У вас работы вагон и маленькая тележка, поэтому вы идете в тихое местечко, где продают очень дорогой латте. Вы кладете на стол блокнот, достаете ноутбук и надеваете наушники. А потом достаете телефон и полчаса листаете ленту в соцсетях, прежде чем приступить к работе… Вы так хорошо подготовились, но все равно не можете взяться за дело. Со всеми случалось такое – а кто-то и вовсе так провел сегодняшнее утро.
Даже в идеальных условиях для выполнения работы иногда необходимо проявить твердость духа, но при эмоциональном выгорании сделать это становится в разы сложнее. Все потому, что из-за выгорания повреждаются области мозга, которые отвечают за выполнение задач. Согласно результатам исследований, у людей, страдающих от выгорания, истончается префронтальная кора – часть мозга, которая отвечает за принятие сложных решений[135]. Повреждение этой области может привести к проблемам с памятью и вниманием, а также к возникновению эмоционального напряжения. Иными словами, из-за выгорания самые высокоэффективные люди могут испытывать трудности с выполнением даже простейших задач (но не беспокойтесь: проблемы уйдут вместе с выгоранием).
Умственная усталость и эмоциональное напряжение повышают уязвимость перед другими факторами, которые угрожают продуктивности: перегруженностью, перфекционизмом и ленью. Что общего у этих трех угроз? Нежелание заниматься текущими делами, потому что они кажутся тяжелыми. Представьте еще раз, как вы сидите в тихой кофейне. Ваша работа перед вами, на столе, и вы знаете, что, если вы приступите к ней, вам придется ее закончить. Нелегко заставить себя начать!
Один из способов разбить большие и тяжелые задачи на более маленькие и легкие – использовать спринт. Спринт – это период времени длиной от 15 до 50 минут, в течение которого вы полностью сосредоточены на достижении конкретной цели и после окончания которого вы берете мини-перерыв. Люди часто неверно оценивают объем работы, которую они могут выполнить за определенный промежуток времени. Возможно, вам кажется, что на выполнение задачи у вас уйдет целый день, но тут к вам подходит начальник и говорит, что ждет результат уже через два часа. И – о чудо! – в итоге вы успеваете уложиться в это время. Вам кажется, что отправка коллегам напоминаний о совещании – это скучно, тяжело и слишком долго. Попробуйте поставить таймер на 35 минут и убедить себя в том, что вы должны отправить все напоминания (или хотя бы составить их черновик) за этот спринт. Готова поспорить, у вас получится!
Представьте, что вы попросили спортсмена бегать в течение часа. Неважно, с какой скоростью, главное – просто не останавливаться. Естественно, он будет бежать очень медленно. Теперь давайте немного изменим условия. Вы попросили его пробежать два круга. Имея перед собой четкую краткосрочную цель, он будет бежать быстрее. Объяснив задание таким образом – спокойно и четко, – вы дали бегуну ясно понять, что от него требуется и насколько это срочно. Когда ясность и срочность не уточнены, человек будет работать так же медленно, как это делает спортсмен, которому дали задание бегать в течение часа. Ясность и срочность заставляют нас концентрироваться, а концентрация – основа управления временем.
Сделайте все, чтобы ничто не отвлекало вас от спринта, – уберите подальше телефон и положите рядом с собой список фигни, в который вы будете записывать все не связанные с работой мысли. Длительность одного спринта может меняться в зависимости от того, чем вы занимаетесь и как долго можете фокусироваться на деле. Никогда не стыдитесь продолжительности своих спринтов, ведь вы используете их не чтобы кого-то обогнать, а чтобы поддержать себя. Многие выдающиеся люди, с которыми я работала, разбивают свой рабочий день на 16 спринтов, потому что работать с множеством 25-минутных отрезков времени гораздо легче, чем с одним 8-часовым.
Вы должны понимать, что необязательно достигать идеального результата за эти 25 минут. Работайте над заданием столько, сколько вам нужно: используя спринты, вы просто разбиваете весь процесс на несколько этапов, благодаря чему вам легче фокусироваться на деле. Спринты – не способ схалтурить, а инструмент, который помогает сконцентрироваться и работать быстрее. Так вы выкладываетесь на максимум своих возможностей ровно столько, сколько у вас получается, и не заставляете себя работать подолгу и терять из-за этого в эффективности.
Перерывы между спринтами должны восполнять ваш запас сил. Пролистывание ленты в соцсетях никак не поможет вам разгрузить мозг. Лучше эти две–пять минут свободного времени потратить с умом: встать из-за стола, сделать несколько глубоких вдохов и выдохов, налить себе воды, потанцевать под любимую песню, потянуться или выйти на улицу. Тэмми, которая уже караулит вас у кулера, чтобы обсудить офисные сплетни, тоже только помешает вам отдохнуть. Настоящий перерыв – это когда вы сами распоряжаетесь временем отдыха и у вас получается расслабиться. Во время ненастоящего перерыва вы не принадлежите сами себе и у вас не получается отдохнуть нормально. Возможно, вам кажется, что, отвлекаясь от работы каждые полчаса-час, вы будете менее продуктивны, но дело обстоит с точностью до наоборот: продолжительная сосредоточенность на деле снижает эффективность, а небольшие паузы в работе помогают повысить концентрацию[136]. Если работа отнимает у вас много сил (интенсивная, сосредоточенная деятельность), вам стоит увеличить продолжительность перерывов, чтобы ваша производительность не упала в дальнейшем[137].
