«Ничем не может человек распорядиться в большей степени, чем временем»

В этой главе представлены наиболее популярные и результативные методики тайм-менеджмента, разработанные за последние сто пятьдесят лет. Их эффективность была проверена сотнями тысяч пользователей, и можно с уверенностью сказать, что каждый обязательно найдет среди них ту, которая идеально подойдет именно ему.

Знаменитая пословица «что посеешь, то и пожнешь» неприменима к сфере тайм-менеджмента. По крайней мере, именно так утверждает закон Парето. Разработанный в конце XIX века итальянским экономистом Вильфредом Парето и популяризированный спустя несколько десятилетий американским ученым Джозефом Джураном закон гласит, что 20 процентов от всех приложенных усилий дают примерно 80 процентов от получаемого результата. Парето пришел к этому выводу, заметив, что 80 процентов всех земель Италии находятся в руках 20 процентов ее населения. Позже, наблюдая за распределением урожая в своем огороде, Парето обнаружил, что этот закон распространяется на многие другие сферы жизни.

Вильфредо Федерико Дамасо Парето (1848–1923)

Этот принцип можно сформулировать иначе, сказав, что 20 процентов вашей клиентской базы генерируют 80 процентов вашего дохода. Не все выполненные в течение дня задачи имеют равноценный эффект, и далеко не все приложенные усилия окупаются в соотношении 1:1. Представьте, что у вас есть два заказчика, один из которых делает большие заказы и не требует правок, а второй – платит меньше и требует огромных временных затрат. Какому из них, по вашему мнению, следует уделить больше внимания и усердия?

Принцип Парето помогает понять, что стоит вашего времени, а что – нет. Чтобы повысить свою эффективность и уровень своего дохода, следует как можно точнее выявить, какие именно задачи входят в упомянутые выше 20 процентов, чтобы направить все внимание и всю энергию на них. Отбросив ненужные задачи, которые не приносят прибыль или удовлетворение, вы не только увеличите свою производительность, но и избавитесь от вороха ненужных, но времязатратных дел. Определите почасовую стоимость выполнения каждой задачи, и вы сразу же увидите, какие задачи сто́ят потраченных вами энергии и времени, а какие – нет.

Еще один наглядный пример принципа Парето: население промышленно развитых стран составляет 20 % мирового населения, но потребляет 80 % мировых ресурсов

Определить, что входит в сокровенные 20 процентов, не так-то просто. Для того чтобы разложить все по полочкам, потребуется внимательно изучить отчеты о прибыли и сопоставить их с количеством потраченного времени. Возможно, вам придется составить таблицу по учету времени и старательно записывать в нее все, что вы делаете в течение дня, но конечный результат проделанной работы окупится сторицей в долгосрочной перспективе.

Ликвидировав маловажные или малоприбыльные задачи и построив свой рабочий график таким образом, чтобы выполнение самых критичных и высокорезультативных выпадало на самое продуктивное для вас время дня, вы оптимизируете свои усилия и перестанете тратить свою жизнь на пустяки. Если у вас есть работники, распределите маловажные задачи среди них или поднимите на следующей планерке вопрос об устранении таких задач. Используйте тайм-блокинг и тайм-боксинг для того, чтобы освободиться от помех и убедиться в том, что вы уделяете самым важным для вас задачам максимум внимания.

Используя этот метод, следует быть предельно осторожным: увлекшись этой простой с виду техникой, можно незаметно для себя угодить в ловушку чрезмерного упрощения и слишком поверхностно отнестись к сложным бизнес-решениям, требующим более углубленного анализа.