задач и встреч, которые необходимо выполнить за день.
Затем раздели задачи на категории и присвой каждому шагу приоритет (Семестр 2). Твой список может выглядеть, например, так:
Категория – Университет:
(A) Заняться математикой (главы 3 и 4).
(A) Проработать задания в прошлой итоговой письменной работе.
(B) Прочитать конспект (стр. 34–65).
(B) Повторить краткое содержание.
(C) Взять книгу в библиотеке.
(C) Купить общую тетрадь.
(C) Разобраться на письменном столе.
Категория – Квартира:
(A) Заплатить за квартиру.
(C) Сдать показатели счетчиков.
(C) Убраться на лестничной площадке.
(C) Развесить белье.
Категория – Свободное время:
(A) Позвонить Саре (день рождения).
(B) Заказать билеты на концерт.
(C) Записаться к врачу.
(C) Тренировка с Лукасом.
(С) Посмотреть новый эпизод сериала «Подмена жены».
Всего в этот день тебе предстоит выполнить 16 задач в трех категориях.
Далее оцени продолжительность выполнения каждого вида деятельности. Для этого можно воспользоваться опытом или сравнить с аналогичными задачами. Правило: лучше оценивать консервативно и оставлять больше времени на конкретную задачу.
После этого шага твой список может выглядеть следующим образом:
Категория – Университет:
(A) Заняться математикой (главы 3 и 4) – 120 мин.
(A) Проработать старые итоговые контрольные – 90 мин.
(B) Прочитать конспект (стр. 34–65) – 30 мин.
(B) Повторить краткое содержание – 30 мин.
(C) Взять книгу в библиотеке – 20 мин.
(C) Купить общую тетрадь – 10 мин.
(C) Разобраться на письменном столе – 15 мин.
Категория – Квартира:
(A) Заплатить за квартиру – 5 мин.
(C) Сдать показатели счетчиков – 15 мин.
(C) Убраться на лестничной площадке – 20 мин.
(C) Развесить белье – 10 мин.
Категория – Свободное время:
(A) Позвонить Саре (день рождения) – 15 мин.
(B) Заказать билеты на концерт – 10 мин.
(C) Записаться к врачу – 10 мин.
(C) Тренировка с Лукасом – 90 мин.
(С) Посмотреть новый эпизод сериала «Подмена жены» – 120 мин.
Просто запиши предполагаемую продолжительность каждого действия. После этого шага часто становится ясно – твой список слишком полон: невозможно сделать все.
В нашем примере мы оценили общую продолжительность в 610 минут, что составляет более десяти часов.
Никогда не планируй весь свой день! Ведь как бы хорошо ни выглядело ежедневное планирование, оно никогда не сработает на 100 процентов.
Поэтому при организации ежедневных задач и дел необходимо планировать буферное время. И не слишком мало. Известное правило тайм-менеджмента гласит следующее:
«Планируй только 50–60 процентов своего рабочего времени, а остальное оставляй на непредвиденные обстоятельства!»
На первый взгляд это может показаться излишне осторожным и даже непродуктивным, но опыт показывает: потерей времени из-за проволочек, непредвиденных событий, отвлекающих факторов и срывов гораздо больше, чем мы предполагаем.
Буферное время помогает справляться с такими ситуациями и дает пространство для маневра. Если дела идут по плану, его можно использовать для восстановления сил между задачами; если же ты в потоке – вложить в более глубокую и сосредоточенную работу.
Если не выделять достаточно буферного времени и игнорировать это правило, перегрузка наступит очень быстро, а разочарование заставит тебя сдаться. В итоге планирование не принесет пользы, а лишь создаст лишнее давление.
Теперь, когда ты знаешь свои задачи (с указанием приоритета и продолжительности) и зарезервировал 50 процентов своего дня, необходимо принять решение: какие задачи из этого списка войдут в твое ежедневное расписание?
В этот момент необходимо напомнить себе о главных целях и сосредоточиться на приоритетах: какие задачи приблизят тебя к достижению целей?
А если задачи ограничены по времени: какая задача требует срочного выполнения?
Расставь приоритеты с умом и осознанно реши те задачи, которые действительно помогут продвинуться вперед. Остальные нужно отложить, отменить или отработать сверхурочно.
Сначала может быть трудно выбрать задачи, и ты будешь чувствовать себя некомфортно, вычеркивая из списка больше половины. Но этот шаг необходим, и со временем делать это станет гораздо проще.
В нашем примере выжить могут следующие задачи:
Категория – Университет:
(A) Заняться математикой (главы 3 и 4) – 120 мин.
(A) Проработать старые итоговые контрольные – 90 мин.
(B) Прочитать конспект (стр. 34–65) – 30 мин.
(B) Повторить краткое содержание – 30 мин.
Категория – Квартира:
(A) Заплатить за квартиру – 5 мин.
Категория – Свободное время:
(A) Позвонить Саре (день рождения) – 15 мин.
(B) Заказать билеты на концерт – 10 мин.
(C) Записаться к врачу – 10 мин.
Таким образом, в общей сложности у нас есть 280 минут, которые мы твердо запланировали.
Буферное время дает свободу действий на случай, если крупные задачи (например, подготовка к экзамену или изучение математики) займут больше, чем планировалось, или если мы отвлечемся на разговор с Сарой. А если удастся завершить все быстрее, оставшееся время можно использовать, добавив задачу из основного списка.
Планируя свой день, необходимо критически проверять себя и быть честным с самим собой. Регулярно спрашивай себя:
«Я придерживаюсь планирования? Я не слишком много запланировал? Не слишком ли часто я переношу отдельные задачи?»
Если ты упорно сопротивляешься выполнению отдельных заданий, есть только два варианта: либо ты осознаешь, что задача важна, и все же выполнишь ее, либо ты классифицируешь ее приоритет как очень низкий и вычеркнешь задачу из списка дел.
Метод ALPEN – это простой и гибкий инструмент, с помощью которого можно быстро составить продуманный план на день.
Всего пять шагов – и все готово, можно приступать к выполнению задач.
В завершение главы приведем несколько общих практических советов по планированию.