Очевидно, что спринты подходят не для всех видов работы. Соцработник не может бросить все прямо посреди визита к подопечному, потому что ему нужно сделать перерыв. Зато он может использовать спринты при составлении отчетов. Врач не может выйти из кабинета посреди приема, но он может разбить на спринты заполнение карточек. Делайте что можете и когда можете.
Перфекционизм и прокрастинация – самые распространенные помехи для реализации. С одной стороны, перфекционизм бывает полезен: обычно перфекционисты хорошо мотивированы[138] и вовлечены в рабочий процесс, а значит, их не нужно поощрять «пряниками», чтобы они работали (такие сотрудники – мечта любого начальника). Но с другой стороны, желание соответствовать непомерно высоким стандартам может привести вас в ловушку плохого управления временем и выгорания. Согласно результатам исследований, те, кто страдает «дезадаптивным перфекционизмом»[139], – такие люди хотят соответствовать недостижимым стандартам, и их главным мотиватором является не желание добиться успеха, а страх перед критикой, – чаще страдают от выгорания, чем неперфекционисты. Отчасти это происходит потому, что они уделяют больше времени доведению результата до совершенства, но при этом итог им все равно не нравится – иными словами, они просто тратят время и нервы. Самое страшное, что вам даже не нужно быть настоящим перфекционистом, чтобы столкнуться с неприятностями. Например, я не подхожу под описание перфекциониста, но это не мешает мне проверять по пять раз письма перед отправкой. (А еще я никогда не выложу на своей страничке видео, если на нем заметно, что у меня на ногтях облупился лак; не сделаю селфи в комнате, если на заднем плане беспорядок, и тысячу раз прослушаю голосовое сообщение перед отправкой, чтобы убедиться, что я сказала все четко… Знаете, наверное, я все-таки перфекционистка.)
Из-за стремления к совершенству порой возникает соблазн отложить дело на потом. Именно поэтому перфекционисты нередко сталкиваются с прокрастинацией[140]. Прокрастинировать можно по-разному, в том числе и проявляя чудеса продуктивности в менее важных делах. Эта разновидность прокрастинации настолько распространена, что ей даже придумали модное название – «продуктинация». Ее суть в том, что вы хвалите себя за то, что убрались в доме и рассортировали белье, несмотря на то что вместо этого вы должны были готовиться к завтрашнему совещанию. Да, вы продуктивно провели вечер, но занимались не тем, чем стоило.
Многие перфекционисты считают, что промежуточные итоги должны быть максимально приближены к желаемому конечному результату. Если вы тоже так думаете, расслабьтесь. Первый блин почти всегда выходит комом. Чем меньше вы будете ожидать от своих первых попыток, тем проще вам будет продолжать работать. Поэтому пусть начало будет неидеальным – главное, чтобы вы не опускали руки и стремились к лучшему.
Зачастую начинать тяжелее всего, поэтому вам нужно заставить себя приступить к работе (даже если вы начинаете с малого). Неудачные пробные попытки сделать что-то помогут вам куда больше прокрастинации и ожидания быстрого идеального результата. Хочу пояснить: то, о чем я сейчас говорю, – просто жизненный принцип, который противоречит другому популярному воззрению: делать все правильно с самого начала. Нельзя сказать, что один из этих принципов правильнее другого: каждый из них верен в определенных обстоятельствах и для определенных людей. Если в конце тяжелого дня у вас еще остаются дела, есть два варианта: начать их делать (пусть неидеально) и завтра продолжить или отложить до завтра. Ваше решение зависит от того, что вам покажется наиболее выгодным в текущем моменте. Будет ли вам легче вернуться завтра к работе, которую вы начнете сегодня, или лучше завтра сделать все одним махом и не напрягаться сейчас?
Также не забывайте про важность настроя. Все мы хоть раз в жизни сидели и пялились в монитор компьютера, прекрасно понимая, что мы не в том расположении духа, чтобы заниматься этой трижды проклятой рутиной. Если у вас есть возможность, лучше переключитесь на другую задачу, которую вы можете легко выполнить в данный момент (отправьте электронное письмо, возьмитесь за другой проект или сделайте что-нибудь из списка фигни). Когда закончите, сделайте небольшой перерыв – прогуляйтесь, вздремните, заварите себе капучино или позвоните другу, – чтобы немного взбодриться и продолжить работать.
Подведем итог. Познайте самого себя, всегда следите за тем, что приковывает ваше внимание в данный момент, и не упрекайте себя за то, что не можете сейчас что-то сделать.
Теперь вы знаете, как правильно расставлять приоритеты, управлять условиями работы и относиться к реализации. Теперь предлагаю вам взглянуть еще на несколько инструментов управления временем, которые помогут вам остановить выгорание и повысить эффективность.